Auditorías – Software GRC

Etapas del proceso de gestión de Riesgos Corporativos

Suscriptor — Thu, 30 Jun 2022 06:00:29 +0000

Gestión de Riesgos Corporativos

Para conocer las etapas del proceso lo primero que debemos conocer es ¿Qué es el riesgo operativo?, el riesgo operativo es un riesgo que persiste en toda organización como resultado de sus operaciones y actividades que pueden estar involucradas por factores internos, externos, de recursos humanos y tecnológicos que, al ser materializados, pueden generar pérdidas económicas. Estos pueden ser producidos entonces por errores de factor humano, pérdidas significativas para las organizaciones, fallas tecnológicas y mecánicas, obsolescencia de las herramientas ofimáticas, diseño productivo ineficiente, producido por las malas estrategias. Vamos a ver cómo realizar una gestión de riesgos corporativos eficiente.

Se debe tener presente que la norma que nos permite realizar una adecuada, eficiente y eficaz gestión de los riesgos operativos es la norma ISO 31000, la cual es la guía que da los criterios que permiten ejecutar los sistemas de gestión de riesgos corporativos y adicional da confianza a las partes interesadas frente a la gestión de la organización.

La idea fundamental de gestionar los riesgos, consiste en que los procesos de la organización estén constantemente relacionados con mejoras permanentes, una adecuada gestión de los riesgos puede evitar la generación de impacto de riesgos posibles, genera funcionamiento de riesgos exitosos y genera confianza en la eficiencia operacional.

La mayoría de las organizaciones conocen sus riesgos, sin embargo, desconocen cómo gestionarlos, aquí se van a enumerar algunas etapas o fases que permitirán gestionar los riegos corporativos:

Fase I, Identificación: es importante tener el detalle del funcionamiento de nuestra corporación y tener el seguimiento de la trazabilidad de los riesgos posibles de la misma. Se deben tener en cuenta cuáles son los puntos críticos, el grado de vulnerabilidad de las operaciones en la organización, se debe tener en cuenta el nivel de madurez en el que se encuentra la corporación, teniendo en cuenta estos ítems será hará mucho más sencillo identificar, entender y hacerle un análisis al riesgo a los cuales nos encontramos expuestos.

Fase II, Análisis Cualitativo: una vez realizada la trazabilidad e identificado, entendido y analizados los riesgos, se debe realizar una reunión con la alta dirección para entender el comportamiento de sus procesos y las actividades que se desarrollan. Esto se hace con el fin de hacer un análisis cuantitativo con el fin de especificar el grado de importancia de cada riesgo, con el fin de poder efectuar su materialización.

Fase III, Análisis Cuantitativo: al tener visualizado y analizado el riesgo, de este cuenta con una ponderación o datos numéricos, los cuales informan el nivel del impacto menor, medio o mayor de amenaza del riesgo que puede impactar positiva o negativamente en la organización.

Fase IV, Planificación de la Respuesta: para dar una respuesta a los riesgos se debe entonces priorizar entre los riegos críticos y los menos críticos para así dar un orden de importancia y atención a los mismos, desarrollado esto se debe hacer un seguimiento para implementar controles y eliminar amenazas, reducir la posibilidad de ocurrencia y el impacto en los riesgos inherentes. El resultado de aplicar los controles de riesgo, permite obtener el riesgo residual, el cual es el resultado de la aplicación de los adecuados controles a los riesgos.

Fase V, Monitoreo: esta fase nos permite realizar un seguimiento permanente de los riesgos y como es su evolución después de la aplicación de los controles y la evolución de los procesos, ya que debemos mantener los riesgos controlados, para ello se encuentran varios elementos que permiten generar informes los cuales indican el comportamiento de los riesgos.

Según lo mencionado podemos concluir que la gestión de riesgos de una forma organizada nos permite mantener nuestro sistema de administración de riesgos controlados, que ayudándonos de herramientas ofimáticas o software modulados que nos brinden información en tiempo real de la evolución de nuestros riesgos como informes, indicadores, mapas de calor, herramientas de control, entre otros elementos que nos ayudarán a tener mapeados y controlados nuestros riesgos.

Software GRCTools para la Gestión de Riesgos Corporativos

La implementación de un software de Gestión de Riesgos Corporativos permite que con una serie de pasos se realicen tareas de identificar los riesgos. Para ello se deben tener en cuenta la estructura organizacional, la actividad económica, los recursos, actualizaciones internas, los agentes externos como los tecnológicos, etc.

Determinado esto se debe hacer la evaluación de los riesgos, para ello, el Software de Gestión de Riesgos Corporativos de GRCTools es especialmente indicado, ya que facilita la configuración de las matrices y la alineación con toda la organización. Los recursos empleados para llevar a cabo una gestión de riesgos eficiente se verán reducidos al mínimo, mejorando además el rendimiento del sistema.

Lista de checkeo para gestionar riesgos operativos

Suscriptor — Thu, 16 Jun 2022 06:00:16 +0000

Gestionar riesgos operativos

Cuando hablamos de la lista para gestionar riesgos operativos, nos referimos a que el riesgo operativo es la eventualidad que tiene toda organización de sufrir daños de tipo financiero por diferentes motivos. Para mitigar este tipo de sucesos, lo recomendado es llevar a la organización una gestión por medio de la lista de riesgos operativos para poner en marcha la implementación de un Sistema de Gestión de Riesgos bajo la norma ISO 31000.

La finalidad es mitigar las diferentes amenazas que aparecen por los procesos, recursos, sistemas informáticos, agentes internos y externos de la organización. Todo ello, con el fin de gestionar de manera efectiva los procedimientos que permita que se lleven a cabo los objetivos del negocio.

Procesos de gestión de riesgo operativo

Antes de abordar las listas de chequeo es importante realizar una breve introducción del desarrollo de los procesos de gestión de riesgo operacionales. Estos corresponden a: Formular los objetivos del negocio, dentro de los cuales encontramos los objetivos estratégicos, operativos de cumplimiento y de información; Definir el apetito de riesgo el cual encontramos, la tolerancia al riesgo y la capacidad del riesgo; Identificación del riesgo, el cual contiene el riesgo financiero, de cumplimiento, riesgos operativos, riesgos tecnológicos y riesgos reputacionales; Evaluación del riesgo, el cual contiene elementos como la causa-raíz, consecuencias, análisis cuantitativo y cualitativo; Priorización del riesgo con mapas de calor donde se controlan probabilidades de impacto e implementación de respuestas de riesgo (Listas de chequeo o Checklist).

De lo anteriormente mencionado de nuestro interés para este apartado la respuesta de riesgo, evidencia un elemento interesante, las listas de chequeo, también conocidas como Checklist o listas de verificación, se define como un conjunto de elementos que se deben efectuar para que un proyecto se realice de manera efectiva, este cuenta con modelos de seguridad que permiten identificar y evaluar las vulnerabilidades y oportunidades de los activos, procedimientos que pueden ser o no sistematizados en la organización.

Lista de chequeo

La importancia de desarrollar una lista de chequeo es que se puede abarcar muchos activos de manera rápida y analizar si la organización se encuentra alineada en el cumplimiento de los objetivos, se debe tener en cuenta que, aunque se puede desarrollar de manera rápida, si se tiene la trazabilidad de todos los activos y se cuenta con herramientas o software que en su evaluación controlen y notifiquen la evaluación de todos los elementos, evitan que se pasen riesgos no controlados, controlan los cambios efectuados y permiten estar a la vanguardia de los cambios efectuados por los entes reguladores.

Para usar una lista de chequeo el equipo debe revisar cada uno de los ítems y elementos allí consignados, separarlo en categorías de acuerdo a los procesos o procedimientos efectuados, y según corresponda e identificar los riesgos posibles, estos deben contar con un responsable que se encargue de su adecuada administración, debe mantener la información actualizada, tomar decisiones acertadas frentes a posibles riesgos identificados.

Todos los elementos del checklits o listas de verificación, deben encontrarse documentadas y contar con sus registros, esto con el fin que los datos dentro del sistema se encuentren de manera eficiente. Las categorías antes mencionadas usan grupos de inspección o auditorías internas con el fin de identificar aspectos críticos de los procedimientos y los procesos. También buscan llevarse a diferentes métodos de evaluación para que estos se controlen.

¿Cuáles son las ventajas?

Las ventajas que las organizaciones ejecuten una lista de chequeo es que permite diseñar estrategias para controlar los posibles riesgos que puedan sufrir sus activos, permiten realizar análisis bajos diferentes métodos de evaluación, se pueden realizar en cualquier tipo de organización, es de fácil ejecución por parte de cualquier recurso que cuente con las indicaciones precisas para su administración, ejecución y control y hace que el desarrollo de las auditorías sea más eficiente y fácil.

En conclusión, una lista de chequeo nos permite mantener controlado las amenazas a nuestra organización, una guía para poder llevar a cabo esta ejecución es la norma ISO 31000, adicional se puede contar con Software que contienen módulos de listas de chequeos o Checklist completamente configurables que se alinean al tamaño de todas las organizaciones, estas herramientas sistemáticas permiten controlar, ejecutar, notificar entre otras acciones para contar con un sistema, eficaz, eficiente, completo y maduro.

