En la actualidad, ninguna organización puede considerarse una isla. Cada empresa forma parte de un entramado de proveedores, contratistas, distribuidores, socios estratégicos y prestadores de servicios que sostienen su funcionamiento diario. Esta red interdependiente potencia la innovación y la eficiencia, pero también abre la puerta a riesgos de cumplimiento, operacionales, financieros y reputacionales que pueden comprometer la continuidad del negocio.

Por ello, implementar una gestión proactiva de los riesgos de terceros se ha convertido en un imperativo estratégico. Ya no basta con evaluar a los proveedores una vez al año o revisar sus certificaciones: las organizaciones necesitan un modelo de gobernanza integral, sustentado en tecnología y alineado con sus objetivos corporativos.

Más allá del control: la gobernanza de terceros como ventaja competitiva

Tradicionalmente, el enfoque de Third-Party Risk Management (TPRM) se limitaba a los procesos de contratación y evaluación de proveedores. Sin embargo, en el entorno actual, este enfoque resulta insuficiente. Las organizaciones líderes están adoptando una visión holística de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC), que abarca todo el ciclo de vida del tercero: desde la incorporación (onboarding) y la supervisión continua, hasta la desvinculación (offboarding).

Una gestión proactiva de los riesgos de terceros implica actuar antes de que los incidentes ocurran, identificando vulnerabilidades, midiendo su impacto y asegurando que cada relación con un tercero aporte valor y no exposición. Para lograrlo, las empresas deben:

• Centralizar la información de riesgo de terceros, creando una visión unificada del ecosistema.
• Aplicar una debida diligencia continua, no solo inicial.
• Monitorear en tiempo real el desempeño y el cumplimiento de los proveedores.
• Alinear las obligaciones contractuales con los requisitos regulatorios.
• Automatizar los flujos de trabajo para la incorporación, seguimiento y remediación de incidentes.

Cuando estos procesos se gestionan de manera fragmentada o en silos, surgen brechas operativas que pueden derivar en pérdidas financieras, incumplimientos normativos o daños reputacionales. La clave está en un modelo de TPRM estructurado, apoyado en tecnología y gobernanza, que integre la inteligencia de riesgos en la toma de decisiones.

Los pilares de una gestión proactiva de los riesgos de terceros basada en gobernanza

Una estrategia sólida de gobernanza de terceros se apoya en tres dimensiones interrelacionadas:

• Gobernanza: asegura la alineación de los objetivos del tercero con los de la organización.
• Gestión de riesgos: identifica y gestiona las incertidumbres que puedan afectar esos objetivos.
• Cumplimiento: garantiza la integridad, la transparencia y la conformidad con las normas y contratos aplicables.

A partir de estas tres dimensiones, una gestión proactiva de los riesgos de terceros debe incluir los siguientes componentes esenciales:

1. Modelo de gobernanza integrado

Establecer políticas claras, responsabilidades definidas y estructuras de supervisión que permitan una gestión transparente y trazable de cada relación con terceros.

2. Diligencia debida basada en el riesgo

Aplicar un enfoque proporcional: los terceros de mayor impacto o criticidad deben someterse a análisis más exhaustivos en aspectos como ciberseguridad, solvencia, continuidad operativa o cumplimiento ESG.

3. Monitoreo continuo y en tiempo real

Sustituir las evaluaciones anuales por un seguimiento dinámico, alimentado por indicadores de desempeño, alertas automáticas y fuentes externas de inteligencia de riesgos.

4. Alineación con el cumplimiento

Vincular las obligaciones contractuales y regulatorias con los controles internos y políticas corporativas, para mantener la coherencia normativa en toda la cadena de valor.

5. Gestión de incidentes y remediación

Diseñar procesos estandarizados para identificar, investigar, escalar y resolver incidentes relacionados con los terceros, garantizando la trazabilidad y la mejora continua.

Implementar estos elementos no solo reduce la exposición al riesgo, sino que fortalece la resiliencia organizacional, la confianza con los stakeholders y la sostenibilidad operativa.

El papel de la tecnología en la gestión proactiva de los riesgos de terceros

El nuevo entorno regulatorio —marcado por el Reglamento DORA (Digital Operational Resilience Act) y la Directiva Europea de Diligencia Debida en Sostenibilidad Corporativa (CSDDD o CS3D)— exige que las organizaciones adopten soluciones tecnológicas para digitalizar y automatizar la gestión de terceros.

Las plataformas impulsadas por inteligencia artificial (IA), la automatización de flujos de trabajo y la inteligencia de riesgos en tiempo real están transformando por completo el enfoque tradicional del TPRM.

• IA aplicada a la debida diligencia

Los algoritmos de IA permiten realizar evaluaciones automáticas, procesar cuestionarios complejos y detectar anomalías en los datos de los proveedores. De este modo, las empresas pueden anticipar incumplimientos o detectar relaciones de alto riesgo antes de que generen impacto.

• Automatización de procesos

Desde la evaluación inicial hasta la firma de contratos, la automatización integra los criterios de riesgo y los requisitos regulatorios en procesos digitales, asegurando una respuesta rápida, documentada y coherente entre departamentos.

• Inteligencia de riesgo en tiempo real

Gracias a la integración con fuentes externas de información, las organizaciones pueden recibir alertas sobre ciberamenazas, riesgos financieros o geopolíticos que afecten a sus terceros. Esto permite una respuesta inmediata y fundamentada en datos.

Estas tecnologías han transformado la gestión de terceros de un ejercicio reactivo y centrado en el cumplimiento, hacia un modelo proactivo, predictivo e inteligente, donde el análisis de datos y la automatización se convierten en aliados estratégicos.

Una gestión proactiva de los riesgos de terceros implica actuar antes de que los incidentes ocurran, identificando vulnerabilidades, midiendo su impacto y asegurando que cada relación con un tercero aporte valor y no exposición.
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Prepararse para el futuro del riesgo de terceros

El futuro de la gestión proactiva de los riesgos de terceros dependerá de la capacidad de las organizaciones para romper los silos internos, fomentar la colaboración transversal y promover una cultura de responsabilidad compartida.

El enfoque más efectivo será federado: un modelo que combina la supervisión centralizada (para garantizar la coherencia y el cumplimiento global) con la propiedad descentralizada del riesgo (para que cada área gestione sus relaciones de forma ágil y responsable).

Las organizaciones que quieran avanzar deberán:

• Invertir en soluciones tecnológicas escalables, basadas en IA y automatización.
• Integrar los programas de TPRM con sus estrategias de resiliencia y sostenibilidad.
• Adoptar métricas comunes de desempeño y madurez en la gestión de terceros.
• Priorizar la formación y la concienciación sobre riesgos de terceros en todos los niveles.

Solo así podrán anticiparse a los desafíos de un entorno cada vez más digital, interconectado y regulado.

Cómo GRCTools impulsa una gestión proactiva de los riesgos de terceros

Para llevar a la práctica esta visión, las organizaciones necesitan una plataforma GRC integral que unifique todos los procesos relacionados con la gestión proactiva de los riesgos de terceros.

El Software de Riesgos de Terceras Partes de GRCTools proporciona una solución avanzada que permite:

• Centralizar la información de riesgo y el estado de cumplimiento de cada proveedor.
• Automatizar la evaluación, clasificación y seguimiento de terceros en función de su nivel de exposición.
• Implementar alertas en tiempo real ante desviaciones, incidentes o cambios normativos.
• Mantener una trazabilidad completa de la relación contractual y las acciones de remediación.
• Conectar la gestión de terceros con otros módulos del ecosistema GRC (riesgos, cumplimiento, auditorías, ESG, etc.).

Con el apoyo de GRCTools, las organizaciones pueden transformar su enfoque de TPRM, pasando de un modelo reactivo a uno inteligente, automatizado y centrado en la resiliencia.

Adoptar una gestión proactiva de los riesgos de terceros no solo fortalece la gobernanza y la confianza empresarial, sino que protege la continuidad operativa y potencia la competitividad en un mercado cada vez más exigente y regulado.

En la era de la Transformación Digital, donde las cadenas de suministro y las colaboraciones empresariales son cada vez más complejas, la gestión de riesgos de terceros se ha convertido en un pilar fundamental dentro de los marcos de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC). Las organizaciones ya no operan de manera aislada; su éxito depende en gran medida de proveedores, socios y contratistas externos. Sin embargo, esta interdependencia introduce vulnerabilidades significativas que, si no se gestionan adecuadamente, pueden derivar en brechas de seguridad, sanciones regulatorias o daños reputacionales irreparables.

Para las empresas comprometidas con la excelencia en GRC, es crucial adoptar estrategias proactivas que mitiguen estos riesgos de terceros sin sacrificar la agilidad operativa. A continuación, presentamos siete consejos clave para fortalecer la gestión de terceros, junto con insights sobre cómo una plataforma tecnológica especializada como GRCTools puede optimizar este proceso.

1. Realizar una evaluación inicial de riesgos de terceros rigurosa (Due Diligence)

Antes de integrar a un tercero en la cadena de valor, es imprescindible llevar a cabo una evaluación exhaustiva que analice su solvencia financiera, historial de cumplimiento normativo y protocolos de seguridad. Un error común es limitar esta evaluación a la fase inicial, cuando en realidad debe ser un proceso continuo.

Cómo GRCTools puede ayudar: La plataforma automatiza la recopilación y análisis de datos críticos, desde certificaciones de seguridad hasta informes financieros, permitiendo una calificación objetiva de riesgos de terceros basada en inteligencia de negocio.

2. Establecer contratos con mecanismos de protección claros

Un contrato bien estructurado es la primera línea de defensa contra riesgos de terceros legales y operativos. Debe incluir cláusulas específicas sobre confidencialidad, responsabilidades en caso de incumplimiento y requisitos de cumplimiento normativo, adaptables a regulaciones como el GDPR, SOX o la LGPD.

Cómo GRCTools puede ayudar: Ofrece plantillas inteligentes que se ajustan automáticamente a las normativas aplicables, reduciendo el margen de error humano y asegurando que todos los acuerdos cumplan con los estándares corporativos.

3. Implementar un monitoreo continuo y proactivo de los riesgos de terceros

El riesgo asociado a un tercero no es estático; puede evolucionar debido a cambios financieros, operativos o regulatorios. Por ello, las organizaciones deben adoptar un enfoque de monitoreo en tiempo real, que permita identificar amenazas potenciales antes de que escalen.

