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Gestión por procesos

La gestión por procesos es una metodología clave para mejorar la eficiencia y la productividad en cualquier empresa. Sin embargo, implementar y mantener este enfoque puede resultar desafiante sin las herramientas adecuadas. En las siguientes líneas, exploraremos cómo el software GRC puede ser una solución integral para optimizar la gestión por procesos en tu empresa.

Antes de sumergirnos en los beneficios del software GRC, es importante comprender qué implica la gestión por procesos. En pocas palabras, se trata de identificar, documentar, analizar y mejorar los procesos dentro de una organización para lograr resultados consistentes y eficientes.

Beneficios de la gestión por procesos

La gestión por procesos se ha convertido en un enfoque fundamental para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y mantenerse competitivas en un mercado en constante cambio. Al adoptar este enfoque, las organizaciones pueden cosechar una variedad de beneficios que van desde la mejora de la eficiencia operativa hasta la promoción de la innovación y la mejora continua. A continuación, exploraremos detalladamente algunos de los principales beneficios que la gestión por procesos puede ofrecer a tu empresa.

Mejora la eficiencia operativa

Al adoptar un enfoque centrado en procesos, las empresas pueden identificar y eliminar actividades innecesarias o redundantes, optimizando así el flujo de trabajo y aumentando la eficiencia general de la operación. La estandarización de los procesos también ayuda a reducir la variabilidad y los tiempos de inactividad, lo que conduce a una utilización más efectiva de los recursos.

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Gestión por procesos

La gestión por procesos o Business Process Management es una forma de organizar la actividad empresarial hacia la consecución de valor para el cliente final y las partes interesadas, lo que repercutirá con seguridad en beneficio de la organización en el medio y largo plazo.

¿Qué es un proceso?

Para empezar, es importante comprender que es un proceso. Podemos definirlo como cualquier secuencia de actividades relacionadas que se realizan con un orden en el que hay entradas y salidas ya sean materiales o inmateriales. En este proceso intervienen recursos humanos, materiales, financieros o de cualquier otro tipo.

En un proceso no solo interviene un departamento o conocimiento, sino que son múltiples disciplinas las que se necesitan y todas ellas han de funcionar de forma coordinada para conseguir la máxima eficiencia. Esto va en contraposición con el modelo de gestión por procesos tradicional por departamentos que por desgracia sigue vigente en gran cantidad de organizaciones que podrían mejorar sus resultados orientándose por completo al cliente.

Gracia a esta estructura, en lugar de una jerarquía férrea y profunda se generan estructuras más planas, con gran carga de trabajo en equipo y suma de recursos de múltiples departamentos.

Objetivo de una gestión por procesos:

Reducir costos:

Gracia al enfoque al cliente se pone en foco en la cadena de valor, en orientar los recursos productivos, ya sean humanos, financieros o materiales en generar valor para el cliente, evitando todo aquello que no esté directamente relacionado con la consecución de los objetivos de la organización.

Reducir plazos:

Bien pueden ser plazos de entrega o ciclos productivos, el fin último es ocupar el menor tiempo posible en producir obteniendo el máximo valor añadido para el cliente.

Mejorar la calidad y el valor:

En ocasiones un producto de calidad excelente no es percibido como tal por el cliente y esto suele producirse porque otras dimensiones del producto como el soporte técnico, la atención al cliente, el embalaje o la facilidad para encontrarlo en la cadena de distribución sean puntos clave a los que prestar atención. En este sentido el enfoque por procesos debe tenerlos en cuenta dentro de la cadena de valor y prestar atención en mejorar, siempre con el cliente en mente.

Pasos para implementar una gestión por procesos:

Como se puede ver esta gestión por procesos supone un cambio de gran calado conforme a la gestión por procesos tradicional de la organización, en la que los departamentos están especializados y preocupados únicamente por sus funciones, por lo que un cambio de gestión tradicional a gestión por procesos puede suponer un arduo camino que debe tener unos hitos bien definidos y abordarlos por orden y con firmeza.