Software ERM con GRCTools

GRCTools cuenta con el software ERM clave para la gestión integral de los riesgos corporativos de la organización. Gracias a la automatización de procesos en la gestión de riesgos incrementará la eficiencia del esta área.

Podrá llevar una gestión integrada de todos los riesgos que pueden amenazar a la organización. Además, podrá identificarlos de forma más clara y aprovechar las oportunidades que se pueden derivar de los mismos.

MIPG en entidades públicas. ¿Qué es y para qué sirve?

Suscriptor — Wed, 01 Jun 2022 06:00:59 +0000

MIPG

Cualquier organización de carácter público tiene como objetivo aportar beneficios y utilidades a la ciudadanía, independientemente del país en el que estemos pensando, esto, debe ser una máxima. Como tal, cada gobierno ha de tomar las medidas oportunas para asegurar el cumplimiento de los objetivos como si de una empresa privada se tratara.

En una organización privada, para asegurar el buen funcionamiento se disponen de mecanismos como el Control Interno que, bien planificado e implementado, tiene una alta eficacia y ayuda en gran medida a alcanzar las metas propuestas por la dirección.

En la organización pública existen también otros sistemas de control interno y en el caso de Colombia, este modelo de control interno es el «Modelo Integrado de Planeación y Gestión» o MIPG.

¿Qué es el MIPG?

MIPG es el modelo de gestión empleado para planificar, dirigir, actuar y monitorizar las gestiones realizadas por las entidades de carácter público. Su objetivo, como el de cualquier modelo de control interno, es asegurar que se aporta valor real a la población y se gestiona conforme a una planificación definida. Es decir, se solventan las necesidades de la población.

Para las entidades públicas, MIPG es el marco de referencia que les facilita la dirección, ejecución, seguimiento, evaluación y control de la gestión pública para satisfacer las necesidades y problemas de los ciudadanos, asegurar sus derechos.

Objetivos del MIPG

Los objetivos definidos en su declaración son: fortalecer el liderazgo y el talento humano, agilizar, simplificar y flexibilizar la operación, desarrollar una cultura organizacional sólida, promover la coordinación interinstitucional y, por último, fortalecer y promover la efectiva participación ciudadana.

Estos objetivos se entienden mucho mejor si entendemos de dónde viene MIPG y por qué está compuesto.

El modelo de control interno en Colombia ha evolucionado desde 1991 hasta 2017 a través de otros modelos, decretos y principios.

1991 – Principios de la Función Administrativa y Mecanismos de Control de la Constitución Política.
1993 – Sistema de Control Interno – Ley 87
1998 – Sistema de Desarrollo Administrativo – Ley 489
2003 – Sistema de Gestión de la Calidad – Ley 872
2005 – Modelo Estándar de Control Interno (MECI) – Decreto 1599
2011 – Estatuto anticorrupción – Ley 1474
2012 – Modelo Integrado de Planeación y Gestión – Decreto 2482
2017 – Modelo Integrado de Planeación y Gestión actualizado con el Decreto 1499 o MIPG

En este camino ha evolucionado de implicar dos sistemas, uno para el desarrollo administrativo y otro para la gestión de la calidad, a unificarse en un único Sistema de Gestión que cumple un único objetivo, Dirigir la Gestión.

Principios del MIPG

Gran parte del éxito del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de Colombia reside en 5 sólidos principios que han conseguido permear por la administración y que finalmente se materializan en comportamientos y acciones concretas orientadas al mejor servicio al ciudadano:

Integridad y transparencia
Orientación a resultados
Articulación interinstitucional
Excelencia y calidad
Aprendizaje e innovación
Toma de decisiones basadas en evidencia

Implementación y operativa del MIPG

En el segundo componente, que es el de operación, MIPG cuenta con 7 dimensiones operativas:

Dimensión 1 – Talento humano

El talento humano es la piedra angular y para ello se instrumenta una Política de Gestión Estratégica del Talento Humano o GETH y se ejecuta en base a principios de integridad, transparencia y valores orientados al servicio público.

Dimensión 2 – Direccionamiento estratégico y planeación

Este se ejecuta partiendo de una reflexión inicial, un estudio de capacidades y entorno (diagnóstico interno y externo), se formulan los planes, se definen los indicadores, se consolida un plan anticorrupción y atención al ciudadano, se programa el presupuesto y la ejecución del gasto y, por último, se gestionan adecuadamente las compras y contrataciones públicas.

Dimensión 3 – Gestión con valores para resultados

Esta dimensión agrupa otras 11 políticas prácticas e instrumentos que orientan para alcanzar los objetivos marcados, es decir, ejecutar correctamente desde la gestión interna hasta la relación con el ciudadano.

Dimensión 4 – Evaluación de resultados

Se justifica bajo el hecho de que conocer como va la entidad ayuda al trabajador público a tomar decisiones para la mejora continua. Esto no solo es clave para ser capaces de tomar decisiones, también para sentir la implicación.

Dimensión 5 – Información y comunicación

Esta dimensión es clave para la operativa del día a día y aportar valor al ciudadano en base a la información de la que dispone el colaborador de la institución pública. Se instrumenta en torno a una política de gestión documental, otra de transparencia y acceso a la información y una última de gestión de la información estadística.

Dimensión 6 – Gestión del conocimiento y la innovación

Esta es otra de las partes clave del modelo que además impacta de forma transversal y aplica al resto de dimensiones.

Dimensión 7 – Control Interno

Otro de los elementos clave como Modelo de Control Interno y se instrumenta a través de procedimientos de control interno y gestión de riesgos, así como otros para la prevención.

Software de Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Un Modelo de Control Interno, planeación y gestión como MIPG implica una gran cantidad de gestiones e información que tratar, así como comunicación interna y externa. Para hacer eficiente este tipo de modelos se hace imprescindible contar con un software que permita la planificación, dirección, organización, monitorización y mejora continua, además de ejercer como entorno colaborativo para la implicación de todos los colaboradores y partes implicadas como la Plataforma GRCTools.

Auditorías de Control Interno. Tips para controles eficientes

Suscriptor — Wed, 18 May 2022 06:00:26 +0000

Auditorías de control interno

Cuando hablamos de auditoría de control interno nos referimos al proceso de control que debe estar integrado en todas las áreas de actividad y operación de cualquier organización, es decir, a todas aquellas actividades necesarias para asegurar el buen funcionamiento y la consecución de objetivos.

Las auditorías de control interno son imprescindibles si se quiere mantener un buen funcionamiento de la organización y son especialmente útiles cuando el crecimiento es intensivo y existe un alto riesgo de que aspectos relativamente asimilados se pasen por alto y puedan llevar a errores o incumplimientos.

También se hacen necesarias cuando las labores están descentralizadas o incluso se desarrollan en distintas ubicaciones. También cuando el nivel de delegación de actividades o subcontratación de las mismas se va elevando. En cualquiera de estas situaciones, un Sistema de Control Interno bien definido será de gran ayuda.

Teniendo en cuenta esto, que el Sistema de Control interno tiene la finalidad de mantener a la organización bajo control independientemente de su tamaño y complejidad, es necesario tener en cuenta algunos consejos a la hora de implementar un Sistema de Control Interno, ya que, puestos a controlar, es fácil que el propio control implique más recursos de lo que genera o que se quede muy por debajo del nivel necesario para asegurar el buen funcionamiento.

Tips para controles internos eficientes

No es necesario controlarlo todo, prioriza en función del riesgo

En función de cada industria y sector económico, existen riesgos que deberemos tener más en cuenta que otros. Cada organización es distinta y un análisis de riesgos es imprescindible para establecer el Sistema de Control Interno de forma eficaz. El Control Interno debe estar enfocado en el cumplimiento de los objetivos empresariales.

Clasifica adecuadamente los controles

No todos los controles tienen la misma finalidad y no todos se pueden realizar en el mismo momento. Existirán controles de tipo preventivo, para detectar ciertos aspectos o de comprobación de resultados (posteriores), en cualquier caso esto debe alinearse al riesgo y ejercer el control en función del momento en el que es posible que se produzca aquello que no queremos.

Revisa los costos del control

Puede parecer obvio, pero en muchas ocasiones se olvida. Es imprescindible que el costo del control y su implementación sea menor al costo de que el fallo se pueda producir o incluso de que se solucione una vez producido. Al fin y al cabo se trata de reducir un riesgo y si pare reducir un riesgo cuyo impacto es mínimo implementamos un control muy costoso, el control no será eficiente.

Evita el reproceso

Para evitar controles innecesarios es importante conocer el proceso en profundidad. Este conocimiento permitirá que el control se aplique en el punto justo del proceso y no sean necesarios varios controles para evitar el mismo riesgo.

Cuenta con la posibilidad del fraude

De nuevo puede parecer obvio, pero en el Control Interno, la segregación de funciones es clave para evitar el riesgo de fraude. El control no debería producirse, por una parte, implicada en el proceso o que se pudiera encontrar beneficiada o perjudicada. El control interno siempre debe ejercerse, por una parte, objetiva y con la menor implicación posible.