Cómo GRCTools puede ayudar: Mediante alertas automatizadas y dashboards interactivos, la plataforma proporciona visibilidad sobre el desempeño y el estatus de cumplimiento de cada tercero, facilitando una toma de decisiones ágil y basada en datos.

4. Fortalecer los protocolos de ciberseguridad en la cadena de valor

Un solo eslabón débil en la cadena de suministro puede comprometer la seguridad de toda la organización. Es vital exigir a los terceros certificaciones reconocidas, como ISO 27001 o SOC 2, y aplicar el principio de mínimo acceso necesario para limitar exposiciones innecesarias.

Cómo GRCTools puede ayudar: Integra evaluaciones de ciberseguridad dentro del flujo de trabajo, verificando que los proveedores cumplan con los estándares requeridos antes de otorgarles acceso a sistemas o datos sensibles.

5. Desarrollar planes de contingencia robustos

Ninguna relación con terceros está exenta de riesgos, por lo que las empresas deben prepararse para escenarios adversos, como quiebras, ciberataques o interrupciones logísticas. Un plan de continuidad de negocio bien diseñado reduce el impacto operativo y financiero.

Cómo GRCTools puede ayudar: La herramienta permite simular escenarios de crisis y mapear dependencias críticas, asegurando que la organización pueda responder con rapidez y eficiencia ante cualquier contingencia.

Ninguna relación con terceros está exenta de riesgos, por lo que las empresas deben prepararse para escenarios adversos, como quiebras, ciberataques o interrupciones logísticas.
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6. Alinear valores y cultura corporativa

Los riesgos reputacionales son tan dañinos como los financieros o legales. Trabajar con terceros que no comparten los valores éticos, de sostenibilidad o diversidad de la empresa puede generar crisis de imagen pública.

Cómo GRCTools puede ayudar: Incluye módulos de evaluación ESG (Ambiental, Social y Gobernanza) que permiten medir el alineamiento cultural y ético de los proveedores con las políticas corporativas.

7. Automatizar auditorías y generar reportes

Las auditorías manuales son lentas, costosas y propensas a errores. La automatización no solo agiliza el proceso, sino que también garantiza una mayor precisión en la identificación de riesgos.

Cómo GRCTools puede ayudar: Genera informes ejecutivos detallados con solo unos clics, facilitando la presentación de resultados ante juntas directivas y organismos reguladores.

La digitalización como eje central en la Gestión de Riesgos de Terceros

En un entorno empresarial cada vez más regulado y competitivo, gestionar los riesgos de terceros con herramientas tradicionales ya no es viable. El Software de Riesgos de Terceras Partes de GRCTools se convierte así en la opción perfecta al ofrecer:

• Eficiencia operativa, reduciendo costos asociados a evaluaciones manuales.
• Cumplimiento normativo garantizado, adaptándose a regulaciones globales.
• Prevención proactiva de riesgos, gracias a monitoreo en tiempo real.

Las organizaciones que adopten estas prácticas evidentemente mitigarán amenazas, pero lo más importante es que fortalecerán su resiliencia operativa y reputación corporativa. La pregunta ya no es si pueden permitirse implementar una solución tecnológica avanzada, sino si pueden permitirse no hacerlo. Descubre cómo GRCTools puede transformar tu gestión de riesgos de terceros: Apúntate a nuestra demo gratuita y potencia tu estrategia GRC hoy mismo.

En la gestión de obras y proyectos, los terceros, como subcontratistas, proveedores o consultores, desempeñan un papel crucial en el éxito o fracaso de una iniciativa. Sin embargo, trabajar con terceros también conlleva riesgos significativos, desde incumplimientos contractuales hasta accidentes laborales o problemas de calidad. Gestionar los riesgos a terceros de manera efectiva es esencial para proteger tanto los intereses de la organización como la seguridad de todos los involucrados.

A continuación, vamos a explorar las claves para gestionar los riesgos a terceros en obras y proyectos. Además, veremos cómo GRCTools, una plataforma Software GRC especializada en la Transformación Digital de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento, puede ser un aliado estratégico para optimizar este proceso.

Gestionar los riesgos a terceros

Los riesgos a terceros se refieren a las posibles amenazas que pueden surgir de las actividades, decisiones o incumplimientos de terceros implicados en un proyecto. Estos riesgos pueden incluir:

• Riesgos financieros: Retrasos en la entrega de materiales o servicios que impactan en el presupuesto.
• Riesgos legales: Incumplimiento de normativas legales, como las relacionadas con seguridad y medio ambiente.
• Riesgos operativos: Problemas de calidad o falta de cumplimiento de los plazos establecidos.
• Riesgos reputacionales: Asociarse con terceros que no cumplan con principios éticos o normativas puede dañar la imagen de la organización.

Identificar, evaluar y mitigar estos riesgos es fundamental para evitar interrupciones en los proyectos y garantizar su éxito.

Pasos clave para gestionar los riesgos a terceros

1. Identificación y evaluación de riesgos

El primer paso es comprender los riesgos específicos asociados a cada tercero. Esto incluye:

• Realizar una debida diligencia para evaluar la solvencia financiera, capacidad técnica y antecedentes legales del tercero.
• Utilizar herramientas como mapas de riesgos y listas de verificación para documentar los posibles riesgos.

2. Establecimiento de contratos claros y completos

Un contrato bien diseñado es una herramienta clave para gestionar los riesgos a terceros. Los contratos deben incluir:

• Cláusulas de cumplimiento normativo, como el cumplimiento de normas ISO relevantes (ISO 45001 para seguridad laboral, ISO 9001 para calidad, entre otras).
• Políticas de seguros que cubran responsabilidades en caso de incidentes.
• Penalizaciones por incumplimientos o retrasos.

3. Monitoreo continuo y comunicación efectiva

Es esencial establecer mecanismos para supervisar el desempeño de los terceros a lo largo del proyecto. Esto puede incluir:

• Auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de los contratos.
• Revisiones de indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir calidad, tiempo y seguridad.
• Mantener una comunicación abierta para resolver problemas de forma ágil.

4. Gestión de incidentes y mejora continua

A pesar de los mejores esfuerzos, pueden ocurrir incidentes. En estos casos, es fundamental:

• Contar con un plan de contingencia para minimizar el impacto.
• Realizar un análisis de causas raíz para evitar que el problema se repita.
• Implementar mejoras basadas en las lecciones aprendidas.

Gestionar los riesgos a terceros en obras y proyectos es un desafío que requiere un enfoque estructurado, herramientas adecuadas y un compromiso con la mejora continua.
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El papel del software en gestionar los riesgos a terceros

Hoy en día, la tecnología es un aliado indispensable para gestionar los riesgos a terceros de manera eficiente. GRCTools ofrece una solución integral diseñada específicamente para organizaciones que necesitan cumplir con las normativas y gestionar los riesgos a terceros de forma efectiva.

Beneficios de GRCTools para la Transformación Digital en Gobierno, Riesgo y Cumplimiento

Automatización de procesos:

• Simplifica la creación de mapas de riesgos y auditorías.
• Genera informes automáticos para facilitar la toma de decisiones.

Cumplimiento normativo asegurado:

• Permite integrar requisitos de normas ISO como la 45001, 9001 o 14001 directamente en los procesos de gestión.
• Mantiene un registro centralizado de documentación, asegurando que los terceros cumplan con las normativas.

Monitoreo en tiempo real:

• Ofrece paneles de control intuitivos para supervisar el desempeño de los terceros.
• Envía alertas automáticas ante posibles desviaciones o incumplimientos.

Reducción de costos y tiempo:

• Al automatizar tareas repetitivas, las empresas pueden enfocarse en actividades estratégicas.
• Mejora la eficiencia al centralizar información y facilitar el acceso.

Impacto en el sector empresarial

Las empresas que adoptan herramientas como GRCTools experimentan mejoras significativas, como:

• Mayor seguridad y cumplimiento legal: Reducen el riesgo de sanciones y accidentes.
• Relaciones más sólidas con terceros: Un monitoreo efectivo mejora la confianza mutua.
• Reputación fortalecida: Cumplir con normas internacionales refuerza la credibilidad en el mercado.

Software GRC líder en Transformación Digital

Gestionar los riesgos a terceros en obras y proyectos es un desafío que requiere un enfoque estructurado, herramientas adecuadas y un compromiso con la mejora continua. GRCTools, con su solución específica Software Riesgos de Terceras Partes líder en Transformación Digital, se posiciona como una plataforma clave para facilitar este proceso, garantizando no solo el cumplimiento normativo, sino también la eficiencia y el éxito en la gestión de proyectos.

Adoptar una plataforma tecnológica como GRCTools mitiga riesgos, a la vez que impulsa la innovación y la competitividad en el mercado. Gestionar los riesgos a terceros nunca había sido tan fácil y eficiente. Da el paso hacia una gestión más segura y efectiva hoy mismo.

En un mundo empresarial cada vez más interconectado, las organizaciones dependen de terceros como proveedores, contratistas y socios estratégicos para llevar a cabo sus operaciones. Aunque estas relaciones son fundamentales para la eficiencia y el crecimiento, también pueden introducir riesgos de terceros que, si no se gestionan adecuadamente, podrían comprometer la seguridad, reputación y sostenibilidad de una empresa.

En este artículo, exploraremos qué son los riesgos de terceros, sus implicaciones y las mejores prácticas para minimizarlos.

Riesgos de terceros

Los riesgos de terceros son amenazas asociadas con las actividades, comportamientos o incumplimientos de las entidades externas que tienen una relación contractual o estratégica con una organización. Estos riesgos pueden tener un impacto directo o indirecto en los objetivos empresariales y pueden afectar diversas áreas como la seguridad de los datos, la calidad del servicio o el cumplimiento normativo.

Ejemplos comunes de riesgos de terceros:

• Incumplimientos normativos: Un proveedor que no cumple con las regulaciones puede exponer a tu empresa a sanciones legales.
• Fugas de información confidencial: Cuando un tercero tiene acceso a datos sensibles y no los protege adecuadamente.
• Riesgos financieros: Quiebra o inestabilidad económica de un proveedor clave.
• Daños reputacionales: Asociarse con una empresa involucrada en prácticas poco éticas.

Importancia de gestionar los riesgos de terceros

El impacto de los riesgos de terceros puede ser significativo y afectar la operación y reputación de tu empresa. Una adecuada gestión de estos riesgos ayuda a:

• Proteger la reputación de la empresa.
• Evitar sanciones legales o regulatorias.
• Mantener la continuidad operativa.
• Fomentar relaciones sólidas y confiables con socios estratégicos.

