Gestión por competencias

La gestión por competencias se trata de un proceso de alineación entre los objetivos y estrategia de la empresa frente a la actitud, conocimiento y las habilidades de los trabajadores. El objetivo principal es definir el perfil perfecto para un puesto concreto y lo conseguimos con base en una política de reclutamiento y planes de formación. A través de esta práctica, la empresa gestionará los recursos humanos de forma más eficaz y de acuerdo con las líneas estratégicas de la organización. Para la implantación se requiere:

• Análisis y definición de competencias en los distintos puestos de trabajo.
• Implementación de indicadores de medición para evaluar los resultados del desempeño de quien ocupa un determinado puesto de trabajo.
• Crear un efectivo plan de formación para abarcar todas aquellas competencias necesarias en cada rol o cargo.

Algunos ejemplos de competencias son las siguientes: liderazgo, servicio al cliente, flexibilidad, creatividad, negociación, organización o el enfoque a resultados.

En estos últimos años se ha puesto de moda el talento, antes se hablaba de competencias, conocimiento o capacidades.  El talento incluye los conocimientos, actitudes y destrezas que posee un individuo, la competencia está más orientado a esos conocimientos, aptitudes e interés, al puesto de trabajo y a su correcto desempeño. Una empresa es tan válida como lo sea su talento. La validez de este talento está totalmente ligado a la estrategia. Una de las propuestas de Recursos Humanos para conseguirlo es la gestión por competencias, traduciendo la estrategia de la empresa y las actuaciones de los trabajadores deben realizar para lograr el éxito.

La alineación entre la gestión por competencias y la estrategia la podemos conseguir a través de estos puntos:

• Identificar competencias claves en los puestos de trabajo y planificar planes de sucesión.
• Definición de la estrategia para el reclutamiento, gestión y retención de talento con el objetivo de contribuir a alcanzar sus objetivos de negocio.
• Estudiar y analizar una estructura organizacional más efectiva
• Incrementar y valorar el talento por medio de la experiencia y la dedicación
• Redacción e implantación de una política para la retención de los trabajadores de la empresa mediante una cultura de compromiso.

La gestión por competencias está conectada con la cultura organizacional de la empresa, asimismo beneficia a la gestión del talento. Mientras que las competencias tratan de las actitudes, habilidades a nivel personal, la cultura organizacional interpreta la empresa y todas esas actitudes y habilidades como un todo.

La gestión por competencias está conectada con la cultura organizacional de la empresa
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Las características de una gestión por competencias son las siguientes:

• Imparcialidad: Evaluación objetiva con respecto a las competencias de cada trabajador en su puesto de trabajo. Las habilidades y aptitudes deben ser evaluados y valorados de la misma forma.
• Transparencia: Todos los trabajadores conocen los requerimientos de la empresa que esperan de él con respecto a sus habilidades y conocimientos, que en muchas ocasiones no están claras.
• Reconocimientos: con respecto al trabajo bien hecho, tanto de forma verbal como por bonos o incentivos económicos, ascensos laborales.

Beneficios de la gestión por competencias

Aplicar este modelo puede proporcionar beneficios al ambiente corporativo de tu empresa. La finalidad es mejorar resultados, aumentando el rendimiento y el desempeño de los trabajadores en toda la organización, disminuyendo costos:

Incrementar la productividad y mejora el clima laboral.

Conocer las habilidades de los trabajadores orientan a los responsables de Recursos humanos a asignarle puestos de trabajo más afines. Esto conlleva que los trabajadores se sientan más seguros con el trabajo que desempeñan y se sientan más comprometidos con la empresa. Este modelo conjuntamente apoya la mejora y el desarrollo continuo de los trabajadores.

Además de aumentar la productividad, utilizar esta estrategia reduce significativamente la rotación del personal, evitando los gastos que conlleva su salida y el reclutamiento y formación de nuevos trabajadores.

Mejora la imagen de la organización y potencia la atracción de candidatos,

Definición de las funciones más claras y concretas, esto ayuda a que el reclutamiento sea más eficaz comparando las características del candidato con las que la empresa necesita.