Paso 1: conseguir el compromiso de la dirección

La dirección ha de ser plenamente consciente de la necesidad de este cambio y, por otro lado, deben estar capacitados para liderar este cambio organizacional. En caso de no contar con la capacidad suficiente es fundamental que se reciba una formación específica en materia de gestión del cambio, liderazgo, gestión empresarial o cualquier otra materia que necesiten.

Paso 2: Identificación de procesos:

Este paso es clave, ya que estos procesos no deben abordarse desde dentro, sino desde fuera, es decir, desde el cliente externo. En este sentido es útil preguntarse primero qué es lo que valora el cliente y por cada ítem que se identifique establecer el camino que lleva la organización para satisfacerlo completamente.

Paso 3: Clasificación de procesos:

En estos pasos o procesos existirán muchos que no estarán directamente relacionados con el cliente, pero que son fundamentales para la supervivencia de la organización, o bien son accesorios. En función de la relación del proceso con el valor que aporta al cliente final se deben clasificar por procesos estratégicos, procesos clave o procesos accesorios o de apoyo.

Paso 4: Desarrollo de una matriz y un mapa de procesos.

Un mapa de procesos es una matriz compuesta por bloques en la que se identifican todos los pasos de esa cadena de valor que se ha definido, una representación gráfica con la que identificar tanto los procesos como las interrelaciones que tienen con otros procesos y con el cliente y el valor que este recibe.

Paso 5: Establecer indicadores de resultado por procesos.

Todo proceso debe tener indicadores y objetivos, ya que si no es así no sabremos qué mejorar ni cómo mejorarlo. Los indicadores pueden ser de cualquier tipo, dependerá el proceso y de la utilidad del mismo, pero se deben tener tanto indicadores de resultado como de capacidad.

Paso 6: Implantar, seguir y medir.

Una vez creemos saber en qué debemos enfocarnos para conseguir los objetivos se deberán establecen deberemos hacer un seguimiento muy cercano de cara a aplicar las correcciones necesarias.

Paso 7: Aplicar el ciclo PDCA de mejora continua.

No olvidamos que el enfoque basado en procesos está orientado a la calidad y la excelencia, que no podría llegar a ser tal sin la aplicación de una filosofía de mejora continua.

GRCTools para la gestión por procesos

La gestión por procesos forma parte del enfoque fundamental de los Sistemas de Gestión. Es difícil y tedioso afrontarlo manualmente, por lo que la automatización de los procesos forma parte de las principales medidas consideradas.

El Software GRCTools es la mejor herramienta del mercado para poder llevar a cabo la automatización, adaptándose exactamente a las necesidades de tu empresa.

Responsable en la gestión por Procesos

En ocasiones puede ser confuso el procedimiento para llevar a cabo la implementación de una gestión por procesos. Por ello, a continuación vamos a exponer una metodología con la que aumentan las posibilidades de éxito a la hora de implantar la gestión por procesos en una empresa o institución de cualquier tipo.

Si desea conocer más acerca de la gestión por procesos, puede visitar los artículos de nuestro blog, como por ejemplo “Cómo definir y mapear procesos”.

La implicación se logra desde la participación, no desde la imposición

La implantación para la gestión y mejora de los procesos en las organizaciones debe de llevarse a cabo de la manera más participativa posible. Así se logrará:

• Disminuir el tiempo del proyecto.
• Favorecer la participación en el diseño del proceso de las personas que lo ejecutan.
• Eludir las imposiciones desde instancias superiores.

Empezar desde el inicio: forme e informe

En cualquier tipo de proyecto innovador donde se persigue la implementación y el cambio en la manera de pensar y trabajar, lo principal es la información y la formación.

• ¿Cuáles son los objetivos del proceso?
• ¿Cuáles son las fases?
• ¿Cuáles son los resultados esperados?
• ¿Qué tipo de colaboraciones se van a establecer?

La mejor manera de enmarcar un proyecto desde un punto de vista informativo es encuadrándolo con la calidad de servicio.

Localizar qué es lo verdaderamente importante

Al trabajar en grupo, el personal del servicio debe de definir el mapa de procesos que le corresponde. Conocemos los distintos procesos que se llevan a cabo en cada uno de los servicios, por lo que debemos definir qué es lo que realmente entendemos por “importante”.  Por importante podemos definir todo aquello que ocasiona cierta repercusión en la satisfacción del cliente o en la operatividad de la organización.