Tipos de riesgos de terceros

Riesgos de seguridad

Un proveedor o contratista puede ser el punto de entrada para ataques cibernéticos si no cumple con los estándares de seguridad.

Ejemplo:

• Uso de redes inseguras que faciliten el acceso a información crítica de la empresa.

Riesgos legales y de cumplimiento

Cuando un tercero no cumple con las normativas aplicables, puede arrastrar a tu empresa hacia problemas legales.

Ejemplo:

• Subcontratistas que no cumplen con las leyes laborales.

Riesgos operativos

Interrupciones en las operaciones debido a la incapacidad del proveedor para cumplir con los plazos o estándares.

Ejemplo:

• Retrasos en la entrega de materiales esenciales para la producción.

Riesgos financieros

La insolvencia de un proveedor crítico puede paralizar las operaciones de la empresa.

Ejemplo:

• Quiebra de un socio estratégico que proporciona componentes exclusivos.

Riesgos reputacionales

La asociación con terceros que practican actividades no éticas puede dañar la imagen corporativa.

Ejemplo:

• Un proveedor implicado en explotación laboral o corrupción.

Pasos para minimizar los riesgos de terceros

1. Identificación y evaluación de riesgos

El primer paso para gestionar los riesgos de terceros es identificar y evaluar las posibles amenazas asociadas a cada proveedor o socio.

Estrategias clave:

• Realizar auditorías previas a la contratación.
• Identificar las áreas más críticas para tu negocio que podrían verse afectadas.

2. Implementar contratos claros

Asegúrate de que los contratos con terceros incluyan cláusulas específicas que detallen las expectativas, los estándares de cumplimiento y las consecuencias por incumplimientos.

Elementos a incluir:

• Requisitos normativos.
• Estándares de ciberseguridad.
• Protocolos de gestión de crisis.

3. Monitoreo continuo

Los riesgos de terceros no son estáticos. Es fundamental realizar un seguimiento continuo del desempeño y cumplimiento de las entidades externas.

Herramientas útiles:

• Informes de desempeño regulares.
• Evaluaciones de cumplimiento periódicas.

El impacto de los riesgos de terceros puede ser significativo y afectar la operación y reputación de tu empresa.
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4. Uso de tecnología

Adoptar soluciones tecnológicas avanzadas facilita la gestión y mitigación de riesgos de terceros.

Beneficios:

• Centralización de la información de terceros.
• Automatización de evaluaciones de riesgos.
• Monitoreo en tiempo real.

5. Formación y concienciación

Capacita a tus equipos internos y socios estratégicos sobre la importancia de la gestión de riesgos.

Temas recomendados:

• Buenas prácticas de seguridad.
• Cumplimiento normativo y ético.

Retos actuales en la gestión de riesgos de terceros

Complejidad de las cadenas de suministro

Las cadenas de suministro globales implican trabajar con múltiples terceros, lo que aumenta la complejidad de la gestión.

Regulaciones en constante cambio

El cumplimiento normativo se complica con regulaciones que varían según la región y el sector.

Amenazas cibernéticas crecientes

Los ataques cibernéticos dirigidos a terceros aumentan, exigiendo una mayor supervisión de la seguridad.

Mejores prácticas para una gestión efectiva

• Clasificar a los terceros por nivel de criticidad.
• Mantener un registro actualizado de todos los terceros y sus evaluaciones de riesgo.
• Establecer un plan de acción frente a incidentes relacionados con terceros.
• Adoptar estándares internacionales, como ISO 31000, para guiar la gestión de riesgos.

La gestión adecuada de los riesgos de terceros es una tarea estratégica que no solo protege a la organización de posibles daños, sino que también fortalece la confianza y las relaciones con socios clave. Implementar un enfoque proactivo y apoyarse en tecnología avanzada son pasos esenciales para mitigar estos riesgos de manera eficaz.

Software de Riesgos de Terceros de GRCTools

El Software de Riesgos de Terceras Partes de GRCTools es una solución avanzada diseñada para identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados con terceros de manera eficiente.

Con el software de GRCTools, podrás:

• Automatizar la evaluación de riesgos.
• Centralizar la gestión de proveedores y socios estratégicos.
• Realizar un seguimiento continuo del cumplimiento y desempeño.

Descubre cómo esta herramienta puede proteger a tu organización y optimizar la gestión de terceros.

Gestionar los riesgos de terceros es fundamental para garantizar que los socios, proveedores y contratistas de una organización operen en línea con sus objetivos y políticas. A medida que las empresas dependen más de terceros, la identificación y mitigación de riesgos asociados se vuelve crítica para proteger la integridad, reputación y continuidad del negocio. En este artículo, veremos cómo gestionar eficazmente estos riesgos y las mejores prácticas para minimizar su impacto.

Gestionar los riesgos de terceros

Los riesgos de terceros abarcan todos los problemas potenciales que pueden surgir cuando una empresa se asocia con organizaciones externas para la provisión de servicios, productos o tecnología. Estos riesgos incluyen desde problemas financieros y de cumplimiento normativo hasta vulnerabilidades de ciberseguridad y riesgos operacionales. La gestión de estos riesgos garantiza que todas las partes involucradas en el ecosistema empresarial sigan los estándares de seguridad y calidad.

Gestionar los riesgos de terceros de forma correcta permite a las empresas reducir la posibilidad de problemas legales, incidentes de seguridad y fallos operativos. Además, mejora la transparencia y la confianza entre las partes, proporcionando una mayor estabilidad en la relación comercial y asegurando que los proveedores y socios cumplan con las normativas y los valores de la organización.

Principales tipos de riesgos asociados

Riesgo de cumplimiento

El riesgo de cumplimiento surge cuando los proveedores o socios no cumplen con las leyes, reglamentos o estándares requeridos. Esto puede llevar a sanciones legales y financieras para la empresa contratante. Para gestionar este riesgo, es fundamental que los terceros comprendan y se adhieran a las políticas internas y requisitos normativos de la empresa.

Riesgo de ciberseguridad

El riesgo de ciberseguridad es una de las mayores preocupaciones para gestionar los riesgos de terceros, especialmente cuando se comparte información confidencial. Las empresas deben asegurarse de que los terceros cuenten con protocolos de seguridad robustos y que puedan proteger los datos contra accesos no autorizados y ciberataques.

Riesgo financiero

Los problemas financieros de los terceros pueden afectar directamente a la operación y estabilidad de la empresa contratante. La falta de liquidez o el mal manejo financiero pueden llevar a fallos en la entrega de servicios. Evaluar la solvencia financiera de los socios comerciales es esencial para garantizar su capacidad de cumplir con los compromisos adquiridos.

Riesgo operativo

Los riesgos operativos abarcan cualquier problema en los procesos que los terceros realizan y que pueden afectar la calidad o puntualidad de los servicios entregados. Esto incluye desde el uso de materiales defectuosos hasta prácticas de producción ineficientes. Evaluar la capacidad operativa y la infraestructura de los proveedores ayuda a mitigar este riesgo.

Claves para gestionar los riesgos de terceros eficazmente

Evaluación y selección de proveedores

El primer paso en la gestión de riesgos de terceros es una evaluación exhaustiva de cada proveedor o socio potencial. Esto incluye verificar su historial de cumplimiento, su situación financiera y sus prácticas de seguridad. Realizar una selección rigurosa de proveedores ayuda a identificar aquellos que comparten los mismos valores y estándares de la organización.

Una correcta gestión de riesgos de terceros permite a las empresas reducir la posibilidad de problemas legales, incidentes de seguridad y fallos operativos.
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Definición de políticas y requisitos de cumplimiento

Establecer políticas claras y requisitos de cumplimiento para los terceros es fundamental. Estas políticas deben definir los estándares de seguridad, ética y cumplimiento que los socios comerciales deben seguir. Los contratos deben incluir cláusulas que detallen los requisitos y responsabilidades de cada parte, así como las sanciones en caso de incumplimiento.

Monitoreo y auditoría continua

Una vez establecidos los contratos, es importante realizar un monitoreo continuo para asegurarse de que los terceros cumplan con los estándares acordados. Las auditorías periódicas permiten revisar los procesos y gestionar los riesgos de terceros de manera adecuada. Este seguimiento constante ayuda a identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en amenazas.

Gestión de riesgos de ciberseguridad

Dado el aumento de amenazas cibernéticas, la gestión de riesgos de ciberseguridad es clave en la relación con terceros. Las empresas deben evaluar los protocolos de seguridad de sus socios y asegurarse de que los datos compartidos estén protegidos. Implementar controles de acceso y exigir certificaciones de seguridad a los terceros ayuda a mitigar los riesgos cibernéticos.

Capacitación y concientización

La capacitación de los empleados y socios sobre los riesgos y políticas de cumplimiento es esencial para fomentar una cultura de gestión de riesgos de terceros. Al informar a los colaboradores sobre los procedimientos adecuados, las empresas pueden asegurarse de que todos entienden y actúan de acuerdo con los protocolos de seguridad y las expectativas de cumplimiento.

Beneficios de la gestión

Gestionar los riesgos de terceros lleva consigo diversos beneficios:

• Reducción de incidentes de seguridad y fallos operativos: Una gestión de riesgos eficaz reduce significativamente la probabilidad de incidentes de seguridad y fallos operativos. Al monitorear y evaluar regularmente a los terceros, las empresas pueden asegurarse de que cumplen con los estándares y mantienen prácticas seguras, minimizando así los impactos negativos.
• Cumplimiento normativo y protección de la reputación: La correcta gestión de riesgos de terceros garantiza que la empresa cumpla con las normativas y estándares aplicables, lo que protege su reputación en el mercado. Cuando los socios comerciales operan en línea con las políticas de la organización, se evita el riesgo de sanciones legales y el daño a la imagen de la empresa.
• Mejora en la relación con proveedores y socios: Una gestión de riesgos efectiva promueve la transparencia y confianza en las relaciones comerciales, lo que facilita una colaboración sólida y estable a largo plazo. Esto también permite optimizar la cadena de suministro y mejorar la eficiencia en la prestación de servicios.

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Software de GRCTools para gestionar los riesgos de terceros

Gestionar los riesgos de terceros con GRCTools es un componente esencial para proteger la integridad y seguridad de una empresa en el contexto actual. Mediante la evaluación de riesgos, la definición de políticas de cumplimiento, el monitoreo continuo y la capacitación, las organizaciones pueden gestionar eficazmente los riesgos asociados a sus proveedores y socios. Implementar estas prácticas no solo protege la reputación de la empresa, sino que también contribuye a la creación de relaciones comerciales estables y confiables.

El Software de Riesgos de Terceras Partes de GRCTools facilita la gestión integral de los riesgos asociados a terceros, permitiendo a las empresas monitorear el cumplimiento, realizar auditorías y gestionar el ciclo de vida de los contratos de manera eficiente. Este software ayuda a reducir los riesgos y a proteger la integridad de la organización.

El riesgo de terceros es un tema cada vez más relevante en la gestión empresarial moderna. A medida que las organizaciones dependen más de proveedores, contratistas y socios externos, los riesgos asociados con estos terceros pueden comprometer la seguridad, el cumplimiento normativo y la continuidad del negocio. Es muy importante explorar qué es el riesgo de terceros, los tipos más comunes y cómo gestionarlo eficientemente para evitar impactos negativos en tu organización.

Riesgo de terceros

El riesgo de terceros se refiere a los posibles problemas o fallos que pueden surgir de las relaciones comerciales con entidades externas. Esto incluye riesgos operativos, financieros, legales y reputacionales. Por ejemplo, los terceros pueden abarcar desde proveedores de materias primas hasta consultores especializados o contratistas encargados de servicios críticos para el negocio.

¿Por qué es importante gestionar el riesgo de terceros?

Las organizaciones de todos los tamaños dependen de terceros para optimizar sus operaciones. Sin embargo, si estos terceros no cumplen con sus obligaciones o sufren fallos críticos, los efectos pueden repercutir directamente en tu empresa. Desde problemas con la calidad de los productos hasta filtraciones de datos sensibles, las consecuencias pueden ser devastadoras.

Tipos comunes de riesgo de terceros

Riesgo operativo

Este tipo de riesgo ocurre cuando un proveedor o contratista no cumple con los niveles de servicio acordados, lo que puede afectar la cadena de suministro o el funcionamiento diario de tu empresa. Por ejemplo, la interrupción en la entrega de insumos clave puede paralizar la producción.

Riesgo de cumplimiento normativo

Si uno de tus proveedores no cumple con las normativas locales o internacionales, tu empresa podría enfrentarse a sanciones legales. Esto es especialmente crítico en sectores altamente regulados como la salud, la banca o la tecnología.

Riesgo financiero

Si un tercero atraviesa dificultades financieras o incluso quiebra, tu empresa podría verse afectada. Este tipo de riesgo es más común en relaciones a largo plazo con proveedores clave.

Riesgo de seguridad

Uno de los más críticos hoy en día es el riesgo cibernético. Si un tercero con acceso a tus sistemas sufre una brecha de seguridad, esto podría resultar en la filtración de información sensible o en ataques a la infraestructura de tu empresa.

Riesgo reputacional

La reputación de tu empresa puede verse comprometida si te asocias con terceros que tienen prácticas laborales cuestionables, problemas legales o falta de responsabilidad social corporativa.

Cómo gestionar eficientemente el riesgo de terceros

Una gestión eficiente del riesgo de terceros puede marcar la diferencia entre una relación comercial exitosa y una situación catastrófica. Aquí te presentamos algunos pasos clave para minimizar los riesgos:

Evaluación de riesgos inicial

Antes de formalizar cualquier relación con un proveedor o contratista, realiza una evaluación de riesgos exhaustiva. Esto incluye revisar su estabilidad financiera, historial de cumplimiento normativo, políticas de seguridad y cualquier riesgo potencial que puedan representar para tu organización.

Clasificación y segmentación de proveedores

No todos los proveedores representan el mismo nivel de riesgo. Clasificar y segmentar a los terceros según su importancia y el nivel de riesgo que representan para tu organización te permitirá enfocar los esfuerzos de gestión en los socios más críticos.

Contratos sólidos y Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA)

Asegúrate de que los contratos con terceros incluyan cláusulas de protección ante posibles fallos. Los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) deben detallar las expectativas y responsabilidades en caso de incumplimiento o problemas operativos.

Monitoreo continuo y auditorías

Una evaluación inicial no es suficiente. Implementa un sistema de monitoreo continuo para identificar posibles riesgos a medida que surgen. Las auditorías periódicas pueden ayudarte a mantener a los terceros bajo control y asegurar que cumplan con sus obligaciones.

Plan de contingencia

Los planes de contingencia son cruciales para mitigar el impacto de un fallo. Asegúrate de tener planes de respaldo en caso de que uno de tus proveedores clave falle, lo que incluye alternativas para la continuidad del negocio.

Herramientas tecnológicas para la gestión de riesgos de terceros

Existen herramientas especializadas como HSETools o GRCTools que ayudan a las empresas a gestionar de manera eficiente el riesgo de terceros. Estas plataformas permiten centralizar la información, automatizar el monitoreo y facilitar la toma de decisiones basada en datos actualizados.

La reputación de tu empresa puede verse comprometida si te asocias con terceros que tienen prácticas laborales cuestionables, problemas legales o falta de responsabilidad social corporativa.
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El papel de la tecnología en la gestión de riesgos

La tecnología se ha convertido en un aliado fundamental en la gestión del riesgo de terceros. Las plataformas de Governance, Risk & Compliance (GRC) permiten gestionar de forma integral los riesgos, documentar procesos y auditar el desempeño de los terceros en tiempo real.

Además, las soluciones en la nube ofrecen una mayor flexibilidad y acceso remoto, lo que permite a las organizaciones mantenerse al tanto de sus proveedores y socios comerciales en todo momento.

Gestionar el riesgo de terceros de forma eficiente es clave para proteger a tu empresa de los impactos negativos que podrían comprometer su operación y reputación. A través de una evaluación exhaustiva, la segmentación adecuada de proveedores y el uso de herramientas tecnológicas, puedes minimizar estos riesgos y garantizar relaciones comerciales exitosas a largo plazo.

Recuerda: la gestión de riesgos no es una tarea puntual, sino un proceso continuo que debe adaptarse a los cambios del entorno empresarial y tecnológico. ¿Estás listo para optimizar la gestión de tus terceros? ¡Empieza hoy mismo!

Cómo GRCTools puede ayudar a gestionar el Riesgo de Terceros

La plataforma tecnológica GRCTools con su Software de Riesgos de Terceras Partes permite a las organizaciones gestionar de manera integral y automatizada todos los aspectos relacionados con los riesgos asociados a proveedores y socios comerciales. Gracias a su enfoque basado en inteligencia de datos y la centralización de información, las empresas pueden identificar, monitorear y mitigar riesgos en tiempo real.

Con GRCTools, las auditorías y evaluaciones periódicas de terceros se simplifican, asegurando un cumplimiento normativo continuo y facilitando la toma de decisiones basada en indicadores precisos. Esta herramienta es clave para fortalecer la gobernanza y garantizar una operación segura y eficiente.

Gestión de Riesgos de Terceros

La Gestión de Riesgos de Terceros se refiere al proceso de identificación, evaluación y mitigación de los riesgos asociados con las relaciones comerciales con proveedores, contratistas, socios y otros terceros externos a la organización. Estos riesgos pueden abarcar una amplia gama de áreas, como el cumplimiento normativo, la seguridad de datos, la reputación y la continuidad del negocio.

En el mundo empresarial actual, la gestión de riesgos se ha convertido en una prioridad indiscutible para las organizaciones que buscan garantizar su éxito a largo plazo. Sin embargo, más allá de los riesgos internos, es crucial abordar los riesgos asociados con terceros.

La complejidad de las cadenas de suministro y las relaciones comerciales modernas ha llevado a un aumento en la atención prestada a la gestión de riesgos de terceros. Las empresas comprenden cada vez más que los problemas con terceros pueden tener un impacto significativo en sus operaciones y reputación, por lo que es crucial abordar estos riesgos de manera proactiva.

¿Qué es el cumplimiento normativo y la responsabilidad corporativa?

El cumplimiento normativo se refiere al conjunto de reglas, regulaciones y leyes que una empresa debe cumplir en el curso de sus operaciones comerciales. Estas regulaciones pueden abarcar una amplia gama de áreas, incluidas la privacidad de los datos, la seguridad de los productos, el medio ambiente y los derechos laborales, entre otras.

Por otro lado, la responsabilidad corporativa implica el compromiso de una empresa con el impacto social, ambiental y económico de sus operaciones. Esto incluye consideraciones éticas y morales, así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Las empresas con una sólida responsabilidad corporativa se esfuerzan por minimizar su impacto negativo en la sociedad y el medio ambiente, mientras maximizan su contribución positiva.

Importancia de la Gestión de Riesgos de Terceros

La gestión de riesgos de terceros es fundamental por varias razones clave:

1. Protección de la reputación: Las empresas pueden enfrentar daños significativos en su reputación si se asocian con terceros involucrados en escándalos o actividades ilícitas. La gestión de riesgos de terceros ayuda a mitigar este riesgo al identificar y abordar posibles problemas antes de que se conviertan en crisis.
2. Cumplimiento normativo: Las empresas son responsables del cumplimiento de las regulaciones aplicables, incluso cuando trabajan con terceros. La gestión de riesgos de terceros ayuda a garantizar que los proveedores y socios cumplan con los requisitos legales y regulatorios
3. Seguridad de datos: La seguridad de los datos es una preocupación creciente en el entorno digital actual. Las empresas deben asegurarse de que los terceros con los que comparten datos mantengan los más altos estándares de seguridad cibernética y protección de la información.
4. Continuidad del negocio: Los problemas con terceros, como interrupciones en la cadena de suministro o incumplimientos contractuales, pueden tener un impacto significativo en la continuidad del negocio. La gestión de riesgos de terceros ayuda a identificar y mitigar estos riesgos para garantizar la estabilidad operativa.

Software de GRCTools para la Gestión de Riesgos de Terceros

Implementar un software especializado en Gestión de Riesgos, Cumplimiento y Gobierno Corporativo (GRC) como el de GRCTools puede ofrecer numerosos beneficios a las organizaciones en su gestión de riesgos de terceros. Entre estos beneficios se incluyen:

1. Automatización de procesos: Permite automatizar gran parte del proceso de gestión de riesgos de terceros, lo que reduce la carga administrativa y mejora la eficiencia.
2. Centralización de la información: La información relacionada con terceros, incluidas evaluaciones de riesgos, documentos de cumplimiento y comunicaciones, se centraliza en una sola plataforma, lo que facilita su acceso y seguimiento.
3. Análisis avanzado de datos: Ofrece capacidades avanzadas de análisis de datos que permiten a las organizaciones identificar tendencias, patrones y áreas de riesgo potencial en sus relaciones con terceros.
4. Alertas y notificaciones: GRCTools puede configurarse para enviar alertas y notificaciones automáticas cuando se detectan problemas de cumplimiento o riesgos asociados con terceros, lo que permite una acción rápida y proactiva.

¿Qué son los riesgos de terceras partes?

Los riesgos de terceras partes se refieren a los peligros o amenazas que surgen de las relaciones comerciales y operativas con proveedores, contratistas, socios comerciales u otras entidades externas. Estos riesgos pueden abarcar una amplia gama de áreas, como la calidad del producto, la seguridad, el cumplimiento normativo, la continuidad del negocio y la ética empresarial. La complejidad de la cadena de suministro global ha aumentado la exposición de las empresas a estos riesgos, lo que subraya la importancia de una gestión eficaz.

Si estos riesgos no se gestionan adecuadamente, pueden tener un impacto significativo en la eficiencia operativa, la reputación de la marca y la rentabilidad de la empresa.

Riesgos de terceras partes en la cadena de suministro

Los riesgos de terceras partes en la cadena de suministro pueden manifestarse de diversas formas, incluyendo:

• Incumplimiento contractual: Cuando los proveedores o socios comerciales no cumplen con los términos acordados en los contratos, lo que puede resultar en retrasos, pérdidas financieras o disputas legales.
• Problemas de calidad: Fallos en la calidad de los productos o servicios suministrados por terceras partes, que pueden afectar la satisfacción del cliente y la reputación de la marca.
• Riesgos de seguridad: Vulnerabilidades en la seguridad de la información, ciberseguridad o seguridad física que pueden comprometer los datos empresariales o poner en peligro la integridad de la cadena de suministro.
• Prácticas laborales no éticas: Violaciones de los derechos laborales, condiciones de trabajo inseguras o prácticas laborales injustas por parte de proveedores o contratistas, que pueden generar controversias y dañar la imagen corporativa.

Posibles estrategias de gestión

Para gestionar eficazmente los riesgos de terceras partes en la cadena de suministro, las empresas pueden implementar las siguientes estrategias:

• Evaluación y selección de proveedores: Realizar evaluaciones exhaustivas de proveedores antes de establecer relaciones comerciales, considerando aspectos como la calidad, la solidez financiera, el historial de cumplimiento y las prácticas éticas.
• Establecimiento de estándares y requisitos: Definir claramente los estándares y requisitos que los proveedores deben cumplir en términos de calidad, seguridad, ética y sostenibilidad, y hacerlos parte integral de los contratos y acuerdos comerciales.
• Monitoreo y seguimiento continuo: Implementar sistemas de monitoreo y seguimiento para supervisar el desempeño y el cumplimiento de los proveedores a lo largo del tiempo, identificando y abordando proactivamente cualquier desviación o incumplimiento.
• Diversificación de la cadena de suministro: Reducir la dependencia de un solo proveedor o fuente de suministro, diversificando la cadena de suministro para mitigar el riesgo de interrupciones o fallas.

Software de GRCTools para la gestión de terceras partes

Para facilitar la gestión efectiva de terceras partes en la cadena de suministro, las empresas pueden recurrir a herramientas especializadas y un buen recurso sería acudir al Software Riesgos de Terceras Partes de GRCTools por su larga trayectoria y su concienciación con la excelencia operativa y empresarial.

Con esta herramienta, las organizaciones serás capaz de promover la comunicación y colaboración entre las diversas partes interesadas de la organización, lo que posibilita una gestión completa de los riesgos vinculados a terceros y una respuesta coordinada ante incidentes o problemas. Además, la plataforma proporciona funcionalidades de reporte y análisis para evaluar el impacto de dichos riesgos en el negocio y tomar decisiones fundamentadas para mitigarlos y resguardar el valor empresarial.

Los riesgos de terceras partes en la cadena de suministro representan una preocupación significativa para las empresas en un entorno empresarial cada vez más complejo y globalizado. Sin embargo, con estrategias de gestión sólidas y el uso de herramientas adecuadas como el Software especializado de GRCTools, las organizaciones pueden mitigar estos riesgos y fortalecer la resiliencia de su cadena de suministro ante los desafíos emergentes.

GAMP 5

Las normalizaciones son muy diversas en función de la industria de la que estemos hablando y se hacen más complejas conforme más repercusión tiene el sector. En este caso, el sector de la industria farmacéutica, que es uno de los más regulados, no es una excepción.

Además de la legislación nacional, internacional y territorial que pueda presentar (cumplimiento legal), existen multitud de normas y marcos de trabajo que aplican (cumplimiento normativo) y hoy hablamos de una de las más extendidas, GAMP 5.

¿Qué es GAMP 5?

Las Buenas Prácticas de Fabricación Automatizada (GAMP) 5 son un conjunto de normas de calidad para la industria farmacéutica, emitidos por la Sociedad Internacional de Ingeniería Farmacéutica (ISPE). Se trata de un marco que lo abarca todo, desde el diseño de sus instalaciones hasta la forma de fabricar sus productos, y está ampliamente considerado como el mejor estándar para la fabricación farmacéutica.

Pone mucho foco en la validación de sistemas computarizados en la industria farmacéutica, que divide en 4 tipos sobre los cuales afecta esta guía:

• Software de Infraestructura.
• Sistemas computarizados no configurables.
• Sistemas computarizados configurables
• Aplicaciones personalizadas, diseñadas para adaptarse a las necesidades.

¿Por qué es clave en la industria farmacéutica?

Además de ayudarle a cumplir los requisitos normativos y evitar costosas retiradas de productos, las GAMP 5 le permiten crear una cultura de calidad que mejorará su cuenta de resultados al reducir los residuos y mejorar la eficacia. Siguiendo las directrices de las GAMP 5, puede crear un sistema que permita la mejora continua y la innovación que le ayudará a seguir el ritmo de las tendencias cambiantes en innovación y tecnología médica.

Principios básicos de GAMP 5

Como marco de trabajo se basa en una serie de principios básicos que todas las empresas que aspiren a estar certificadas deben cumplir:

1. Idoneidad del proceso
2. Sistema de gestión de la calidad
3. Sistema de gestión de la configuración
4. Cualificación de la instalación
5. Cualificación operativa
6. Cualificación del rendimiento

Requisitos GAMP 5:

Teniendo en cuenta que GAMP 5 se trata de un conjunto de directrices para la industria farmacéutica. Es importante porque ayuda a garantizar que los medicamentos que toma son seguros y eficaces.

También es importante porque ayuda a garantizar que su médico sabe cómo utilizarlos de forma segura.

Los requisitos de las GAMP 5 son:

• Una política clara y por escrito sobre garantía de calidad (GC) y control de calidad (CC) que abarque todos los aspectos de la fabricación y los ensayos.
• Un sistema documentado para supervisar la producción, las pruebas, la liberación, el almacenamiento, la distribución y el uso de los productos o servicios.
• Un procedimiento documentado para investigar los efectos adversos y las reclamaciones derivadas de su uso
• Procedimientos para revisar los datos de los ensayos y estudios de los productos antes de que se utilicen en las publicaciones sobre comercialización.
• El procedimiento debe incluir los siguientes puntos
  • Identificación de las materias primas que se utilizarán en cada lote o producto fabricado utilizando las especificaciones adecuadas;
  • Procedimientos adecuados de muestreo de materias primas y productos acabados;
  • Procedimientos analíticos adecuados para las muestras de materias primas;
  • Procedimientos de ensayo adecuados para los productos acabados;
  • Controles de los datos analíticos (véase la sección 5.10);
  • Controles sobre las actividades de envasado y etiquetado.

Validación de sistemas computarizados con en la industria farmacéutica.

Si volvemos a centrarnos en el aspecto de los sistemas computarizados, tendrá que validar antes, durante y después de la implementación en relación con cuatro criterios:

• Diseño: con foco en la definición del sistema, lo relacionado con la planificación, configuración y desarrollo.
• Implementación: centrándose en la instalación del sistema, de acuerdo con los parámetros definidos en el diseño.
• Operación: en la que se validará el sistema en su fase operativa, buscando que efectivamente todo marche conforme a lo planificado y configurado.
• Desempeño: GAMP 5 evaluará que todo ha funcionado conforme a las especificaciones.

Software para implementar y gestionar GAMP 5

La gestión de los requisitos para el cumplimiento normativo de GAMP 5 pueden ser muy complejos y requerir la gestión de gran cantidad de información y controles, además de una ardua planificación que ha de ser cumplida con exactitud.

Para ayudar a las organizaciones con la gestión de todo lo relacionado con GAMP 5 está GRCTools, el software de automatización de procesos de negocio con la que minimizar el tiempo operativo para que puedas centrarte en la gestión estratégica y táctica que te mantendrá alineado a la consecución de resultados.

Gestión de la Cadena de Suministro

Las compras representan más del 60% de las ventas en dólares, y son la causa de más de la mitad de los problemas de calidad. En este sentido, la relación entre clientes y proveedores cada vez es más estrecha, la interdependencia ha aumentado de manera exponencial.

Algunas veces, esta interdependencia toma la forma de instalaciones integradas, por ejemplo, un fabricante de latas se ubica al lado de una fábrica de cerveza. Estas circunstancias han llevado a una revolución en la relación entre compradores y proveedores.

El objetivo global de calidad es cumplir las necesidades del comprador (y del usuario final) con un mínimo de inspección entrante o de acción correctiva posterior; este objetivo lleva, a su vez, a minimizar los costos totales.

¿En qué consiste un programa de gestión de la cadena de suministro?

Si la cadena de suministros es de vital importancia para la organización, requiere una gestión concienzuda. La mejor forma de acercarnos a ello es mediante un programa, que comprende las siguientes actividades:

• Definir los requerimientos del producto y del programa de calidad.
• Precisar el alcance de las actividades para la calidad del proveedor.
• Evaluar a los proveedores alternativos (los criterios a evaluar son la capacidad del proveedor, diseño, proceso de manufactura, entre otros).
• Seleccionar a un proveedor.
• Llevar a cabo una planeación conjunta de calidad.
• Cooperar con el proveedor durante la ejecución del contrato.
• Obtener pruebas de conformidad con los requerimientos.
• Certificar a los proveedores cualificados.
• Llevar a cabo programas de mejora de la calidad, según se necesiten.
• Crear y utilizar calificaciones de calidad para los proveedores.

El programa está muy bien, pero ¿cómo sabemos que es maduro? Significa que ese programa se ha ido integrando a la cultura de la organización, específicamente a la relación que tiene la organización con sus proveedores, y ellos, a su vez, con toda la cadena de suministro. Esto implica que, como es una actividad integrada a la cultura, incorpora acciones que están asociadas a los procedimientos, indicadores, forma natural de hacer negocios y hacerle seguimiento al proceso de adquisición de bienes y servicios. Además, se reconocen mutuamente los riesgos y eso supone una operación y gestión, no solo identificación. Y cuando ocurren incidentes, existe una cooperación entre las partes interesadas, con el propósito de lograr el objetivo común. Es decir, que el programa deja de ser una información meramente documentada para convertirse en un conjunto de hechos y datos que fortalecen a la organización y sus relaciones.

Cuando se tiene un nivel de madurez alto, eso se refleja en la capacidad que tiene la organización de entregar sus bienes y servicios de forma oportuna, también puede responder ante las solicitudes y peticiones de servicios y productos que hace el mercado. Este nivel de madurez es requerido en un entorno como el actual, porque ante la existencia de la Industria 4.0 se precisa mucha agilidad a la hora de administrar las cadenas de suministros, y esa agilidad le va a brindar el soporte necesario a la Industria 4.0 para que ella nos brinde los resultados que estamos esperando.

Los niveles de madurez se pueden dividir en:

• inexistente,
• inicial,
• repetible,
• definido,
• administrado y
• optimizado.

Para saber en qué punto estamos es primordial que se pueda hacer una evaluación, y para ello es importante que cada uno de los componentes del programa sean comparados contra características de la empresa, desde lo que consideramos inexistente hasta optimizado. Incluso, podemos evaluar en una escala del 1 al 5, luego se suman todos los elementos y eso dará como resultado el nivel de madurez total del programa. Para ello es muy necesario que exista el programa y que se defina la escala de madurez (puede ser como la que hemos mencionado).

El resultado permitirá generar una línea de base que va a establecer las prioridades para mejorar el programa y generar escalamientos de niveles de madurez, hasta llegar al deseado por la organización. Y ese objetivo tiene que ser definido por la alta dirección, debe llegarse a él de forma paulatina. Está claro que una organización que tenga una madurez inexistente – en términos de la gestión de la cadena de suministro -, no va a poder saltar de ahí a la fase “administrado”. Porque estos son procesos que requieren esfuerzos organizacionales que se hacen paulatinamente porque implican tecnología, infraestructura, personas y relaciones. Estos dos últimos son los más complejos de modificar.

Software GRCTools para Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro

El software GRCTools, permite a tu organización aprovechar la Gestión del software de Riesgos de terceras partes para diseñar estrategias eficaces para gestionar los riesgos en la Cadena de Suministro.

Específicamente, el software GRCTools provee herramientas para gestión documental, evaluación, gestión y monitorización efectiva de riesgos –logrando así, una optimización en la comunicación organizativa-, para la administración de riesgos y de procesos, para la gestión de hallazgos y no conformidades así como un panel de control de indicadores para conocer la información en tiempo real y tomar decisiones más adecuadas.

Si desea conocer otros detalles sobre GRCTools para la gestión de riesgos, solo es preciso que consulta a nuestros asesores. También puede asistir a la demostración que realizamos semanalmente.

]]> https://grctools.software/2022/08/25/riesgos-de-terceros-como-protegerse-adecuadamente/ Thu, 25 Aug 2022 06:00:15 +0000 https://grctools.software/?p=103029 Riesgos de Terceros Las organizaciones dentro del cumplimiento de sus objetivos, para lograr obtener como resultado un crecimiento, deben de realizar alianzas con terceros estratégicos que puedan generar un gran aporte para la organización en esta tarea. Este proceso de…]]> 🔊 Escuchar esta entrada

Riesgos de Terceros

Las organizaciones dentro del cumplimiento de sus objetivos, para lograr obtener como resultado un crecimiento, deben de realizar alianzas con terceros estratégicos que puedan generar un gran aporte para la organización en esta tarea. Este proceso de trabajar con terceros puede generar riesgos para la organización, dependiendo del tipo de alcance que tenga el tercero en la organización, puede generar un riesgo operacional o un riesgo en seguridad.

Una adecuada gestión por parte de las organizaciones a sus alianzas con terceros, garantiza que se pueda realizar un diagnóstico con el fin de evaluar los riesgos posibles que pueden generar estos terceros. Esto es una buena práctica, ya que les permite a las organizaciones mitigar el nivel del riesgo de terceras partes y tomar las mejores decisiones.

La gestión de riesgos a terceros es importante porque gracias a ellos las organizaciones pueden cumplir sus objetivos debido a que estos se encuentran en la vanguardia, frente a las necesidades actuales de las organizaciones del cliente, ya sea a nivel operativo, tecnológico o cualquier otro.

La gestión de riesgos de terceros, por suerte, ha evolucionado mucho en los últimos años. Hemos pasado de modelos arcaicos que no permitían un seguimiento fácil de la información ni la automatización del grado de cumplimiento, a contar con sistemas de gestión en la nube gracias a los cuales hacer más eficiente y segura la gestión de riesgos de terceros y reducir con esto la exposición de la organización.

Para la gestión de riesgos de terceros deberemos hacernos, entre otras, estas cuestiones. Eso sí, según el caso deberemos tener en cuenta la tipología del tercero, ya que según estas el tipo de riesgo al que estaremos expuestos será distinto.

• ¿Cuál es el alcance a nivel de información?
• ¿Qué nivel de permiso deben tener dentro de la organización?
• ¿Cuál es su ubicación de georreferenciación?
• ¿Producto de servicio que represente un riesgo en determinados escenarios, que requieran de ajustes o satélites?
• ¿Qué certificaciones tiene en las diferentes normas que le apliquen al respaldo de su actividad, producto o servicio?
• ¿Continuidad de negocio?

Entre otros elementos financieros y de recursos. El resultado de estas preguntas, es de gran ayuda para tomar decisiones de la protección de riegos de terceros.

Quienes hacen parte del espectro en la gestión de los riesgos a terceros que pueden ser electos para una subcontratación son: socios, organizaciones gubernamentales, proveedores de productos y de servicios. Tanto la organización como los terceros están sujetos a acceder a la información, realización de auditorías y cumplimientos a nivel de seguridad en riesgos, física e informática.

El área de riesgo a las que está expuesta la organización es:

• Riesgo operativo
• Riesgo reputacional
• Riesgo Financiero
• Riesgo estratégico
• Riego de cumplimiento
• Riesgo en seguridad de la información

Gestión de Riesgos de Terceros durante el proceso de contratación o asociación:

• Asociación: es cuando se desea realizar el vínculo con el tercero, antes de estos se deben tener en cuenta algunos elementos antes mencionados que permiten conocer es estatus de ese tercero con quien nos deseamos asociar.
• Evaluación: durante el proceso de asociación, se debe realizar una evaluación que me permita conocer el nivel y estatus de mi cliente y que controles de manera periódica o no debo aplicar con el mismo.
• Análisis: donde se determina como está la gestión del riesgo de ese tercero y se puede optar por tomar buenas decisiones para la organización.
• Control de los riesgos: se debe tener en cuenta la identificación, análisis y aplicación de controles de los diferentes riesgos que se hayan encontrado.

En general, una adecuada gestión de los riesgos de terceros nos permite realizar la mejor elección para brindar la mejor experiencia a los stakeholders y brindar confianza a los mismos, estar alienados en el cumplimiento de los objetivos. Adicional, el uso de software permiten realizar una gestión ágil, automatizada, con capacidad de notificación programada y mayor control frente a la gestión de riesgos terceros.

Software GRCTools para la Gestión de Riesgos Corporativos

La implementación de un Sistema de Gestión de Riesgos Corporativos permite que con una serie de pasos se realicen tareas de identificar los riesgos. Para ello se deben tener en cuenta la estructura organizacional, la actividad económica, los recursos, actualizaciones internas, los agentes externos como los tecnológicos, etc.

Determinado esto se debe hacer la evaluación de los riesgos, para ello, el Software de Gestión de Riesgos Corporativos de GRCTools es especialmente indicado, ya que facilita la configuración de las matrices y la alineación con toda la organización. Los recursos empleados para llevar a cabo una gestión de riesgos eficiente se verán reducidos al mínimo, mejorando además el rendimiento del sistema.

Automatización de Riesgos Corporativos

La Gestión de Riesgos Corporativos es clave. La tecnología avanza, y con ella, los riesgos. Por eso las organizaciones necesitan estudiarlos, conocerlos y brindarles toda la atención que merecen. Para responder a estas necesidades surge el enterprise risk management (ERM), que significa gestión de riesgos empresariales.

El riesgo es la posibilidad de que un incidente ocurra y que gracias a él los objetivos de la organización no se puedan cumplir. Bajo esta perspectiva, todas las áreas y procesos están expuestas a los riesgos. Las dimensiones podrían ser difícilmente abarcables si no contamos con herramientas eficaces. En este sentido, disponer de un software para automatizar la gestión del riesgo puede prevenir daños a la organización, identificar las amenazas y dar respuestas rápidas y efectivas.

La automatización es ejercida por sistemas de información y nos ayuda a:

• Documentar toda la información concerniente a los riesgos: controles, políticas, planes de acción, protocolos, procedimientos internos de cada área, entre otros.
• Tener un orden en cuanto a seguimiento y medición: podremos registrar los indicadores, grado de cumplimiento de estos y gracias a ello sabremos qué mejorar. Entonces será posible hacer proyecciones, tomar decisiones basándonos en evidencia concreta, fijar objetivos relacionados con los riesgos y concretar operaciones del día a día.
• Tener certeza de la posición que ocupamos en cuanto al riesgos nos ayuda a definir el camino a seguir para protegernos, al tiempo que crea valor.
• Mejorar la capacidad de la organización de cara a gestionar la incertidumbre.
• Considerar el nivel de riesgo que se puede aceptar.

¿Qué elementos debe tener el ERM automatizado?

Si aprovechamos al máximo nuestro software, las mejoras en la gestión de riesgos incrementarán la productividad. En vez de hacer tareas manuales, que son más lentas y engorrosas (además de que podemos olvidarnos de incluir muchos aspectos relevantes e incurrir en errores), podemos enfocarnos en el cliente, en la mejora continua y en todo aquello que resulte enriquecedor para la organización. Después de todo, el software nos liberará de una importante carga operativa.

Lo crucial es el que el ERM automatizado no ayude a:

• Entender el contento:
  • ¿a qué riesgos se enfrenta la organización?
• Identificar los riesgos:
  • ¿Qué puede suceder (que afecte el objetivo de los procesos)?
  • ¿Por qué podría suceder?
• Análisis del riesgo
  • ¿Qué probabilidad hay de que ocurran determinados incidentes y cómo impactarían esos hechos en los objetivos organizacionales?
• Evaluación del riesgo
  • Establecer prioridades de tratamiento (evitar, aceptar, compartir, reducir).
  • Mapa de riesgo inherente.
• Tratamiento del Riesgo.
  • Políticas y procedimientos.
  • Diseño y ejecución de controles.
  • Mapa de riesgo residual.
  • Monitoreo y medición.
  • Mejora continua.

Un software permitirá que los colaboradores sean conscientes de la importancia de los riesgos y será un incentivo a la hora de identificar y tratar los riesgos en todos los niveles, con el propósito de detectar desviaciones y corregir a tiempo para obtener los resultados previstos.

Integrar la gestión de riesgos en un solo espacio contribuye con el cumplimiento de los objetivos estratégicos, misión y visión de la organización y metas de desempeño. También nos ayuda a precisar el apetito por el riesgo y la tolerancia.

¿Cómo escoger el mejor software?

Cuando se selecciona un software se requiere más que obtener el registro y visualización de los riesgos, puesto que eso lo podemos encontrar en cualquier herramienta ofimática, como Excel, que también nos ayuda a calcular el riesgo basado en probabilidad e impacto. Y eso no está mal, los resultados que se pueden obtener son buenos. Sin embargo, cuando se trata de la gestión de riesgos requerimos una herramienta más amplia y que ofrezca más que un registro y visualización.

Para una gestión integral de Riesgos Corporativos se necesita que la gestión de riesgo esté integrada al funcionamiento de la organización, y eso se logra cuando disponemos de herramientas que se integren a los procesos del negocio por medio de la gestión del proceso de riesgos. También amerita elementos extra, como dueños de riesgos y aspectos mencionados anteriormente en este texto. Hay personas que logran llevar a cabo esto gracias a Excel, distribuyendo cada ítem en hojas, pero ahí surgen problemas de integridad, permisos, avisos…  Estas son facilidades que se podrían encontrar si hacemos una adecuada automatización.

Software GRCTools para la Gestión de Riesgos Corporativos

La implementación de un Sistema de Gestión de Riesgos Corporativos permite que con una serie de pasos se realicen tareas de identificar los riesgos. Para ello se deben tener en cuenta la estructura organizacional, la actividad económica, los recursos, actualizaciones internas, los agentes externos como los tecnológicos etc.

Determinado esto se debe hacer la evaluación de los riesgos, para ello, el Software de Gestión de Riesgos Corporativos de GRCTools es especialmente indicado ya que facilita la configuración de las matrices y la alineación con toda la organización. Los recursos empleados para llevar a cabo una gestión de riesgos eficiente se verán reducidos al mínimo, mejorando además el rendimiento del sistema.

Marco Conceptual de Control Interno

El Marco Conceptual de Control Interno se implementa en Perú para conseguir que las autoridades y servidores públicos consigan el cumplimiento de los objetivos institucionales partiendo de un uso racional, eficiente y ético de los recursos, pero es de utilidad en otros lugares.

A nivel internacional, en especial en América Latina, según la Organización Transparencia Internacional, los índices de percepción de la corrupción no han mejorado significativamente en los últimos  8 años, ya que solamente 22 países mejoraron significativamente sus puntaciones.

La corrupción es un fenómeno de alto impacto, que ocasiona el desvío de los recursos públicos en beneficio de lo privado y por tal motivo el deterioro en los servicios que se presta a los ciudadanos, por ende su calidad de vida y el deterioro de la economía en los países que la padecen.

Por este motivo los gobiernos están en constante desarrollo e implementación de estrategias a través de modelos conceptuales y metodológicos, para abordar la gestión pública a través de prácticas que contribuyan a mejorar la percepción de los ciudadanos y que logren la gestión eficiente de los procesos en el estado.

Definición

La República del Perú cuenta con el Sistema de Control Interno (SCI), el cual está compuesto por metodologías, documentos, políticas, registros, disposiciones, para que las autoridades y los servidores públicos logren el cumplimiento de los objetivos institucionales haciendo uso racional y eficiente de los recursos asignados para tal fin y se fomente una gestión ética y transparente, también tiene como referencia los componentes que establece el Marco integrado de Control Interno (COSO).

La entidad que promueve dichos mecanismos de control es la Contraloría General De La República Del Perú.

Lineamientos Normativos del Marco Conceptual de Control Interno

En este apartado sería recomendable hablar de cada uno de estos lineamientos normativos, solo una línea de cada uno, referente a su temática o aplicación.

• Ley N.º 28716 Ley de Control Interno en las entidades: Plantea los lineamientos para la gestión y la mejora de la evaluación del control interno en las entidades del estado.
• Resolución de Contraloría R.C. N.º 320-2006-GC: por medio de la cual se aprueban las normas de control interno de acuerdo a lo establecido en la Ley N.º 28716.
• Directiva N.º 013-2016-CG/GPROD: estandarizar el modelo y los plazos para la implementación del Sistema de Control Interno, medir el nivel de avance del Sistema de control Interno.
• Resolución de Contraloría N.º 004-2017-CG: por medio de la cual se aprueba la «Guía para la implementación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado».
• Directiva N.º 006-2019-GC/INTEG: Disposiciones generales para la implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del estado.
• Marco Integrado de control Interno COSO: metodología para la implementación de sistemas de control interno efectivo a favor de la mejora continua.

La corrupción es un fenómeno de alto impacto
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Objetivos del Marco Conceptual de Control Interno:

Los objetivos del Marco Conceptual de Control Interno se mueven en torno al uso eficiente y ético de los recursos públicos, con objetivo de que sea el conjunto de la sociedad el beneficiario final. En este sentido, este sistema de gestión buscará:

• Fomentar y mejorar la calidad tanto en la gestión interna de las entidades, como en los servicios que presta a los ciudadanos.
• Hacer uso adecuado de los recursos asignados para el cumplimiento de los objetivos institucionales, de tal manera que se evite la materialización de los riesgos que puedan ocasionar actos de corrupción (Desvío, pérdida, deterioro, uso ilegal o indebido) hacia los mismos.
• Dar cumplimiento a las normas que apliquen a la entidad y a su gestión.
• Brindar una información veraz y en el momento en que se requiere.
• Impulsar la adopción y cumplimiento de valores éticos, morales en la gestión de los diferentes departamentos de las entidades.
• Fomentar la rendición de cuenta por parte de los servidores públicos acerca de la gestión y recursos que se asignan para el cumplimiento de su labor.

Responsables del Marco Conceptual de Control Interno:

Corresponde a los que participan de la implementación del Sistema de Control Interno en sus diferentes niveles, el que este Sistema de Gestión sea efectivo.

• Titular de la entidad: máxima autoridad jerárquica, es el director responsable de la implementación del SIC (Revisión y aprobación de documentos, Solicita el acceso al aplicativo informático de seguimiento y evaluación, Tiene en cuenta la Información del SCI para la toma de decisiones, establece los lineamientos para la implementación del SIC).
• Órgano u unidad orgánica responsable de la implementación del SCI: establece los lineamientos para la implementación y valoración del SIC, Gobierno Nacional: Secretaria general o quien desempeñe esa labor, Gobierno Regional: Gerencia regional o quien desempeñe esa labor, Gobierno local: gerencia municipal o quien cumpla su labor.
• Órganos o unidades orgánicas (Dependencias- departamentos) que participan en la implementación del SIC, aportan a la implementación dependiendo de sus funciones.

Ejes para la implementación del Sistema de Control Interno:

Esto no dice nada: Ejes para la implementación del Sistema de Control Interno y sus entregables: los ejes corresponden a unas agrupaciones de los componentes del COSO.

Los ejes constituyen las etapas y fundamentos con los cuales se realizará la implementación del sistema de control interno en las entidades del estado, estos a su vez agrupan los componentes de COSO (Ambiente de control- Información y comunicación- Evaluación de riesgos- Actividades de control-Monitoreo)

• Eje de cultura organizacional: Lo constituyen los componentes de ambiente de control e Información y comunicación, se debe realizar el Diagnóstico y establecer plan de acción anual.
• Eje de Gestión de riesgos: lo constituyen los componentes de evaluación de riesgos y actividades de control (identificar los productos que generan las dependencias o procesos- realizar una priorización de los mismos- identificar los riesgos- valorar los riesgos- determinar la tolerancia- y establecer controles) se debe establecer el Plan de acción anual.
• Eje de supervisión: lo constituye el componente de supervisión (Monitoreo) informe de los seguimientos a los planes de acción (busca Medir el grado de madurez del SCI)

Etapas de la implementación

Para implementar este sistema de control interno se deben completar 3 etapas:

Panificación:

• Acciones previas: comprende la creación del acta de compromiso para la implementación del Sistema de Control Interno, la conformación del comité de control interno y la realización de sensibilizaciones acerca del Sistema de Control Interno a todo el personal.
• Identificación de brechas: corresponde a la realización del diagnóstico del sistema de control interno, identificando las diferencias entre lo que existe y lo que se debe lograr.
• Planes de acción para dar respuesta a las brechas identificadas:  se deben crear planes de trabajo, planes de acción, que den respuesta a las diferencias encontradas y subsanen las mismas.

Ejecución:

• Ejecución y cierre de planes de acción: corresponde a la ejecución de los planes de acción establecidos y la verificación de la eficacia de los mismos para realizar el respectivo cierre.

Evaluación:

• Informes de evaluación y mejora continua: consiste en determinar, evaluar,  el estado de la implementación del Sistema de Control Interno, dicha gestión debe registrarse en el Aplicativo Informático Seguimiento y evaluación del control interno https://apps1.contraloria.gob.pe/sci, elaboración de un informe consolidado final y dar a conocer el mismo al titular de la entidad, para que este dé continuidad al proceso de implementación y mejora continua del mismo.

La implementación del Sistema de Control Interno no solo es obligatoria, es indispensable para garantizar que las actuaciones de los servidores públicos y por ende los resultados que se derivan de la misma, se dan en un marco ético y transparente, además promueve una dinámica de gestión eficiente, eficaz, que propende por el cumplimiento de los derechos de los ciudadanos.

