Inspecciones en terreno: Principales problemas

Inspecciones en terreno

El objetivo que persigue la realización de las inspecciones en terreno es apreciar la solvencia actual y futura de la empresa. Más específicamente, el objetivo de comparar el perfil de riesgo de la empresa y su capacidad para afrontarlo y detectar cualquier problema que pueda afectar la capacidad que tiene la organización para conseguir cumplir con sus obligaciones, con los asegurados en el largo plazo.

La inspección en terreno no debe estar limitada con la detección de problemas de la empresa. Los supervisores también deben ahondar en las razones que existen y en identificar todas las soluciones.

Los objetivos se pueden separar en objetivos intermedios:

• Valorar todos los activos y analizar la adecuación de las tarifas.
• Evaluar la conducta técnica del negocio.
• Evaluar el trato que se les ofrece a los clientes y determinar si se utilizan actividades ilegales o impropias que suponga un costo a la organización.
• Evaluar los sistemas contables y los controles internos, además de obtener la opinión de la administración corporativa.
• Detectar los problemas que pueden surgir en la organización de la empresa.

Procedimiento de la inspección en terreno

Después de realizar un análisis de la información financiera y estadística enviada por las compañías, el supervisor deberá desarrollar un programa que se encuentre basado en el análisis sistemático se los antecedes de las empresas, para las inspecciones en terreno que serán llevadas a cabo dentro de los próximos meses.

Este plan tendrá en cuenta la frecuencia con la que se realizan las inspecciones en terreno y el perfil de riesgo que tiene la organización. Las inspecciones en terreno son más frecuentes y mucho más profundas cuando hablamos de organizaciones que se encuentran en una posición de dificultad económica o financiera. Sin embargo, un cambio importante en la administración y en el plan de negocios de la empresa, todo esto puede ser una razón suficiente para realizar una nueva inspección en terreno.

El plan de la inspección en terreno se debe mantener actualizado, ya que pueden surgir nuevas prioridades durante todo el año. El tiempo que lleva la realización de una inspección en terreno puede ser de varios días hasta meses, dependiendo mucho del tipo de negocio, del tamaño y de los problemas que se puedan presentar.

Una inspección en terreno debe comenzar con una visión global de la empresa, de forma que se deberá realizar una planificación y enfocar de forma correcta el área de trabajo. La revisión debe ser llevada a cabo por un conjunto de administradores y debe quedar registrada en una agenda de trabajo.

La realización de las inspecciones en terreno pueden ser de una manera convencional, es decir, manualmente. Esto puede suponer algunos problemas:

• Pérdida de datos, ya que si se trabaja en papel es fácil que se puedan perder y se deberá volver a comenzar.
• Si se trabaja en papel, quedarse sin espacio en las oficinas es un factor muy importante que se debe tener en cuenta.
• Debemos tener plena confianza en la persona que realiza las inspecciones en terreno, pero puede ser que no quede constancia de que realmente estuvo en el lugar indicado.
• Una organización que cuente con muchas zonas en las que realizar inspecciones en terreno puede tener el problema de que le sea muy difícil homogeneizar los criterios a seguir en todas sus localizaciones.
• Al realizar el informe debe estar comprobando manualmente todos los datos, lo que puede generar errores humanos que varíen las cifras.
• Puede ser que a la persona encargada de realizar la inspección en terreno se le pase la fecha en la que debe asistir, variando el calendario que tenía previsto.

Para evitar todos estos inconvenientes se puede automatizar el proceso, solucionando todos los problemas mencionados anteriormente:

• La persona encargada de realizar la inspección en terreno, lo puede realizar directamente en la zona gracias a la utilización de una tablet o smartphone.
• No es necesario contar con internet directamente en el lugar a inspeccionar, ya que se guardarán los datos y se podrán sincronizar en el momento en que se disponga de internet.
• Al utilizar un smartphone o tablet quedará registrada la geo posición, con lo que se podrá verificar que la inspección ha sido llevada a cabo satisfactoriamente en la localización concreta.
• Quedará registrado el tiempo que se ha tardado en realizar la inspección en el terreno.
• Se puede homogeneizar los criterios necesarios para comprobar que cumple o no cumple con los requisitos establecidos.
• Se puede establecer como predefinido un texto que corresponda con cierta No Conformidad, lo que hace que se gane más tiempo para otros temas.
• Como todo queda informatizado, es mucho más sencillo realizar un seguimiento de los hallazgos encontrados. Se genera un informe automáticamente, evitando los errores humanos que pueden darse en el caso de que se tengan que pasar los datos manualmente. Se pueden tomar las medidas necesarias mucho más rápido, evitando riesgos mayores.
• La comunicación entre el inspector y la persona responsable del área en cuestión será mucho más fluida y sencilla.
• Se pueden establecer acciones de mejora o resolución de errores de una forma rápida y sencilla.
• Los informes se pueden enviar directamente a la central para que pueda realizar las gestiones necesarias en cada caso.

Software GRCTools para Inspecciones y control operacional

El software para inspecciones y control operacional de GRCTools ha desarrollado una nueva funcionalidad que permite a sus usuarios configurar diferentes check list para realizar las inspecciones en terreno y enviar mecanismos de levantamiento de no conformidades u oportunidades de mejora.

Se encuentra pensada para que se puedan realizar auditorías en el terreno, inspecciones y manteamiento de equipos.