Por ello, es esencial comenzar con la definición de aquello que es verdaderamente importante para la organización. A continuación, se debe definir para cada proceso de trabajo las fronteras del mismo, o dicho de otro modo:

• Definir la primera y última actividad del proceso.
• Definir el proveedor.
• Definir el cliente del proceso.

Una vez se ha definido el alcance del proyecto, debe llevarse a cabo el diseño de un diagrama de flujo de los procesos, donde se situarán las distintas acciones y actividades que lo forman, además del orden en el que van a llevar a cabo.

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El procedimiento para la implementación de una gestión por #procesos puede ser confuso
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Buscar propietarios

En gestión no pueden existir acciones o herramientas que no tengan propietario. Por lo tanto, debemos de asignar a cada uno de los procesos definidos en el mapa de procesos un propietario.

Es muy recomendable tener en cuenta las siguientes dos directrices, pues el propietario es el futuro responsable de mantener el procedimiento y vigilar su control. 

• Si es responsable del proceso y del mantenimiento, no de los resultados del mismo.
• Del resultado son corresponsables todas y cada una de las personas que participan y están implicadas en alguna de las fases o actividades.

El servicio debe definir un estándar de procedimiento, es decir, cómo se va a desarrollar la parte escrita del proceso. Sencillamente, se trata de decir «qué», «quién», «cómo» y «cuando» se llevan a cabo cada una de las tareas que componen el proceso.

Pensar siempre en la mejora continua

Una vez que se han establecido los distintos procedimientos que describen los procesos, se debe proceder a la implantación de los mismos. Pero antes de pasar a la acción, no debemos olvidar diseñar un plan de revisión y mejora desde estos primeros momentos de definición.

Punto al que se desea llegar

Como siempre, es necesario formar a las personas encargadas de la mejora. Esta formación consiste básicamente en enseñar a usar índices que midan la eficiencia del proceso y la metodología a seguir para establecer un plan de mejora. Algunos ejemplos de esto pueden ser los siguientes:

• Definición de los puntos de control y medición. Se debe ser capaz de conocer qué es lo que interesa medir y cuánto de los procesos son necesarios para el control y la mejora.
• Establecer el responsable de las mediciones y control.
• Vigilar la eficiencia del proceso.
• Definir los subprocesos correspondientes.
• Comunicar compromisos de mejora.
• Medir y evaluar.
• Establecer un sistema de información, medición y retroalimentación.
• Detección de problemas.
• Priorización de problemas.
• Solución de las causas de los problemas.

Software Gestión por Procesos con GRCtools

La Gestión por procesos se puede automatizar centralizando todo el manejo a través de una única herramienta, el Software GRCTools, facilitando la integración de los distintos sistemas de gestión cuya base es el enfoque a procesos.

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Gestionar procesos

La Gestión por procesos con GRCTools es toda una gran ventaja, porque gracias a la automatización que ofrece este software, permite a las organizaciones llevar a cabo una gestión por procesos más eficiente.

Partiendo de la base de que los Sistemas de Gestión están formados por una serie de procesos relacionados entre sí, el enfoque basado en procesos, considera que para poder lograr una optimización en el rendimiento de la organización, es primordial conocer cómo se logran los resultados, para lo cual es necesario comprender el conjunto de actividades que se llevan a cabo en esta.

Así pues, la gestión por procesos permite organizar las actividades desarrolladas en una organización, de manera que permita crear valor al cliente y partes interesadas.

Dicha gestión por procesos supone la realización de tareas como:

• Identificar los diferentes procesos de las organizaciones y sus relaciones.
• Hacer una descripción de los mismos, mediante la correspondiente ficha de caracterización.
• Llevar a cabo el control de tales procesos a través de indicadores.
• Mejorar continuamente dichos procesos, para lo cual son necesarias las auditorías.

Para aplicar este enfoque basado en procesos en el seno de las organizaciones, logrando la mayor eficiencia posible, estas optan por la automatización que les aporta los software de gestión.

Gestionar procesos con GRCTools

La plataforma tecnológica de GRCTools ha sido diseñada para simplificar y mejorar la gestión empresarial. Está formada por diferentes módulos, lo que la convierte en una herramienta totalmente flexible a las necesidades particulares de cada organización.