De la aplicación exitosa y el cumplimiento de los lineamientos planteados desde el Sistema De Control Interno dependerá la credibilidad en las entidades, en la democracia, y el logro de los objetivos institucionales planteados se verá reflejado en el bienestar de los ciudadanos y de la nación.

Software GRCTools

El Software GRCTools incorpora funcionalidades que permiten abordar, a través de una gestión optimizada, el sistema de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento. Por ello, esta solución avanzada también está diseñada para aplicar de forma proactiva y estructurada cumplir este sector, desde un formato único que hace mucho más sencilla la tarea.

Riesgo en proveedores

Las organizaciones inevitablemente necesitan trabajar con proveedores externos y eso supone un riesgo importante dentro del programa antisoborno. De hecho, la cadena de suministro se extiende a áreas críticas como el tratamiento de la información, la contabilidad, las comunicaciones y la consultoría legal, entre otras, aumentando el riesgo en proveedores.

Además, el entorno corporativo del siglo XXI, cada día más conectado y dependiente de las redes sociales, hace que los riesgos de los terceros afecten de modo más directo en las organizaciones. Y ese impacto se ve aún más acentuado en condiciones extraordinarias como las que hoy atraviesa el mundo.

Todo esto exige que el riesgo en proveedores sea minimizado. ¿Cómo hacerlo?

3 recomendaciones para reducir el riesgo en proveedores

Una gestión adecuada del riesgo en proveedores puede notarse en las finanzas, la reputación y en el cumplimiento de las obligaciones de una organización, que además logrará evitar sanciones y procesos judiciales. A continuación, exponemos 3 recomendaciones para lograr una mejor gestión capaz de reducir el riesgo en proveedores:

1. Implementar un enfoque basado en el riesgo

Una práctica común en muchas organizaciones es adoptar un proceso de evaluación y gestión de riesgos idéntico para todos los terceros. Esto significa, que estas organizaciones consideran que todos y cada uno de sus terceros y proveedores, que pueden ser cientos o miles, representan el mismo nivel de riesgo.

En cambio, esa situación es poco probable. Y actuar de ese modo, considerando a todos los terceros por igual, es una forma de cumplir con el requisito, pero no de aplicar una debida diligencia que ayude a la organización a alcanzar sus objetivos de cumplimiento y gestión anticorrupción.

En efecto, algunos proveedores, sobre todo aquellos que se encuentran en otros países u otros continentes, pueden representar un mayor riesgo que otros. Adoptar un enfoque basado en el riesgo permite priorizar la evaluación y gestión de riesgos de acuerdo con el impacto potencial o la probabilidad de riesgo del proveedor.

Sin embargo, para que esto sea posible, lo primero es conocer al proveedor, su entorno y sus antecedentes. Esto parece requerir un esfuerzo excesivo, pero este se puede reducir en gran medida cuando se aplican procesos sistemáticos y automatizados a través de un software específicamente diseñado.

2. Verificación y monitoreo constante

La gestión de riesgos, en cualquier área, es un proceso continuo, dinámico, cíclico. Cada día aparecen cambios en las normativas, situaciones extraordinarias que modifican el contexto externo del proveedor, y toda clase de circunstancias que obligan a revisar el perfil de riesgo de un proveedor.

El monitoreo y la verificación son actividades que demandan un menor esfuerzo que la debida diligencia inicial o la evaluación periódica. Y, además, son necesarias, entre otras razones, para supervisar la salud financiera del proveedor, información fundamental para tomas de decisiones, por ejemplo, renovar un contrato o aumentar el nivel de los pedidos.

El riesgo en proveedores en la #DebidaDiligencia requiere gran atención en un programa anticorrupción. Hoy ofrecemos 3 formas de minimizarlo
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3. Automatizar la gestión de riesgos de proveedores

Decíamos que una organización puede llegar a tener miles de proveedores. Por ello, realizar los dos pasos anteriores de manera eficaz resulta imposible si no se cuenta con una solución tecnológica que automatice la gestión de riesgos de terceros.

Organizaciones que operan en mercados altamente regulados tienen además que realizar investigaciones de antecedentes de sus proveedores y de los socios de sus proveedores, tarea realmente ardua de realizar sin el apoyo tecnológico adecuado.

Las organizaciones necesitan compartir formularios, realizar encuestas, establecer perfiles de riesgo, y todas estas son tareas repetitivas que se pueden aplicar a gran escala, a un número muy alto de terceros, con una solución tecnológica que automatice estos procesos y garantice información constante, oportuna, actual y confiable.

Software GRCTools

El Software GRCTools es una solución avanzada que permite optimizar las tareas propias de un programa de gestión del gobierno, riesgo y cumplimiento. Entre otras funcionalidades, el software permite aplicar la debida diligencia desde una única plataforma estructurada bajo un único formato. Así, resulta mucho más sencillo reducir el riesgo en proveedores en una organización.

Contratar este software es muy fácil. Consulte con un asesor aquí.

Gestión de Riesgos

Normalmente, la mayoría de las empresas dependen de terceros que les proveen suministros o algún tipo de servicio, por lo que su exposición a los riesgos se ve incrementado sustancialmente.

Es por ello que la importancia de la forma en la que se realiza la gestión de riesgos en la empresa es vital para su supervivencia en un mercado más que competitivo.

Este tipo de relaciones, obviamente, traen consigo una gran cantidad de oportunidades de cara a la satisfacción del cliente y en la diversidad de productos a ofrecer, pero es necesario establecer límites de seguridad ante los riesgos de terceras partes.

En este punto, es importante la figura de los stakeholders, los principales afectados frente a las actividades de terceros.

Estos grupos son esenciales a la hora de elaborar la planeación estratégica del negocio, por lo que se les debe asegurar un entorno de confianza que asegure el crecimiento estratégico.

Por tanto, hoy en día la colaboración con terceros es la clave del éxito, pero también una fuente de riesgo que, de no saber gestionarse, puede traer consecuencias fatales para la empresa.

Para entender un poco más de lo que tratará este artículo, los principales terceros que generan alianzas con empresas son los proveedores, brokers, agentes o consultores, entre otros.

A todo esto, las organizaciones son las primeras responsables de la gestión que hagan de los terceros con los que tengan relaciones.

Cómo abordarlos

La mejor manera de abordarlos es afrontándolos mediante medidas concretas derivadas del análisis previo.

Para ello, toda empresa u organización, debe desarrollar una serie de capacidades para fomentar la confianza y asegurar la cooperación.

En este sentido, encontramos seis componentes relevantes para reforzar la exposición a los riesgos a terceros, a través del diseño e implementación de funciones coherentes y que aporten eficiencia.

Estas son:

• Supervisión y gobierno
• Inventario de terceros
• Enfoque y modelos de riesgo
• Políticas y estándares
• Procesos GRTP
• Tecnología, automatización y reportes

Mediante este sistema, se tendrá un conocimiento mayor de las relaciones con terceros, gracias al establecimiento de controles que permiten conocerlos en mayor profundidad.

Supervisión y gobierno

El liderazgo del gobierno de la organización y su supervisión es fundamental, y más aún si se integran buenas prácticas en el funcionamiento interno de la empresa.

Así, es importante asignar responsables, los cuales suelen recaer sobre las funciones de seguridad de la información o de cumplimiento.

Esto va variando conforme el sistema para la gestión de riesgos va madurando.

Además, debe establecerse una estructura de gobierno, como eje vertebrador para la supervisión y reducción de los mismos.

Y aquí también son muy importantes los stakeholders, los cuales es preciso involucrar en la gestión de los riesgos para alcanzar el verdadero éxito.

Inventario de terceros

Hay que conocer e inventariar a todos los terceros con los que se tiene relación, asignándoles una clasificación y evaluación para poder administrarlos.

Así, identificar al responsable de la relación con la empresa será clave, ya que agilizará mucho más la gestión y toma de datos necesaria para el inventario.

Además, es recomendable crear categorías para priorizar las acciones frente a la gestión de los riesgos de terceros.

Finalmente, no hace falta decir que este inventario deberá actualizarse frente a posibles cambios o modificaciones por cualquiera de las dos partes.

Enfoque y modelos de riesgo

Para establecer un enfoque basado en riesgos, hay que elaborar un modelo que considere el contexto de la organización, determinando el nivel de riesgo que esté dispuesta a tolerar.

Deben establecer un sistema para la identificación, evaluación y respuesta ante los riesgos de origen externo, para potenciar y mejorar sus estrategias y estar mejor equipadas frente a posibles impactos negativos.

Además, como consecuencia positiva, se obtiene una maximización del potencial como empresa.

Las organizaciones son las primeras responsables de la #gestiónderiesgos que hagan de los terceros…
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Políticas y estándares

Implementar políticas y estándares, permite definir cuál es la finalidad y las diferentes etapas del marco para la gestión de los riesgos, asignando roles y responsabilidades a los stakeholders.

Aquí, el Comité Directivo es el principal responsable de cara al cumplimiento de las políticas y los estándares establecidos, de manera que impulse la rendición de cuentas en los stakeholders más importantes.

Es decir, cualquier organización necesita establecer una serie de procedimientos que generen estándares y lineamientos que permitan la gestión de riesgos debidos a terceros.

Sin estos factores, es difícil que el modelo funcione.

Procesos de la gestión de riesgos a terceros

Una vez diseñado el proceso para la gestión de riesgos, hay que llevarlo a cabo. Es decir, no sirve de nada disponer de un marco para la gestión de los riesgos, si finalmente no se lleva a la práctica.

Así, para que el proceso de gestión de riesgos sea totalmente efectivo, debe considerarse como un ciclo de vida continuo y para todas y cada una de las relaciones con terceros.

Con este proceso, se evalúan y califican los terceros con base en su nivel de riesgo, para poder proceder a su monitoreo.

Tecnología, automatización y reportes

Cómo automatizar la gestión de riesgos en las organizaciones tiene su base en el manejo de software de gestión y tecnologías que ayuden a evitar o mitigar los riesgos.

Así, utilizar este tipo de tecnologías, favorecerá la automatización de los procesos, el análisis de información en tiempo real y la generación de reportes al instante, que permitan afrontar con mayor eficiencia la toma de decisiones.

Software GRCTools

Asumir que las tecnologías son las mejores herramientas para afrontar cualquier tipo de desafío ya no es tan difícil.

El Software GRCTools le permite realizar la gestión de sus proveedores y demás terceros, a través del seguimiento de los procesos identificados en su organización.

La información en tiempo real, gracias a que se encuentra en la nube y no necesita instalación, le asegurará una experiencia que no querrá que termine nunca.