Evita la pérdida de alineación con la estrategia de la empresa:

Esta gestión por competencia alinea las gestiones de recursos humanos con las líneas estratégicas de la empresa. Conociendo los objetivos de la empresa, es posible reconocer las competencias necesarias para alcanzarlos, creando una planificación de desarrollo personal de los profesionales.  Asimismo, involucra a los trabajadores para conocer las prioridades estratégicas.

La implementación de un modelo de gestión de competencias, debe ser algo analizado, planificado y estudiado, ya que tiene impacto tanto en las políticas de recursos humanos como en la planificación estratégica de la empresa. Se trata de un sistema flexible y cambiante en el tiempo, ya que las competencias que se consideran claves para el conjunto de la organización y para los distintos puestos en estos momentos, puede ser que tengan que ser modificadas o eliminadas cuando pase un tiempo.

Software GRCTools para la gestión por competencias

Como podemos comprobar, mediante el Software GRCTools, puedes obtener una plataforma integral para llevar a cabo una adecuada gestión por procesos de manera totalmente automatizada, permitiendo centralizar todas las actividades necesarias para la gestión por procesos. Además, añade a las organizaciones la ventaja de poder realizar una integración de sus sistemas de gestión basados en este enfoque a procesos.

Gestión por Competencias

El modelo de Gestión por Competencias permite la evaluación de los integrantes de las empresas en función de habilidades afines. Las personas son el principal activo de cualquier organización y es necesario que estas se desenvuelvan en los cargos o puestos de trabajo que mejor encajen con su perfil profesional.

Competencias: ¿qué son y cómo funcionan?

Las empresas están cada día más abocadas a mantener la calidad de sus procesos y al aumento de la productividad. Es decir, buscan mecanismos para introducir mejoras en cada una de las áreas que integran la pirámide corporativa.

Para ello, antes es fundamental comprender el concepto de Talento Humano, el cual no solo se refiere, como creen muchos, a aquellas capacidades excepcionales o singulares con las que cuentan algunos trabajadores.

Tampoco a los que poseen una altísima cualificación. El término es mucho más amplio y señala el conjunto de conocimientos que forman parte de una organización, más allá del cargo que desempeñen las personas o su grado de responsabilidad. O dicho, en otras palabras, Talento Humano es todo lo que hace posible una empresa.

La gestión por competencias plantea un modelo organización de los trabajadores en función de comportamientos relacionados. De esta manera, se espera que el desempeño sea más eficaz. No hay nada más perjudicial que la delegación de funciones en integrantes con perfiles poco apropiados.

Las competencias dependen de la estructura de cada empresa y de sus necesidades. Sin embargo, las más recurrentes son las siguientes:

• Selección de empleados.
• Remuneración.
• Formación y capacitación.
• Evaluación de resultados.
• Promoción interna.

Para la implementación de un modelo como este, es preciso que las directivas lleven a cabo un proceso de comunicación y pedagogía continuo. Dicha labor recae casi siempre en el departamento de Recursos Humanos.

Gestión por competencias. ¿En qué beneficia a mi empresa?

Además de la organización de la estructura corporativa en áreas y elementos afines, la implementación de un sistema de competencias ayuda a:

1. Mejora la gestión de los cambios internos

Al establecer parámetros de selección y organización, los cambios relacionados con el personal se gestionan más eficazmente. Sin un modelo por competencias, la probabilidad de cometer fallos aumenta de manera considerable. Esto puede suponer, por ejemplo, que a mediano o largo plazo salgan a flote inconvenientes con la delegación de responsabilidades.

2. Facilita la evaluación continua del personal

Las competencias valoran directamente a los integrantes de las organizaciones. Sus resultados son mucho más palpables, pues las áreas están más enfocadas a las tareas específicas. No hay dispersión de criterios.

3. Desarrolla el liderazgo de capacitación

Cuando se agrupa a una serie de personas en torno a una serie de funciones o responsabilidades, la empresa debe acompañarlos en dicho proceso. Los líderes de sección o departamento asumen un rol más activo que con otros modelos de organización empresarial. La idea es capacitar a los colaboradores hasta que alcancen niveles altos de cualificación.