Automatiza los controles siempre que puedas

El control interno puede ser tedioso o llegar a implicar una gran cantidad de recursos en términos de recursos humanos y materiales empleados. Los materiales en ocasiones no se podrán evitar, pero los humanos siempre los podremos optimizar.

Una adecuada automatización del Sistema de Control Interno o al menos de una buena parte de estos controles evitará innumerables horas de gestión. Incluso si el control está bien diseñado, puede ser factible que se ejecute, por una parte, con interés directo, sin riesgo de fraude.

Los controles también deben ser controlados

Es redundante, sí, pero el Control Interno también es susceptible de mejora continua. Todo, siempre, se puede mejorar y la mejora del Sistema de Control Interno es especialmente interesante.

Ten en cuenta que las personas cambian, los procesos se modifican, los riesgos varían… un control interno debe estar preparado para estos cambios y para ello es necesaria una revisión periódica para asegurar que los controles son, siempre, los adecuados y se están ejerciendo de la forma más eficaz posible.

Software para auditorías de control interno

El software GRCTools permite la gestión de las auditorías internas y externas de una entidad de forma ágil y eficaz.

En cuanto a auditorías, GRCTools da la posibilidad de establecer el cronograma de las auditorías y programar las acciones a ejecutar para garantizar la consecución del cronograma, independientemente de los estándares de referencia empleados por la organización.

Como aporte de valor, los hallazgos identificados durante el desarrollo de la auditoría de control interno se queda registrado, además del informe. Las acciones correctivas se planifican en GRCTools y además se le da seguimiento.

La Plataforma Tecnológica GRCTools está basado en el ciclo Deming. Su diseño consigue que el manejo de la documentación sea más efectivo. También permite reducir los tiempos y costos invertidos en los Sistemas de Gestión, y de este modo, la organización puede centrar todos sus esfuerzos por lograr la excelencia.

Causas de un Control Interno Deficiente

Suscriptor — Wed, 04 May 2022 06:00:53 +0000

Control Interno Deficiente

El sistema de Control Interno en la organización se compone de todas aquellas actividades que se desarrollan para conseguir un buen funcionamiento de la organización y sus procesos. Su objetivo es claro, maximizar la eficiencia, evitar sobrecostos, pérdidas y el empleo de recursos excesivos que puedan afectar a la rentabilidad de la organización.

Su correcta implementación y funcionamiento es clave para conseguir un aprovechamiento excelente de los recursos de la organización y conseguir así los resultados esperados.

Cuando no se cuenta con un Sistema de Control Interno bien definido, implementado y gestionado, este control se desarrolla con una dinámica de «ensayo – error». La búsqueda de soluciones a los problemas al mismo ritmo que se van presentando, además, ocasiona un gran coste de oportunidad y reduce margen de tiempo de reacción ante los riesgos.

Obviamente, esta no es la forma correcta de gestionar la organización. Un sistema de Control Interno Empresarial debería cumplir con una serie de objetivos en distintas áreas:

Operacional: maximizar la eficiencia de las operaciones y conseguir un rendimiento óptimo de los recursos empleados (económicos, materiales y humanos).
Financieros: en este ámbito un Sistema de Control Interno debería buscar la estabilidad y sanidad de los estados financieros y el ámbito económico de la organización, así como el empleo eficiente de los recursos económicos.
Compliance: esta línea de objetivos son los que se centran en el ámbito del cumplimiento legal y normativo que sea de aplicación para la organización, ya sea de obligado cumplimiento o voluntario. En este ámbito encontramos también objetivos relacionados con la prevención del blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, fraude y soborno.

Para que la organización llegue a contar con un Sistema de Control Interno efectivo es necesario que se cumplan con una serie de factores y la falta de cualquiera de ellos dará lugar a un SCI deficiente.

Causas de un Control Interno Deficiente:

Cultura organizacional inmadura o inexistente: cuando una organización opera sin tener una visión, misión y valores claros, establecidos, comunicados e interiorizados, se produce una falta de alineación entre la dirección y la gestión diaria. El impacto de este hecho puede ser catastrófico para la continuidad del negocio. Al no tener claro hacia donde se quiere ir, cómo y mediante qué vehículos, nadie pondrá los medios para que estos objetivos se lleguen a cumplir y si se hace será de forma improvisada, como hablamos al principio.
Falta de análisis y estrategia: este suele ser un error muy común, ya que no todas las organizaciones comienzan con un modelo de negocio y un plan estratégico. Aun en un nivel de madurez, bajo un análisis estratégico que contemple al menos los elementos básicos para el diseño del modelo de negocio, será de gran ayuda para que los objetivos puedan llegar a cumplirse. La propuesta de valor del negocio ha de ser fruto del análisis y no de la intuición.
Falta de administración y control: son muchas las organizaciones cuyo fundador, CEO o cabeza visible entiende más del core de su cadena de valor que de gestión empresarial. Esto es algo que se podría solventar de forma sencilla con un gerente profesional, rodeándose de las personas adecuadas o con formación, sin embargo, cuando no se dan estas posibles soluciones, se dan negocios en los que no se mide prácticamente nada y lo que se mide no refleja la realidad. No olvides que lo que no se mide no puede crecer.
Falta de gestión financiera de largo plazo: parte también del afán de improvisación de muchos empresarios, lo que al final se refleja en problemas de liquidez, incremento de costes financieros y finalmente en problemas de producción, pagos y cumplimiento con los casi todas las partes interesadas. Una planificación financiera inadecuada será síntoma de un Sistema de Control Interno deficiente.
Liderazgo poco claro o inexistente: esto se suele reflejar en la escasa delegación, falta de responsables y colaboradores poco o nada alineados con la organización. El resultado es que no existirá compromiso ni esfuerzo porque el negocio marche correctamente más allá de conseguir la producción del día.

Software de Control Interno

Para contar con un Sistema de Control Interno efectivo se hace imprescindible la gestión eficiente de procesos y la monitorización constante de toda la organización, especialmente de aquellos puntos que se establezcan como objetivos.

Parte de estos problemas causantes de un Sistema de Control Interno deficiente tienen fácil solución si se llegan a establecer los procesos necesarios para que nada pase por alto a la alta dirección o al área de Control Interno. Gracias a la utilización de un Software de Control Interno como GRCTools, además de definir el SCI conseguiremos una gestión eficiente del mismo, de forma que la monitorización sea constante, cada persona se encuentre implicada y se puedan tomar las decisiones correctas a tiempo y evitar desviaciones y pérdidas.

Gracias al motor de mejora continua, GRCTools conseguirá un Sistema de Control cada día más eficiente gracias a la aplicación del ciclo PHVA.

Características de un Sistema de Control Interno efectivo

Suscriptor — Tue, 27 Apr 2021 06:00:55 +0000

Sistema de Control Interno

El control interno en las organizaciones es un pilar fundamental sobre el que se edifica la sostenibilidad y éxito de las mismas, ya que constituye una herramienta que permite proteger los recursos de la organización, evitar pérdidas de carácter económico, fraudes o negligencia en el desarrollo de las actividades, también permite detectar si se está afectando el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Si bien no todas las organizaciones actualmente cuentan con un sistema de control interno, cada vez se evidencia más como un factor diferenciador y competitivo respecto de las organizaciones que no cuentan con el mismo, y más para el caso de organizaciones que quieren hacer parte o hacen parte de un mercado internacional.

Siempre en todos los procesos de implementación de sistemas, modelos, etc. es fundamental el grado de conciencia y la importancia con las que estos se aborden, de allí que estas sean características fundamentales, esa importancia debe verse reflejada en el comportamiento de todas las personas que hacen parte de la organización, y en especial de las que conforman las líneas de defensa, para saber más puede leer ¿En qué consisten las tres líneas de defensa y cuáles son sus principios?

A continuación, se nombran las características que este debe tener para lograr una mayor efectividad:

Personas competentes: en todos los sistemas hay un alto grado de implicación del componente humano, por tanto, aunque parece implícito, es importante mencionar que las personas que desempeñan un cargo o rol de la organización deben tener la competencia para ello, la organización debe garantizar que la tiene y en caso contrario establecer acciones para lograrlo, ya que serán las personas las que diseñen, implementen y monitoreen el sistema de control, interno.
Tener lineamientos bien definidos que permitan claridad a la hora de tomar decisiones: en este punto es primordial que se conozca hacia dónde va la organización, cómo lo va a lograr, la estructura del talento humano con el que cuenta y que todo esté perfectamente documentado de tal forma que sea de conocimiento oportuno de todos los interesados y que se logra una adecuada aplicación (Políticas, procedimientos, valores, cultura organizacional).
Objetivos claros y medibles: la organización debe tener claridad acerca de la estrategia que desea aplicar para conseguir los objetivos trazados, pero no es suficiente expresarlo en palabras bonitas y coherentes, es necesario aterrizar esos objetivos llevándolos a planes e indicadores que se puedan medir, sobre los que se permita identificar desviaciones en caso de que se presenten y tomar decisiones oportunas.
Evaluación de riesgos: identificar los puntos importantes en el desarrollo de los procesos sobre los cuales se deben establecer controles, para ello es importante identificar cuáles serían las posibles desviaciones sobre los mismos y cuáles de estas impactan en gran medida la consecución de los objetivos.
Alto grado de difusión y comunicación asertiva: todo lo que se defina debe ser comunicado de manera oportuna, sencilla, garantizar que llega a los interesados, esto es de suma importancia, contar con mecanismos efectivos de difusión de la información, la información debe tener sencillez en su lenguaje para que sea efectiva e interiorizada por los receptores, debe estar en constante proceso de retroalimentación.
Monitoreo constante: una revisión periódica, constante que permita identificar si los controles implementados son efectivos y en caso de no serlos, establecer los cambios a los que haya lugar para lograr el éxito de los mismos, informar a la dirección de la organización cuando hay desviaciones para que se tomen las medidas a tiempo.
Planes de acción: o también conocidos como actividades de control, que dan respuesta a establecer un tratamiento de los riesgos identificados y que pretenden evitar la materialización de los mismos, por supuesto se debe realizar seguimiento del avance, evaluación de la efectividad de las mismas.
Sistemas de información: toda la información debe estar salvaguardada y dispuesta de tal forma que sea fácil acceder a la misma (Con sus correspondientes niveles de seguridad), que se pueda acceder de manera oportuna y que permita realizar un adecuado análisis y tratamiento de los datos, para ello hoy en día en el mercado se encuentran variedad de software o sistemas que le dan una mano a las organizaciones para el manejo adecuado de la información.

Como vemos, aunque hay varias características claves de un sistema de control interno efectivo, la base parte del componente humano, ya que son las personas que pueden hacer uso de su capacidad de autorregulación, de autocontrol y ética para lograr mejores organizaciones, lo cual se verá reflejado en el desarrollo de la economía, en el desarrollo del país y la sociedad, si cada persona realiza su labor productiva con honestidad, ética esto se verá reflejado en el bienestar de todos.

Software GRCTools

Basándose en el ciclo PHVA, el software GRCTools permite a una organización asegurarse de que sus procesos cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de mejora se determinen y se actúe en consecuencia.

GRCTools permite planificar, establecer, implementar y mantener los programas de auditoría interna y externa de la organización, definiendo los criterios de auditoría, seleccionando a los auditores y realizando las acciones correctivas pertinentes.

¿Cómo planificar los objetivos para el próximo año? Metodología SMART

Suscriptor — Wed, 25 Nov 2020 07:00:20 +0000

SMART

Hace algunas semanas hablamos de como comenzar el año con un Balanced Scorecard y hoy hablaremos de una de las metodologías más utilizadas por su sencillez y efectividad en el establecimiento de objetivos.

¿Qué es la metodología SMART?

El término SMART es el acrónimo de:

Specific
Measurable
Archievable
Relevant
Time-Oriented

O lo que es lo mismo, un objetivo debe ser:

Específico: cuanto más claro y simple, mejor. Si definimos una meta de forma ambigua, que puede dar lugar a interpretaciones o variaciones en el tiempo.

Teniendo en cuenta que este será el primer paso y que debería proyectarnos sobre una meta mayor, es fundamental que se defina correctamente.

Entenderás que te proyecta más en el futuro, un objetivo definido como «aumentar los ingresos del canal online» que «mejorar las ganancias».

En este sentido, no temas ser demasiado conciso. Si puedes, deberías pensar en qué, quién, cuándo, dónde y por qué de este objetivo para que los siguientes criterios caigan por su propio peso.

Medible: aquí nos damos cuenta de la importancia del dicho: «lo que no se mide no puede crecer». Si no le ponemos una cifra, no tendremos la percepción de avance y esto nos llevará a equívocos y peor aún, a desmotivarnos en la consecución del objetivo

Si definimos un objetivo como el ejemplo anterior «mejorar las ganancias», nos podemos llegar a quedar en una mejora escasa con suerte. Si lo definimos como «aumentar los ingresos del canal online un 25% respecto al año anterior» tendremos una visión mucho más clara del objetivo y podemos evaluar como de cerca o lejos estamos de su cumplimiento. Esto, por supuesto, debe motivarnos.

Alcanzable: es fundamental que el objetivo sea realista, ya que de ser excesivo, por ejemplo, únicamente conseguirá llevarnos al abandono antes de tiempo. Ni nos acercaremos.

Lo mismo ocurrirá si no cuentas con los medios para alcanzarlo. De no ser así, quizás el contar con esos medios debería ser otro objetivo a definir.

Para ello es de ayuda contar con referencias, ya sea de otras empresas del sector, de previsiones económicas o estudios de mercado que nos aporten orientación a la hora de establecer las cantidades que podrían ser razonables al tiempo que motivadoras.

Relevante: si el objetivo no cuenta con un «para qué» mayor, no aportará nada a la organización o al empleado. De nuevo únicamente conseguirá la desmotivación al estar trabajando por cumplir un objetivo que no tiene utilidad. Cuanto mayor sea la trascendencia del objetivo, mayor será la posibilidad de desarrollar un esfuerzo extra para su consecución.

Limitado en el tiempo: al igual que debe ser alcanzable en la cuantía debe ser alcanzable en el tiempo. Esto es fundamental, ya que un plazo extremadamente corto nos llevará al desánimo y un plazo extremadamente largo nos puede llevar a la procrastinación.

Como podemos ver, se trata de una metodología de simpleza absoluta pero de gran utilidad. En su aplicación deberías preguntarte, sobre cada objetivo: ¿Es suficientemente concreto? ¿Puedo medirlo y controlar el grado de avance? ¿Es factible su consecución?, ¿Aporta este objetivo a la consecución de un bien mayor? ¿Son los plazos acordes con la realidad?

Metodología SMART y Balanced Scorecard

Para cada perspectiva del Balanced Scorecard deberemos definir objetivos e indicadores de estos objetivos y no podemos olvidar que son objetivos que han de ilusionarnos y ayudarnos a alcanzar la meta superior, nuestra visión empresarial.

Si te das cuenta esta metodología para el establecimiento de objetivos, casa a la perfección con el fin último de un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard.

Cuando se complementan los objetivos SMART con un Plan de Acción completo instrumentado mediante un Balanced Scorecard conseguiremos no solamente el objetivo en sí, también la forma concreta de llegar a alcanzarlo gracias a las iniciativas, lo que nos permitirá ser incluso un poco más ambiciosos en la definición de estos objetivos.

Una vez definidos los objetivos SMART para las perspectivas, queda el establecimiento de los KPI y los estados de consecución de estos objetivos con base en los indicadores. Gracias a ello tendremos una representación gráfica del nivel de cumplimiento y podremos actuar en consecuencia, es decir, sabremos en todo momento que tornillo debemos apretar en el engranaje de la organización para alcanzar los objetivos.

Software para GRCTools

El software GRCTools permite asegurar que sus procesos cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de mejora se determinen y se ejecuten en consecuencia.

GRCTools permite planificar, establecer, implementar y mantener los programas de auditoría interna y externa de la organización, definiendo los criterios de auditoría, seleccionando a los auditores y realizando las acciones correctivas pertinentes.

Auditorías de Control Interno: claves para que sean Eficientes

Suscriptor — Tue, 23 Jun 2020 06:30:57 +0000

Auditorías de Control Interno

Durante el post de hoy queremos hablar sobre uno de los elementos que afectan a muchas organizaciones, las auditorías de control interno.

Las auditorías de control interno son un proceso que puede parecer bastante complejo. Es necesario que se realice una preparación previa de forma exhaustiva. En general, supone un proceso de revisión, evaluación y validación. Si se quiere aplicar a alguna norma ISO, el proceso de revisión, evaluación y validación tiene que seguir las directrices que exija la norma.

La importancia que presentan las auditorías de control interno es que se realizan para entrar posibles problemas en cuanto a la consecuencia de los objetivos de la organización. Con una auditoría interna se encontrarán todos los elementos que se deben mejorar o solucionar, evitando que no se lleguen a conseguir los objetivos que se establecen por la dirección de la organización.

¿Qué son auditorías eficaces y eficientes?

Lo primero que debemos conocer es la diferencia entre estos dos conceptos. La eficiencia se puede entender como la unión entre recursos y logros, es decir, es hacía donde queremos llegar nosotros en un plan de auditoría. Debemos tener en cuenta que debemos conseguir los objetivos planteados con los recursos suficientes o, incluso, con menos.

Con la eficacia lo que buscamos es lograr un objetivo, para ello debemos tener una retroalimentación clara y una comunicación interna eficiente con el equipo.

El camino que queremos trazar para que las auditorías internas de control sean eficientes y eficaces es el siguiente:

Planear un objetivo
Realizar una planificación
Llevar a cabo la planificación y revisar los indicadores
Cumplir con los objetivos

Elementos para conseguir la eficiencia y eficacia en las auditorías de control interno

Para saber como conseguir la eficiencia y la eficacia en cuanto a las auditorías de control interno, hemos contado con grandes profesionales del sector durante uno de nuestros webinars llamado “Auditorías de Control Interno E2 (Eficientes y Eficaces)”.

