La creación del mapa de procesos para la gestión

Mapa de procesos

La gestión por mapa de procesos es un sistema de gestión organizacional, basado en principios de Calidad   y que se centra en los resultados obtenidos de los procesos internos de cada organización.

Permite conocer cuáles son las fortalezas y debilidades del sistema, determinar qué procesos son necesarios y cuáles no, aquellos que hay que rediseñar o mejorar, establecer prioridades de mejora, asignar responsabilidades explícitas al personal sobre los procesos, aumentar la capacidad de la organización para crear valor y, sobre todo, crea el contexto óptimo que permita la implantación y mantenimiento de planes de mejora continua.

A la hora de elaborar un mapa de procesos podemos distinguir tres eslabones principales, como son:

1. Macroproceso: conjunto de procesos interrelacionados que pretenden conseguir un objetivo común. Estos procesos representan las actividades cotidianas de la organización y sirven de apoyo al logro de la estrategia corporativa.
2. Proceso: conjunto de recursos y actividades relacionados entre sí que se ejecutan para transformar unos insumos en productos o servicios, aportando valor añadido al usuario al que van dirigidos. Podemos distinguir varios tipos:
   • Procesos estratégicos: son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de grupos de interés en el largo plazo.
   • Procesos clave: son aquellos procesos orientados a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que sean satisfactorios tanto para la organización como para el cliente final.
   • Procesos, soporte: son los procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios.
3. Subproceso: agrupación lógica de actividades secuenciales que contribuyen al objetivo del proceso.

Los principales componentes de la gestión por procesos son:

• La identificación de los procesos.
• La coordinación y el control del funcionamiento de la organización.
• La mejora de los procesos.
• La determinación de un sistema de información para el seguimiento de los resultados.

Por su parte, un mapa de procesos es un inventario gráfico de los procesos de una organización. Toma como punto de partida los macroprocesos que constituyen la cadena de valor, y los divide en niveles inferiores, con el objetivo de detectar claramente los procesos y subprocesos que lo conforman y la forma como operan.

El enfoque de GRCTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo. Les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.