4. Optimiza el modelo de retribución interno

Pero la eficacia no solo se hace evidente en el plano organizacional. También en aspectos como el económico. El modelo por competencias permite que cada uno de los trabajadores sea derivado a puestos de su competencia y formación, con lo cual su retribución salarial puede tasarse con parámetros más ecuánimes y equitativos. Es una buena herramienta para evitar el recurrente problema de la brecha salarial entre unos departamentos y otros.

5. Mejora el nivel de satisfacción laboral

Si el modelo aboga por enfocarse en las habilidades de cada integrante y, con base en eso, mejorar su remuneración, está claro que el nivel de satisfacción de los trabajadores hacia la empresa aumentará. Se sentirán cómodos dentro del clima laboral y aumentarán su productividad y desempeño.

Software para la Gestión por competencias

Implantar un sistema por competencias debe hacerse a través de un diagnóstico del área de Recursos Humanos de la empresa, el diseño del modelo teniendo en cuenta las necesidades específicas y el desarrollo del mismo.

Si todavía no sabes cómo hacerlo, la plataforma tecnológica GRCTools te brinda todas las aplicaciones necesarias para emplear el modelo en el organigrama de tu empresa. Por ejemplo, puedes conocer las competencias de cada puesto de trabajo o preparar preguntas para el momento de la auditoría correspondiente.

Selección de personal

Hace poco veíamos como la selección de personal puede convertirse en un punto clave a la hora de cumplir con la estrategia marcada, ya que de las personas, sus capacidades y las competencias específicas para cada puesto, dependerá el éxito.

Vimos como en cada puesto serán necesarias una serie de competencias que habrán de ser definidas y evaluadas periódicamente. En muchos casos, sobre todo en el caso de las competencias personales, estas no son sencillas de detectar mediante una entrevista personal o mediante el propio CV cuando se trata de una nueva contratación para la cobertura de un puesto, es más, entre los propios empleados, a la hora de decidir quién ocupará un puesto de más peso, es difícil detectar ciertas competencias.

Al final de los años 30, en Estados Unidos, el psicólogo Kurt Lewin comenzó a estudiar los grupos con fines laborales para identificar estas competencias específicas necesarias para determinados puestos, con tanto éxito que se ha extendido hasta hoy.

La dinámica de grupos consiste en la evaluación conjunta de grupos de entre 6 y 12 participantes que demostrarán diferentes roles y capacidades personales al interactuar en una situación a la que se ven sometidos por los organizadores de la dinámica.

La dinámica que se elija para evaluar a los candidatos deberá ser acorde con aquellas competencias que se quieren detectar.

Por ejemplo, si buscamos descubrir las dotes de trabajo en equipo, la dinámica podría rondar en la búsqueda de una solución creativa a un problema o el desarrollo de un proyecto ficticio conjunto, como la definición de un plan estratégico o una campaña de marketing.

Si lo que pretendemos es detectar la capacidad estratégica, solución de conflictos, capacidad competitiva… se podría optar por las llamadas dinámicas de supervivencia, en las que se suele asignar un rol ficticio a cada candidato para que lleguen a un consenso para que solo queden un grupo de estos roles.

La Gestión por Competencias es vital en una organización para la consecución de sus objetivos
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También podríamos realizar una estrategia mixta en la que, para la creación de una campaña de marketing, por ejemplo, se asignarían roles de los diferentes departamentos de la empresa, cada uno con sus objetivos genéricos, de forma que tengan que llegar a un consenso.

Sea cual sea la dinámica planteada, habrá que tener las competencias a identificar muy claras y contar con plantillas de evaluación de cada candidato para, una vez terminada la dinámica, poder obtener una puntuación media que sirva de indicador de aptitud en el campo de referencia.

Por norma general, en el equipo de selección también se habrán de asignar roles específicos para el éxito de la dinámica. Una de las personas, con amplia experiencia en la dirección de equipos, debería de dedicarse exclusivamente a dinamizar, mientras que dos personas más observan y extraen conclusiones de cada uno de los candidatos. Ni que decir tiene que estas personas también deben contar con experiencia en la detección de las competencias que sean el objetivo de la dinámica.