Carolina Luna, Gerente de Risk Advisory Services en PwC Colombia

Con respecto a la necesidad de conocer los elementos con los que obtener una eficiencia y eficacia en las auditorías de control interno, Carolina nos comenta:

“El objetivo de un auditor interno, se encuentra plasmado en el marco internacional en la práctica de la profesión de auditor interno, el cual nos indica que debemos proteger y generar valor en las organizaciones, apoyar a la mejora continua de los procesos en la gestión de riesgos, control y gobiernos, cumplir con las expectativas de los stakeholders, etc.”.

“Otro elemento importante que nos permite realizar una auditoría eficiente y eficaz son las herramientas emergentes, que hoy se utilizan para trabajar de una forma más ágil y entregar resultados más completos a la organización”.

¿Cómo apoya la transformación digital a la eficacia y eficiencia en las auditorías?

Sobre este tema tan interesante, no habla David Flórez “Gerente de Auditoría Interna en PwC Colombia”:

Es importante conocer cómo la tecnología puede ayudar tanto a los auditores como a las empresas a llevar a cabo las auditorías de una forma mucho más rápida y sencilla, ofreciendo también la posibilidad de que dichas auditorías sean eficaces y eficientes:

“Tener los datos es básico, sin embargo, lo que realmente genera valor es la capacidad analítica de procesar dichos datos de forma coherente e integral y generar conclusiones predictivas”.

¿Cuáles son los beneficios de las auditorías E2?

Las auditorías de control interno eficientes y eficaces presentan una serie de beneficios entre los que se encuentran:

Mayor agilidad en los procesos de análisis por parte del equipo de auditoría.
Enfoque sistemático para disponer de información clave.
Reducción de actividades innecesarias, disminución de costos, incremento de productividad, etc.
Anticipación en la identificación de riesgos.
Análisis masivos de población.
Alertas tempranas, monitoreo y análisis periódico de tendencias.
Focalización de actividades e informes en tiempo real.

Software para el análisis de Riesgos

GRCTools es el software que le permite a las organizaciones gestionar de forma integrada un Sistema de Gestión de Riesgos. Esto implica el Análisis Preliminar de Riesgos como parte de las buenas prácticas de gestión que cualquier empresa ha de cumplir y para el que es necesaria la gestión de gran cantidad de información. GRCTools es una herramienta que consigue automatizar procesos y procesar la información de una forma más eficaz.

Con el software GRCTools se reducirán los tiempos invertidos en la gestión de los diferentes procesos a nivel de identificación de elementos, creación de planes de acción, presentación de informes, etc. también nos permite reducir costos y aumentar el rendimiento de la organización.

Si quieres obtener más información, solicítanos contacto.

Por qué es importante un sistema de control interno en las auditorías

Suscriptor — Wed, 11 Sep 2019 06:00:11 +0000

Sistema de control interno: ¿Qué es? y ventajas

A modo de introducción se podría afirmar que el Informe COSO (Committee Of Sponsoring Organizatións of the Treadway Commission) en 1992 es el padre de lo que hoy en día entendemos por un Sistema de Control Interno. Este define el control interno, describe sus componentes y aporta una serie de parametrizaciones mediante las cuales un determinado sistema de información puede ser evaluado. Además, dicho documento incluye una guía para informar al público del control interno y provee una serie de materiales que los gerentes, auditores y otros profesionales pueden utilizar para evaluar un sistema de control interno.

El sistema de control interno es un procedimiento de control integrado a las actividades operativas de los entes de una determinada organización. Su objetivo no es otro que el de asegurar de una manera considerable la fiabilidad de la información de cara a una auditoría externa. Que los estados sean fiables constituye el objetivo fundamental del examen en las auditorías externas. Esta relación entre ambos muestra la importancia que tiene el sistema de control interno para la auditoría externa de estados de los diferentes Sistemas de Gestión.

¿Qué empresas cuentan con un Sistema de Control Interno?

Como es lógico pensar, no todas las empresas cuentan con un Sistema de control interno para mantener al día el estado de sus Sistemas de Gestión. Son dos las razones que provocan que algunas empresas no cuenten con estos:

Por cuestiones relacionadas con la política interna de la empresa. Es decir, la gerencia considera que no es necesario contar con un Sistema de Control Interno. Una visión errónea desde nuestro punto de vista.
Debido al tamaño o la magnitud de la empresa. La mayoría de compañías que forman el tejido empresarial actual son pymes. En muchas medianas y pequeñas empresas, la estructura operacional de las mismas no hace posible que se pueda llevar a cabo la implementación de un proceso de control integrado.

No cabe ninguna duda de que esta herramienta es fundamental para grandes compañías en las que son muchos los aspectos que deben de ser gestionados y controlados de forma adecuada. Los procedimientos de comprobación son claves para poder desarrollar procedimientos más eficientes y funcionales.

El sistema de control interno es un procedimiento de control integrado a las actividades operativas de los entes de una determinada organización.
Click To Tweet

Las ventajas de contar con un Sistema de Control interno

Un sistema de control interno adecuado, va a permitir aportar seguridad de manera razonable respecto de los siguientes contextos de una organización:

La efectividad y eficiencia de diversas operaciones.
La confiabilidad de la información que se esté auditando.
El cumplimiento de la legislación y las regulaciones aplicables que afecten a las operaciones de la organización a la que pertenezcamos.
La mejor ejecución de auditorías de control externo.

De cara a la ejecución de auditorías externas es necesario que el auditor deposite confianza en los controles que realiza la empresa. Para que el auditor decida depositar confianza tendría que evaluar el nivel de desarrollo y si funciona eficientemente dicho sistema de control; esta tarea constituye la “Evaluación de las actividades de control de los sistemas que son pertinentes a su revisión, siempre que, con relación a su tarea, el auditoria decida depositar confianza en tales actividades”.

Las 8 fases para implementar un sistema de control interno

Existen ocho fases que se deben de seguir secuencialmente para poder garantizar una correcta implementación del control interno. Son las siguientes y pueden encontrarse detalladas en el siguiente artículo:

Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la capacitación
Recabar información
Clasificar la información obtenida
Diagnosticar
Revisar los procedimientos
Evaluar el control interno y de gestión
Implementar, hacer seguimiento y ajustar
Evaluar indicadores y realizar más ajustes

Software GRCTools para la gestión de Auditorías Internas

GRCTools permite planificar, establecer, implementar y mantener los programas de auditoría interna y externa de la organización, definiendo los criterios de auditoría, seleccionando a los auditores y realizando las acciones correctivas pertinentes.

Metodología para el desarrollo del trabajo de una auditoría de gestión

Suscriptor — Wed, 16 Aug 2017 11:19:52 +0000

Trabajo de una auditoría de gestión

El objetivo del trabajo de una auditoría de gestión es que la organización adapte sus recursos humanos principales a las condiciones ambientales del entorno de los negocios. Para poder llevarla a cabo debe de adoptarse el punto de vista del director general. Este debe tomar decisiones críticas sobre la atribución de los recursos, la estructura de la organización y el enfoque de la estrategia de mercado.

La metodología a seguir debe de satisfacer una serie de cuestiones para que su desarrollo sea fructífero para la organización. Estas cuestiones pueden simplificarse de la siguiente forma:

Definición del problema y determinación de la estrategia
Documentación sobre la organización
Entrevistas con los ejecutivos
Valoración sistemática individual de equipos y sistemas internos
Presentación de resultados y medidas sugeridas
Información retroactiva y seguimiento

Entre los beneficios que aporta el trabajo de una auditoría de gestión encontramos principalmente:

Identificar los puntos débiles y fuertes de cada objetivo
Identificar los factores clave, estratégicos, organizativos y de política general y reconoce los defectos de la dirección
Constituir un elemento amplio y esencial para analizar las fuerzas actuantes de la estructura de una compañía y sus directivas

Si deseas conocer más acerca del trabajo de una auditoría de gestión o de las normas ISO, los sistemas de gestión y los modelos de excelencia, puedes visitar el resto de artículos de nuestro blog, como por ejemplo “Componentes principales en la medición de una auditoría de gestión”

Determinación de los objetivos o fines del trabajo de una auditoría de gestión

Los objetivos los establece el auditor según un Plan General diseñado y aprobado. Se definen con claridad y los conocen los responsables de trabajo. Constituyen, en todo instante, el fundamento del trabajo de una auditoría de gestión y condicionan su alcance, programación en procedimientos, ejecución, responsabilidades, etc.

Como el campo de actuación es amplio, los objetivos pueden ir desde el diagnóstico de la organización a la evaluación de un área funcional o administrativa. Se verifican los siguientes aspectos:

Confiabilidad de la información
Protección de activos
Cumplimiento de los planes
Detección de errores
Diseño eficaz de sistemas
Utilización eficiente de los recursos

Auditoría de Gestión: Para llevarla a cabo debe de adoptarse el punto de vista del director
Click To Tweet

Identificación del área, sistema u operación, objeto del trabajo

Es imprescindible que los auditores de gestión estén familiarizados con el área, el sistema o la operación a auditar. Su conocimiento garantiza un desarrollo eficaz del trabajo.

Para obtener este conocimiento, el auditor de gestión debe consultar fuentes internas y externas que le proporcionen información no solo del área en sí, sino de todos los aspectos que, de forma directa o indirecta, afectan a los objetivos que se persiguen.

Las principales fuentes para enriquecer el conocimiento de la organización o el área son:

Publicaciones sobre aspectos gerenciales, económicos, financieros, técnicos, etc., y las del sector en general y el negocio en particular
Manuales de procedimientos y reglamentos de la organización
Entrevistas con la dirección, el personal de la empresa y los especialistas externos en los temas objeto del trabajo
Lectura de informes que se hayan podido elaborar sobre el tema
Análisis de los estados financieros y demás informes

El conocimiento del área de la organización le permite al auditor determinar el riesgo y valorar la materialidad, de esta forma puede diseñar con certeza la planeación y programación del trabajo, y hacer mayor énfasis en los aspectos que requieran atención especial.

Programación, ejecución del trabajo y obtención de evidencia

Esta etapa supone establecer, por escrito, los pasos específicos de los procedimientos y de las pruebas a desarrollar en el trabajo, las técnicas a aplicar y los recursos materiales y humanos necesarios para conseguir la evidencia suficiente y competente. Debe permitir la evaluación del área, sistema u operación auditada y determinar las acciones de mejora que se estimen pertinentes.

Las actividades o programas de trabajo a desarrollar serán:

Examinar y apreciar la rectitud, la suficiencia y la aplicación de los controles contables, financieros y operacionales
Verificar la conformidad con políticas, planes y procedimientos establecidos
Comprobar hasta qué punto los activos de la empresa u organización se justifican y protegen de pérdidas de forma razonable
Verificar la confianza de los datos que produce los sistemas
Recomendar mejoras operacionales

Las técnicas del trabajo de una auditoría de gestión, como observación, rastreo, entrevista, confirmación, análisis, verificación documental, revisiones analíticas, etc., son las herramientas principales a disposición de los auditores de gestión para desarrollar su trabajo.

El diseño adecuado de las pruebas, su correcta ejecución y su cuidada documentación constituyen una clave de éxito muy importante para el trabajo de una auditoría de gestión.

Software GRCTools para el Trabajo de una auditoría de gestión

La Plataforma Tecnológica GRCTools permite fijar el cronograma del trabajo de una auditoría de gestión y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.

Auditoría a proveedores: Una necesidad para la sostenibilidad

Suscriptor — Wed, 02 Aug 2017 13:04:07 +0000

Auditoría a proveedores

Que los proveedores lleven a cabo malas prácticas comerciales o estados financieros deficientes puede provocar un impacto muy negativo para cualquier tipo de organización. Debido a esta razón, se ha convertido en imprescindible para las compañías contratantes, el levantamiento y control de la información acerca de los beneficios, facturaciones, flujo de caja, resultados operacionales, entre otros datos. El objetivo es lograr disminuir los posibles riesgos que estos pueden suponer para la cadena de suministro. Y este objetivo se lleva a cabo a través de la ya conocida auditoría a proveedores.

Durante el segundo semestre del año 2016, el riesgo global de cadena de suministro se vio incrementado a 80,8 puntos de 100, un nivel no visto desde el año 2013. Esta información proviene del último Índice de Riesgo del Instituto Colegiado de Compras y Abastecimiento, el cual es el encargado de medir la actividad económica de los mercados en un total de 132 países.

Según los expertos, al reducir al mínimo posible los potenciales riesgos económicos de un proveedor, mediante la mencionada auditoría a proveedores, pueden verse incrementado de manera significativa el éxito de cualquier proyecto.

Puedes consultar más información acerca de la auditoría a proveedores a través de los artículos que publicamos en nuestro blog, como por ejemplo “Auditoría a proveedores: Reducción del riesgo en la cadena de valor”

Evaluación

Según estudios, se revela que una fuerte inversión inicial para comenzar con un proyecto puede verse afectada si el proveedor no cumple con lo acordado, especialmente en el caso de que cayese inesperadamente en insolvencia.

Sin embargo, evaluándolo de forma anticipada y predictiva, se puede no solo ayudar a las empresas a sostener una buena relación como cliente y a aprovechar oportunidades del entorno a nuevos proyectos, sino que además se puede llegar a evitar un traspié en la cadena de suministro.

Una salud financiera estable de los proveedores es importante, sobre todo si se está por firmar un contrato a largo plazo o en proceso de preselección para adquirir servicios y productos.

Consecuencia de ello, es que un proceso de auditoría a proveedores financiera genera un diálogo fructífero con el proveedor al hacerlo consciente de estos potenciales riesgos para que ellos puedan mitigarlos a tiempo y, a su vez, entender exactamente cuáles son las necesidades del cliente y la espalda financiera que este proveedor requerirá. Esta cooperación mejora la flexibilidad y estabilidad de la cadena de abastecimiento, una ventaja fundamental para la rentabilidad del comprador.

El riesgo global de cadena de suministro se vio incrementado a 80,8 puntos de 100
Click To Tweet

Generando confianza en los stakeholders

No obstante, que una organización lleve a cabo una auditoría a proveedores al estado financiero de estos no solo es un beneficio bidireccional, sino que además representa un efecto positivo para el resto de sus grupos de interés, como son los accionistas, los clientes o los empleados entre otros.

Entre los distintos beneficios de una auditoría a proveedores en esta materia podemos destacar:

Descubrir estafas o faltas en los estados financieros.
Manejar información para la toma de decisiones en las negociaciones.
Implementar políticas y procedimientos de control interno.
Generar transparencia y certeza del uso de los recursos.
Resguardo de los intereses de los accionistas.

En un mundo bajo turbulencias económicas, las compañías deben invertir en gestión de transparencia. Contar con auditorías financieras positivas por parte de sus proveedores, no solo mejorará sus relaciones y las ayudará a evitar prácticas fraudulentas e ilegales, sino que además las sitúa en una posición de ventaja competitiva y rentabilidad frente a las que no auditan.

Se pueden hacer frente a estos riesgos mediante de tres opciones, las cuales favorecen la evaluación del perfil financiero de los proveedores. Estas opciones son las siguientes:

Mediante la recopilación de información en línea con base en cuestionarios de registro y precalificación.
A través de la integración de datos de terceros para una evaluación más rigurosa.
Puede apoyar a los proveedores mediante un cuestionario validado manualmente con un análisis financiero concreto.

Software GRCTools: Auditoría a proveedores

A través de la Plataforma Tecnológica GRCTools la gestión de las auditorías internas y externas de una organización se ve facilitada y agilizada.

GRCTools permite fijar el cronograma de la auditoría a proveedores y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.

Si tiene dudas acerca de alguna funcionalidad o cómo podría funcionar GRCTools en su organización, puede solicitar que uno de nuestros consultores expertos se ponga en contacto con usted o también puede asistir como invitado a una de las demostraciones de producto que realizamos cada semana. En nuestra sección de Agenda puede elegir la fecha que le resulte más conveniente.

Auditoría de gestión según el organismo competente de control

Suscriptor — Thu, 13 Jul 2017 11:51:09 +0000

Auditoría de gestión

No todas las organizaciones presentan una situación propicia para realizar una auditoría de gestión. Es más factible aplicarla en empresas donde:

Se tiene un sistema de control interno establecido y cada uno de los componentes del sistema están en funcionamiento.
Existe un sistema de evaluación del desempeño establecido a través de indicadores, el cual es preferible si está estructurado en tableros de mando y se hace seguimiento permanente a su cumplimiento.
Los procesos y los procedimientos se documentan de forma debida, se cumplen y se actualizan de manera permanente.
El sistema de administración de riesgos del negocio está estructurado y operando.
Se diferencia la propiedad y la toma de decisiones de control, de manera que la propiedad pertenece a los accionistas y la toma de decisiones a la gerencia. Esta situación se conoce y se trata en lo que se denomina la teoría de la gerencia.

Características

Como propiedades principales de cualquier auditoría de gestión podemos definir las siguientes:

Parte de un contexto general para determinar resultados específicos.
Corrobora el cumplimiento de planes y programas en un período de tiempo determinado.
Concentra su esfuerzo hacia la actividad productiva.
Identifica las potencialidades de la empresa para generar riqueza, es decir, mide la contribución económica y social al detectar puntos críticos de la gestión.
Calcula índices específicos de precios para determinar la incidencia de las variables endógenas de la gestión.
Diseña indicadores y tableros de diagnóstico complementarios al indicador principal.
Utiliza una metodología flexible y cambiante para que pueda ajustarse a cambios internos y externos.

Principios fundamentales

Entre los principales principios fundamentales de una auditoría de gestión podemos encontrar los siguientes:

Verifica tendencias y desviaciones, aportando acciones correctivas.
Busca de manera permanente la mayor eficacia y eficiencia en la ejecución del control fiscal.
Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminadas para cada organización.
Contribuye a que las organizaciones mejoren la eficiencia financiera y administrativa en el manejo de los recursos.
Verifica que las organizaciones cumplen con la misión para la cual fueron constituidas.
Vela para que la delegación que hace el Estado de sus funcionarios se cumpla y llegue a los beneficiarios del bien o servicios.
Comprueba que el máximo de productividad se logre con el mínimo coste, con el uso adecuado de la capacidad instalada.

Descubre las diferencias entre una auditoría de gestión y una auditoría financiera
Click To Tweet

Etapas esenciales

El desarrollo de una auditoría debe contener las etapas de planeación, ejecución y control. En cada una de dichas etapas debe de efectuarse un análisis a la:

Eficiencia: Análisis financiero, examen de costes, rentabilidad pública o índice de productividad.
Economía: Indicadores de asignación de recursos, indicadores financieros, análisis de variables de excedentes públicos o evaluación económica.
Eficacia: Indicadores específicos o indicadores complementarios.
Equidad: Valor agregado, resultado de operación frente a los usuarios o elaboración del informe.

Distinción entre auditoría de gestión y auditoría financiera

Es importante saber diferenciar entre lo que supone una auditoría de gestión y lo que conlleva una auditoría financiera. A continuación vamos a establecer unas directrices principales para distinguir una auditoría financiera de una auditoría de gestión.

Auditoría financiera

Se le concibe para dar una opinión objetiva e independiente sobre la situación financiera y las operaciones que muestran los estados financieros.
Su dictamen se basa en las normas de contabilidad de aceptación general.
El contenido del dictamen u opinión del auditor independiente es muy breve y fácilmente previsible.
El auditor independiente, en general, no formula recomendaciones sobre la gestión de la empresa. En el caso de hacer recomendaciones estas no forman parte del dictamen u opinión sino que son de alcance limitado, ya que no son consideradas como la base del informe.
Las auditorías financieras tienen carácter periódico.

Auditoría de gestión

La auditoría de gestión examina las prácticas de gestión.
No existen principios de gestión generalmente aceptados, ya que no están codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión.
Los criterios de evaluación de gestión se diseñan para cada caso específico y se pueden extender a casos similares.
Las recomendaciones sobre gestión deben ser extensas y adaptadas al área examinada, analizando las causas de las ineficacias y sus consecuencias.
La auditoría de gestión no se realiza con la misma periodicidad de la auditoría financiera.
Los índices que se suelen utilizar para analizar los estados financieros tienen un enfoque de auditoría de gestión, muchos de ellos ayudan a evaluar la administración.

Software GRCTools para Auditoría de gestión

La Plataforma Tecnológica GRCTools permite fijar el cronograma de las auditorías y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.

Auditoría de proveedores: Reducción del riesgo en la cadena de valor

Suscriptor — Mon, 10 Jul 2017 08:33:51 +0000

Auditoría de proveedores

Últimamente, existe un gran interés que va en aumento acerca de la procedencia de los productos que podemos adquirir en el mercado. Dicho interés suscita más preguntas que respuestas en aspectos diversos sobre calidad, medio ambiente, ética, seguridad, derechos humanos, etc.

Esta cuestión es debida en gran parte a la deslocalización de la producción de muchas organizaciones. Las empresas han ido cambiando su estructura de producción hacia una perspectiva global con el objetivo de lograr la eficiencia respecto a los costes. No debemos ignorar que la deslocalización de la producción por motivos económicos va aparejada a otro tipo de riesgos. De manera frecuente, aquellas zonas donde los costes de producción requieren una menor inversión cuentan con una legislación más flexible y no aseguran el cumplimiento de las normas de los consumidores.

Por otra parte, dada la facilidad para acceder a la información y la velocidad con la que esta es compartida en los medios de comunicación, concretamente en las redes sociales, requiere que las organizaciones reflexionen sobre las posibles consecuencias que estos temas pueden tener sobre su imagen y su reputación en el supuesto de que saliese a la luz una noticia negativa en relación con su cadena de suministro.

La tendencia de contenidos negativos en los medios de comunicación pone de relieve que las organizaciones necesitan de una gestión integrada de cada uno de los riesgos asociados a sus operaciones externalizadas. Pues pueden aparecer numerosos puntos críticos que no se encuentran bajo el control directo de la organización. Por ello, la cadena de valor es considerada uno de los grandes puntos fuertes y débiles al mismo tiempo.

Puede conocer más acerca de la auditoría de proveedores a través de otros artículos publicados en nuestro blog, como por ejemplo este: “Características de una auditoría de gestión”.

Una herramienta a disposición de las organizaciones que contratan globalmente

La auditoría de proveedores nace para satisfacer las distintas necesidades de una empresa en diferentes áreas de la misma. No obstante, pueden aparecer ciertas incógnitas alrededor de su ejecución y funcionamiento. Una de estas dudas es el coste que puede llegar a suponer a la organización llevar a cabo una auditoría de proveedores.

Realmente, los costes que pueden ir asociados a cualquier auditoría de proveedores no llegan a ser visibles ni predecibles. Podría decir que dichos costes son la parte no visible del iceberg. La parte visible correspondería a los costes que supondría la aplicación de un programa de auditoría de verificación, es decir, aquellos que pueden contabilizarse y presupuestarse. La parte invisible es más compleja de contabilizar, pues además de los costes asociados a la posible deslocalización de la producción, pueden incluir costes de difícil cuantificación, como pueden ser el daño que puede sufrir la imagen y la marca.

La deslocalización de la producción puede suponer daños en la imagen y la marca
Click To Tweet

La importancia de la auditoría de proveedores

La auditoría de proveedores es una evaluación periódica del nivel de rendimiento de la cadena de suministro con la intención de alcanzar una mejora continua de los productos y servicios o de cualquier otro parámetro que la empresa pretenda verificar. Esta auditoría de proveedores favorece la labor de identificación de socios comerciales de confianza y da respuesta a ciertas incógnitas acerca del rendimiento de la cadena de valor.

Dependiendo del objetivo que la organización esté buscando, han ido apareciendo distintas clases de auditoría de proveedores. Esta clasificación se encuentra relacionada con las diferentes tendencias a nivel mundial en materia de consumo responsable por parte de la población. Entre las auditorías de proveedores más comunes encontramos:

Auditorías de calidad del producto
Auditorías de trazabilidad en la cadena de valor
Auditorías ambientales
Auditorías de seguridad alimentaria
Auditorías de seguridad y salud en el trabajo
Auditorías de responsabilidad social
Auditorías de códigos de conducta internacionales o específicos de la empresa

Software GRCTools: auditoría de proveedores

A través de la Plataforma Tecnológica GRCTools la gestión de las auditorías internas y externas de una organización se ve facilitada y agilizada.

GRCTools permite fijar el cronograma de las auditorías y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.

Si tiene dudas acerca de alguna funcionalidad o cómo podría funcionar GRCTools en tu organización, puede solicitar que uno de nuestros consultores expertos se ponga en contacto con usted o también puede asistir como invitado a una de las demostraciones de producto que realizamos cada semana. En nuestra sección de Agenda puede elegir la fecha que le resulte más conveniente.

Componentes principales en la medición de una auditoría de gestión

Suscriptor — Tue, 27 Jun 2017 17:40:42 +0000

Medición de una Auditoría de gestión

Al realizar la medición de una auditoría de gestión, independientemente del tipo de organización en la que se lleve a cabo, se considera que debe de contener una serie de cuestiones que veremos a continuación.

Si deseas conocer las características de una medición de una auditoría de gestión puedes visitar otro de nuestros artículos haciendo clic aquí.

Eficacia

La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos en el mediano y largo plazo. Es decir, a través de la comparación de los resultados reales obtenidos con los resultados previstos.

Los objetivos se cumplen a través de la consecución de las metas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes o servicios producidos.

La evaluación de la eficacia de una organización no se puede realizar sin la existencia de un plan, propuesto o programa, en el que los objetivos aparezcan establecidos y cuantificados con claridad.

Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los recursos utilizados para obtenerlos.

La eficacia es el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, su medición se expresa en un porcentaje de cumplimiento. Existen dos tipos de medición de eficacia:

Eficacia parcial de los hechos. Es la encargada de medir los hechos.
Eficacia total de los resultados. Es la encargada de medir los resultados.

La eficacia también se puede definir como la que produce efectos o resultados, llega a donde se quiere llegar y evalúa el cumplimiento de los objetivos programados.

Entre los indicadores de eficacia podemos encontrar:

La reducción de accidentes laborales a través de un determinado programa.
La reducción de incendios forestales como consecuencia de una mayor vigilancia.
El número de vehículos recuperados a las 24 horas de recibir una denuncia por robo.
La cantidad de personas empleadas después de seguir un curso de formación profesional.

Descubre qué debe incorporar una #auditoría de gestión
Click To Tweet

Eficiencia

El grado de eficiencia lo aporta la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados y los recursos utilizados. Se entiende también por eficiencia, el examen de los costes –coste mínimo- con los que la organización alcanza sus objetivos y resultados en igualdad de condiciones y calidad.

Una actuación eficiente obtiene un resultado máximo con unos recursos determinados, o con unos recursos mínimos mantiene la calidad y la cantidad de un servicio determinado.

La eficiencia también puede entenderse como la relación existente entre el trabajo desarrollado, el tiempo invertido, la inversión realizada en alguna actividad y el resultado logrado. Es decir, lograr aquello que se desea con el mayor ahorro de recursos.

El estudio de la eficiencia comprende:

El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación con su coste.
La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.
Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados.

Entre los indicadores de eficiencia podemos poner de ejemplo:

Coste anual de mantenimiento de una biblioteca/número de lectores.
Coste de mantenimiento de una piscina pública/número de usuarios.
Número total de alumnos/número de alumnos que no aprobaron el curso.

Economía

Es el estudio de la asignación de recursos humanos, físicos y financieros que hacen las organizaciones públicas o privadas entre sus actividades, para determinar si dicha asignación fue óptima y maximizó los resultados.

La economía se relaciona con los términos y las condiciones con las que las organizaciones adquieren sus recursos financieros, humanos, físicos o tecnológicos. Se obtiene la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado, y al menor coste posible.

La economía también se puede entender como:

Asignación de recursos.
Uso efectivo y eficiente de los recursos de la organización en marcha.

Equidad

Estudia el desarrollo de la administración, identifica los receptores de su actuación económica para determinar cómo se distribuyen los costes y los beneficios entre los agentes económicos que intervienen en su acción.

Ecología

Implica la defensa y protección de la naturaleza y del medio ambiente. La medición de una auditoría de gestión requiere de la contabilidad ambiental. Articula indicadores de sostenibilidad ambiental en el contexto del desarrollo, establece sistemas de información que facilitan el control y la fiscalización de las acciones que afectan la condición de la naturaleza y el desarrollo nacional.

El tema de ecología aún no ha sido involucrado en la medición de una auditoría de gestión de forma plena en el sector privado ni en el público. Apenas se hace mención como un aspecto a considerar, por lo que todavía no se han planteado sistemas de medición al respecto.

Software GRCTools para la Medición de una Auditoría de gestión

La Plataforma Tecnológica GRCTools permite fijar el cronograma de la medición de una auditoría de gestión y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.

Características de una auditoría de gestión

Suscriptor — Wed, 21 Jun 2017 19:00:51 +0000

Auditoría de gestión

Las características de una auditoría de gestión es el examen que se realiza a una organización con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente.

Las características de una auditoría de gestión puede ser definida en los siguientes términos:

El control de gestión es el examen de la eficiencia y eficacia de las organizaciones en la administración de los recursos públicos, determinada, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y de la identificación de la distribución del excedente público, así como de los beneficios de su actividad.

El control de gestión y resultados es un proceso que, dentro de las directrices de planeación estratégica, busca que las metas sean congruentes con las previsiones. Las comisiones de regulación definirán los criterios, características, indicadores y modelos de carácter obligatorio que permitan evaluar la gestión y los resultados de las empresas. Concierne a la estructura interna y personal de una empresa dada. Pretende mejorar la capacidad de esta para hacer frente con éxito a los cambios, apunta a la evaluación de las fortalezas y las debilidades de una organización, su equipo directivo y espíritu corporativo: Los objetivos estratégicos constituyen el punto central de esta auditoría. Podemos observar una gran diferencia entre la auditoría y el control de gestión. Es una técnica de asesoramiento que prestan como servicio independiente algunos consultores experimentados (Gratd y Backer, 1994). Es apropiada en los siguientes casos: compra, fusión o joint ventures, reorganizaciones, emisiones u ofertas públicas, reestructuraciones, modificaciones legislativas, fluctuaciones del mercado, problemas de recursos humanos.

Se trata del examen de eficiencia, eficacia, economía y equidad en la administración del recurso público por medio de información, tanto interna como externa, de tipo contable, comercial, estadístico y operativo. Esta información, al ser analizada, permite evaluar resultados históricos, detectar desviaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. De otra parte, evalúa el cumplimiento de objetivos y metas.

Descubre la diferencia entre #auditoría de gestión y el control de gestión
Click To Tweet

El resultado obtenido sirve de herramienta en la toma de decisiones. La auditoría externa de gestión y resultados es un procedimiento mediante el cual se efectúa un análisis a los prestadores de servicios públicos domiciliarios con el propósito de evaluar su gestión interna, teniendo en cuenta el objeto social, sus objetivos generales y su eficiencia como organización, con el fin de emitir un informe sobre la situación global del prestador. Esta evaluación deberá servir a las personas prestadoras de servicios públicos, a las comisiones de regulación y demás autoridades que tengan competencias en el sector de servicios públicos domiciliarios y a los usuarios.

Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en logro de las metas programadas y el uso de los recursos públicos para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el público.

Las características de una auditoría de gestión es el examen que se realiza a una organización con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente responsable.

Principales características de una auditoría de gestión

Permanentes: significa que deben ser continuas en el tiempo, que contribuyan de formas efectiva y oportuna a identificar, analizar, evaluar, tratar, comunicar y monitorear los riesgos del prestador. Las características de una auditoría de gestión y resultados –AEGR- debe informar, de manera inmediata, al organismo competente de control toda situación que ponga en riesgo la prestación del servicio y que detecte en el desarrollo de su gestión. No se consideran permanentes las características de una auditoría de gestión que no se realicen de forma continua, o en períodos que no cubran la anualidad.

Estratégicas. Se enfocan en los aspectos que señala la resolución y en los otros críticos o relevantes del prestador que se identifiquen en el desarrollo de las características de una auditoría de gestión.
Objetivas. Al desarrollarlas se debe asegurar que los hallazgos y las conclusiones se fundamenten, en lo posible, en evidencia verificable.
Confiables. La información que presente y reporte la auditoría debe ser veraz y exacta, de manera que minimice los riesgos de interpretación.
Diligentes. Se deben atender, con diligencia y oportunidad, los requerimientos del organismo competente de control.
Efectivas. La auditoría de gestión y resultados debe recomendar a sus conclusiones las acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a aplicar, respecto de las situaciones detectadas.

Software GRCTools para las características de una Auditoría de gestión

La gestión del riesgo operacional

Suscriptor — Fri, 21 Jun 2013 10:33:40 +0000

Gestión del riesgo operacional

En primer lugar, debemos explicar a que hace referencia el concepto de gestión del riesgo operacional. El comité de Basilea define como riesgo operacional aquel riesgo de pérdidas económicas resultante de la falta de adecuación o ineficiencia en los procesos internos y ante cambios procedentes del exterior, por parte de la actuación del personal o de los sistemas integrados en la unidad productiva.

Dicho de otro modo, el riesgo operacional es todo tipo de riesgo en las instituciones no clasificable como Riesgo de Mercado o Riesgo de Crédito, y que es consecuencia de errores técnicos y humanos.

Las consecuencias del riesgo operacional pueden conllevar efectos directos e indirectos en una empresa:

Directos: pérdida directa en la actividad ordinaria de la empresa, riesgo de tipo legal o regulatorio.
Indirectos: mala imagen de la empresa en el mercado y la disminución o interrupción del negocio.

Para evitar las consecuencias del riesgo operacional, lo más conveniente es controlarlo y gestionarlo a través de un modelo adecuado a las características de cada organización. Las herramientas más sutilizadas para ello son:

Autoevaluaciones o autocontroles: las cuales pueden llevarse a cabo a través de evaluaciones realizadas por entidades independientes, así como por formularios o cuestionarios internos.
Flujos de proceso y mapas de riesgo.
Indicadores de Riesgo.
“Escalation triggers”.
Base de datos de pérdidas.

Los principales tipos de errores que llevan a la existencia de riesgo operacional en una organización se clasifican en:

Errores en el procesamiento de transacciones.
Errores en el incumplimiento de controles.
Errores en los sistemas de soportes.
Errores en los modelos o métodos de valoración.
Inadecuadas políticas de Recursos Humanos, por ejemplo, la falta de delegación de tareas a terceros.

Numerosas entidades y organizaciones internacionales de diferentes sectores económicos destacan la importancia de detectar los errores anteriormente mencionados y establecer medidas que aseguren el correcto funcionamiento de la organización.

De ahí que se hayan realizado estudios e informes que traten de evitar o solventar esta problemática. Un buen ejemplo de ello sería el Informe BIS 1998, basado en contactos con 30 grandes bancos, o la Encuesta ISDA / BBA / RMA 1999 elaborada por PricewaterhouseCoopers, en la que se establece la relación entre el riesgo operacional y valor financiero para el accionista.

Basándonos en el riesgo operacional se pueden destacar tres tipos diferentes de estructuras organizativas, como son:

Función de Gestión de Riesgo: este modelo es el más común.
Descentralización de gestión del riesgo operacional.
interna de objetivos.

La tendencia que se observa en el mercado es la de mejorar los modelos de gestión en todos los ámbitos. Sin embargo, centrándonos en los modelos de gestión del riesgo operacional, la formación continua para incrementar la concienciación del los peligros que este riesgo conlleva es cada vez mayor. Además, se presta especial interés a investigar el origen de los errores y sus consecuencias a través del modelo causa-efecto y a utilizar eficientemente los resultados obtenidos en los métodos de evaluación.

Desde GRCTools ponemos a disposición de todas las organizaciones interesadas, tanto públicas como privadas, una herramienta única de sistemas de gestión de fácil manejo, además de nuestros servicios de consultoría realizados por personal internacional y con amplia experiencia en sistemas de Gestión, Estrategia y Excelencia.