Sistema de Gestión Integrado: ventajas de su implementación

Sistema de Gestión Integrado

La mínima formación que se necesita para diseñar e implantar de un Sistema de Gestión Integrado se debe impartir en cuatro etapas distintas:

Formación previa

Esta formación persigue que determinadas personas en la empresa conozcan de forma exhaustiva cuáles son las herramientas y el tipo de gestión que va a implementar. