La Oficina de Gestión Estratégica

Cómo gestionar que las cosas se hagan

La oficina de gestión estratégica, conocida como SMO por sus siglas en inglés (Strategy Management Office) es un área, departamento y unidad de  una organización que se destina ejecutar y coordinar todo aquello relacionado con el proceso de gestión de la estrategia de una organización.ç

Esto incluye desde la definición de la estrategia y su concreción en objetivos, metas y proyectos estratégicos, así como el despliegue de la misma en todos los departamentos de la organización, la ejecución y el seguimiento.

Norton y Kaplan, destacados gurús de la estrategia, trasladaron este concepto de la estrategia como un proceso dando ejemplo de cada uno de los eslabones de la cadena de pasos o fases que se van siguiendo. Así, en su obra Execution Premium hablaban de 6 fases: 1) Desarrollo de la estrategia, 2) Planificación, 3) Alineamiento de la organización, 4) Planificación de las operaciones, 5) Monitoreo y aprendizaje y 6) Evaluación y adaptación.

La descripción de Norton y Kaplan no es más que un desgranaje del ciclo de mejora continua o PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar) que se aplica de forma generalizada en la gestión de las organizaciones y que se aplica específicamente a la gestión de la estrategia.

Uno de los principales errores al abordar la ejecución de la estrategia en las organizaciones es que trabajan en la misma de forma esporádica y sin ser constantes. La estrategia, por lo tanto, no escapa de la concepción de proceso continuo y cíclico en el que es necesaria la existencia de una persona o personas que lideren y coordinen el cambio organizacional que supone dirigir a una entidad hacia un destino determinado.

Por esto y para darle continuidad al proceso, gran parte de las organizaciones que logran poner en marcha y ejecutar su estrategia lo hacen a través de la constitución de una Oficina de Gestión de la Estrategia a la que se le otorgan unas responsabilidades y que cuenta con unos medios y herramientas específicas para la abordar su labor designada.

La función principal de una Oficina de Gestión de la Estrategia es muy parecida a la que tiene una Oficina de Gestión de Proyectos y/o Procesos (PMO) en una organización e incluso, a veces, estas son parte integrante de la SMO ya que la ejecución efectiva de la estrategia combina e interrelaciona una correcta gestión de proyectos y procesos de la organización. De este modo, la SMO trabaja con herramientas que ya están en funcionamiento en la organización a la vez que emplea herramientas propias de planeación y gestión estratégica, como puede ser un Balanced Scorecard.

En cuanto a los recursos y el liderazgo del proceso de estrategia, cabe destacar solo en las grandes empresas se puede contar con un equipo totalmente enfocado a la estrategia. En el resto de organizaciones, la gestión de la estrategia forma parte de las otras funciones que desarrollan los ejecutivos, responsables financieros, responsables de calidad o, cada vez más, los responsables de la gestión de personas.

Que los Directores de RRHH estén ocupando este rol de liderazgo de la estrategia, viene a constatar que las organizaciones están entendiendo el papel fundamental que tiene una adecuada gestión de las personas en términos de cultura, valores, implicación, etc. en la implementación de la estrategia.

En todo caso, la persona que debe ser la cabeza de una SMO ha de tener unas características específicas. Entre las competencias más valiosas se encuentran el liderazgo, relaciones interpersonales en la organización, perseverancia, capacidad de análisis, comunicación y conocimiento profundo de la organización y de las herramientas de gestión de la estrategia.

Aunque lo que hemos mencionado anteriormente podemos decir que es la composición o base formal de la SMO en la que mencionamos las personas con verdadera responsabilidad sobre la estrategia, también se ha de contar con una cierta estructura informal compuesta por la red de “seguidores”, implementadores e impulsores de la estrategia, cada uno en el área de operación a la que pertenecen dentro de la organización. Si bien, su función no está escrita sobre el papel, estas personas ejercen como motores de la estrategia en su ámbito de actuación.

Respecto de las responsabilidades específicas que desarrolla una SMO, las principales son:

• Desarrollar y ayudar a formular la estrategia: esta responsabilidad supone asumir el rol de coordinador entre las diferentes partes y actuar como facilitador de la participación y discusión.
• Desplegar la estrategia: el despliegue se hace a través de objetivos, metas, indicadores e iniciativas. Todos ellos permiten aterrizar la estrategia y traducirla para que pueda ser implementada.
• Alinear la organización y la estrategia: la SMO es la que debe garantizar que los diferentes departamentos o áreas y que las personas que las integran entienden y asimilan como propios los objetivos de la organización y que conocen cómo contribuyen a alcanzarlos.
• Comunicar la estrategia y los logros alcanzados: la SMO actúa de altavoz de la estrategia, haciéndose oír en toda la organización y fuera de ella, si se requiriese comunicar a partes interesadas externas.
• Gestionar y dar seguimiento a las iniciativas puestas en marcha: esta responsabilidad supone trabajar y colaborar en la ejecución de los proyectos o iniciativas estratégicas que se hayan definido de tal forma que les dé seguimiento por separado, pero que a la vez pueda situarse desde una perspectiva superior, comprobar que están alineados y visualizar la contribución que cada uno de ellos realizar a la estrategia. Por lo tanto, es la que actúa como garante de que lo planificado, se está ejecutando y que se están alcanzando los resultados esperados.
• Evaluar la estrategia: desde la posición que ocupa la SMO en la organización, ésta debe realizar un análisis de la ejecución y de los logros alcanzados para lo que deberá facilitar que se realicen reuniones de forma periódica con los diferentes líderes de estrategia en las que se analicen los indicadores y el avance de los proyectos y en las que se detecten las desviaciones existentes y se tomen decisiones al respecto. De forma complementaria y en su labor de comunicación debe trasladar estas decisiones a todos los que se ven implicados en las mismas.
• Vigilar el entorno y detectar oportunidades para el negocio: aunque esta responsabilidad no se desarrolla en todas las SMO, cada vez es más común que se desarrollen labores de estudio y control de las variables del entorno y que puedan actuar como impulsores del desarrollo de nuevos negocios y la adaptabilidad de los existentes.

En definitiva, la labor de la SMO se concentra en integrar el pensamiento y la acción a corto, medio y largo plazo de la organización en pos de un objetivo común para el que todas las personas y departamentos han de contribuir, han de estar alineados y focalizados en su consecución mediante la ejecución de la estrategia.