Como vemos, la selección y gestión de personal (recordemos que las dinámicas también pueden ser empleadas en la evaluación de competencias del personal interno), es una parte integrante de la estrategia de la empresa y como tal debe estar correctamente estructurada, medida, gestionada y evaluada de forma constante.

Software para la Gestión por Competencias

Para este fin, el software GRCTools pone a disposición de las empresas los recursos necesarios, tanto en materia de software como de conocimiento específico, ayudando a que mediante el planteamiento estratégico y una adecuada gestión, se alcancen los objetivos marcados en cada caso.

Catálogo de competencias

El catálogo, listado o diccionario de competencias recoge y describe las competencias de una organización o empresa teniendo en cuenta tanto las características de la misma, el tipo de trabajo que se desempeña, las actividades que realizan las personas además de la cultura organizacional de la empresa, la visión y los valores.

El catálogo de competencias no debe de ser muy extenso. Sobre todo si es la primera vez que trabajamos con competencias este no debería de tener más de 5 o 6 competencias. Tenemos que tener en cuenta que es un documento vivo y que puede variar en función de las necesidades de la organización, por lo que debemos de ser flexibles para cambiarlo y no construirlo pensando en que será definitivo.

Podemos identificar competencias genéricas que definan los valores de nuestra empresa como orientación al cliente, trabajo en equipo, flexibilidad, automotivación  y luego algunas competencias que definan  el puesto de trabajo en concreto como la capacidad de negociación.

Una vez definidas pasamos a determinar los niveles a utilizar y a describirlos. Tenemos que tener en cuenta que cada nivel recoge el anterior y que no deben de ser muchos para no complicar la evaluación, ni tampoco que sean tan pocos que no nos permitan discriminar. Normalmente, usamos de 4 a 7 niveles.

Software GRCTools

Desde GRCTools podemos definir el catálogo de competencias e identificar los niveles, así como aportar software específico para la gestión de los recursos humanos y las implicaciones que tienen estos con respecto a las normativas de calidad y la estrategia empresarial.

Catálogo de competencias

La Gestión del catálogo de Competencias para el desarrollo de los Recursos Humanos y en general para la organización, es una práctica cada vez más extendida tanto en el sector privado como público. La eficiencia profesional se logra haciendo uso de competencias profesionales así como de competencias personales.

Competencia se define como un conjunto identificable y evaluable de capacidades que permiten desempeños satisfactorios en situaciones reales de trabajo, de acuerdo a estándares históricos y tecnológicos vigentes, y afectan la calidad de productos y/o servicios.

• Competencias Genéricas: adaptación al cambio, Creatividad e Innovación, Lealtad y Sentido de pertenencia, Orientación al cliente, Trabajo en equipo.
• Competencias Específicas: Compromiso, Credibilidad técnica, Dinamismo, Don de mando, Liderazgo, Pensamiento estratégico, Precisión, Relaciones públicas, Tolerancia a la presión.

Cada organización define su “Catálogo de Competencias” y los niveles de las mismas necesarios para desarrollar actividades en la organización.

Una buena identificación de competencias y niveles establecidos, hacen más fácil evaluar a los trabajadores en sus puestos, poder reconocer el empleado más idóneo para optar a un puesto vacante en la empresa, así como  reconocer de esta forma deficiencias en la organización a nivel individual o a nivel de puesto.

Tras la toma de conciencia de ello se deben establecer formaciones que hagan que cada día la brecha entre competencias requeridas y disponibles sea menor o idóneamente que no exista.

Software GRCTools

GRCTools permite la automatización de todo el proceso. Definición del Catálogo de competencias con los distintos niveles, asignación a cada puesto y rol de la organización estableciendo unos valores recomendados y de riesgo para así evaluar a cada persona según su puesto y rol que ocupa o alguno al que puede optar.

Todas las evaluaciones quedan registradas en el curriculum de la persona y automáticamente se forma la matriz de competencias requeridas, disponibles y potenciales. De forma muy visual y siempre con la información actualizada.

El entorno es cambiante, las necesidades en la sociedad, normas, exigencias… Todo ello hace que las organizaciones tengan que estar preparadas, resistan y evolucionen. La mejora continua basada en personas, procesos y estrategia es el camino hacia la excelencia.