Algunas de las múltiples ventajas que aporta el software GRCTools es favorecer una gestión del conocimiento más eficiente, permite una mejora de los procesos, ofrece una gran accesibilidad a la información, así como, la posibilidad de hacer búsquedas rápidas y fáciles de información.

En relación con gestionar procesos con GRCTools, esta plataforma nos ofrece el aplicativo de Mapa de Procesos.

Esta aplicación es totalmente adaptable a cada organización. Además, al ser interactiva, permite tener acceso a cada uno de los procesos, realizando un clic en la correspondiente área.

Veamos a continuación las diferentes facilidades que aporta esa aplicación de Mapa de Procesos, que hace que sea más fácil gestionar procesos con GRCTools:

1.- Ficha de proceso: la aplicación Mapa de Procesos para gestionar procesos con GRCTools, permite crear una ficha de caracterización por cada proceso indicando los detalles del mismo como el nombre y código, su fecha de vigencia, así como tener un control de los cambios introducidos en el mismo. Permite destacar las actividades más importantes de cada proceso a fin de poder localizarlas de manera rápida y obtener la información necesaria sobre las mismas.

2.- Documentación relacionada: este aplicativo para gestionar procesos con GRCTools, también permite añadir documentación relacionada con cada uno de los procesos, como por ejemplo anexos, instrucciones o procedimientos, permitiendo al usuario poder acceder a la misma según los permisos que este posea.

3.- Procesos relacionados: otra de las facilidades de gestionar procesos con GRCTools es que permite ver las relaciones existentes entre los diferentes procesos, viendo cómo se conectan las entradas y salidas de los procesos.

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Cómo #GestionarProcesos con GRCTools
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4.- Indicadores: esta herramienta permite llevar a cabo un control del rendimiento de los procesos, para ver si están funcionando de manera correcta y, en caso contrario, poder tomar las medidas necesarias para corregirlos.

5.- Normativa: mediante este apartado podemos estar actualizados sobre cambios legislativos con el fin de adaptarlos a nuestros procesos.

6.- Objetivos: es posible consultar los objetivos establecidos dentro de cada proceso por los usuarios. Permite incorporar un diagrama con las fases necesarias a realizar para el logro de tales objetivos. Además, es posible incluir fechas límite para su consecución.

7.- Cuadro de Mando: a través de esta herramienta dentro de la aplicación de Mapa de Procesos para gestionar procesos con GRCTools, podemos ver un resumen de un principal indicador por procesos y su calendario asociado con las actividades.

Recomendamos la lectura de Procesos de negocio que un software debe automatizar.

Como podemos comprobar, mediante el Software GRCTools, puedes obtener una plataforma integral para llevar a cabo una adecuada gestión por procesos de manera totalmente automatizada, permitiendo centralizar todas las actividades necesarias para la gestión por procesos. Además, añade a las organizaciones la ventaja de poder realizar una integración de sus sistemas de gestión basados en este enfoque a procesos.

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Definir y mapear procesos

Definir y mapear en la gestión por procesos es una tarea esencial en toda organización, puesto que ayuda a la misma a visualizar la estructura de procesos que posee o que quieren implantar, así como poder normalizar dichos procesos. 

Para comenzar, empecemos entendiendo el concepto de proceso. Cuando hablamos de proceso, nos referimos al conjunto de actividades realizadas siguiendo una secuencia determinada para dar lugar a la obtención de un bien o servicio para nuestros clientes.

Cuando definimos un proceso en concreto, lo que buscamos es poder normalizarlo de cara a que se puedan repetir posteriormente las mismas acciones.

Por su parte, el Mapeo de Procesos, es una herramienta a disposición de las organizaciones mediante la cual les permite optimizar los procesos presentes en las mismas o bien, en caso de aún no haber definidos ninguno, ayuda a la implementación en la organización de una estructura basada en procesos.

Definir y mapear procesos es tremendamente útil para toda organización, pues es una manera de poder visualizar las fortalezas y debilidades que posee su estructura.

A través de la tarea de definir y mapear procesos, logramos dar solución a problemas habituales que surgen en las organizaciones como los siguientes:

• Funcionamiento complejo.
• Costes elevados.
• Existencia de los denominados cuellos de botella.
• Integración de procesos.
• Duplicidad de actividades.
• Tareas que se están realizando y que aportan poco valor a la organización.
• Problemas derivados por una documentación excesiva.

Así pues, vemos que definir y mapear procesos, por las soluciones que aporta a la organización, es una forma excelente de alcanzar un mayor entendimiento de sus procesos con el fin de ejecutarlos de la manera más óptima y poder incrementar la rentabilidad de nuestra organización.

Veamos a continuación, como realizar esta tarea de definir y mapear procesos.

Cómo definir y mapear procesos

Para comenzar a definir y mapear procesos, lo primero es la recogida de datos mediante entrevistas, reuniones, cuestionarios, observaciones de campo, análisis de datos, o cualquier otra fuente que consideremos necesaria.

Una vez realizada esta recogida de datos como paso previo, los pasos a seguir en la definición y mapeo de procesos son los siguientes:

• Realizar una identificación de los objetivos perseguidos en cada proceso.
• Definir cuáles son las entradas y las salidas que se obtendrán en los diferentes procesos.
• Establecer los componentes que integrarán cada proceso.
• Indicar los límites que han de tener los procesos.
• En último lugar, documentaremos todo lo anterior clasificándolos por áreas.

Este procedimiento de definir y mapear los procesos debe ser realizado por el personal que conozca en detalle tales procesos y las interacciones entre ellos.

Este equipo encargado de definir y mapear los procesos deberá asegurarse de que las diferentes actividades de los procesos son realizadas de manera homogénea. En este proceso, es frecuente detectar la existencia de cierta problemática en los procesos.

Una vez que la situación actual de los procesos de la organización ha sido definida, el equipo está en disposición de poder elaborar una gráfica que muestra tal situación de los procesos actuales, así como las funciones y relaciones entre los mismos.

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Cómo definir y #MapearProcesos
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Beneficios de Definir y Mapear Procesos

Entre los resultados que se persiguen a través del mapeo de procesos destacamos:

• Una comprensión más clara de los procesos actuales.
• Poder tener analizados los procesos del negocio a fin de buscar su mejora.
• Definir requisitos más fáciles a fin de simplificar la gestión del sistema.
• Reducir el tiempo de realización de los procesos.
• Lograr la normalización en los procesos y la mejora de la calidad de estos.
• Introducir el cambio de un pensamiento basado en departamentos a uno basado en procesos.

Para realizar este proceso de visualización de procesos a través del mapeo, contamos con varias herramientas a nuestra disposición. Una de estas herramientas es la llamada Business Process Modeling Notation (BPMN), mediante la que se expresan los procesos de negocio a través de diagramas con el objetivo de dar apoyo a la gestión de los mismos, facilitando su comprensión.

También le puede resultar interesante el siguiente artículo Gestión de Procesos. Importancia para las organizaciones tecnológica.

Software para la Gestión de Procesos

Gracias a nuestro Software para gestión de procesos de GRCTools podrás automatizar la Gestión por Procesos o también conocida como Business Process Management (BPM), centralizando todo en una sola herramienta. Además, permite integrar varios sistemas de gestión basados en este enfoque de procesos.

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Gestión por procesos

Hace unos días hablábamos de la gestión por procesos en las empresas y ya veíamos sus ventajas. La más importante es la capacidad que tiene este enfoque de gestión por procesos de hacernos recuperar la orientación al cliente e identificar durante su definición qué es lo que realmente aporta valor.

Bien, hoy vamos a ver este sistema de gestión aplicado desde la óptica de un concepto clásico del marketing, La Cadena de Valor, definida por Michael Porter en 1985.

A pesar de los años, esta visión de la empresa, con sus lógicas adaptaciones, se mantiene vigente y se complementa con la gestión por procesos.

Desde GRCTools ponemos a disposición de las organizaciones las herramientas necesarias para la gestión de este tipo de sistemas de gestión, desde el conocimiento y la experiencia necesarios para su diseño hasta software específico adaptado a su empresa con el que conocer y mejorar los pormenores de su sistema de gestión en tiempo real.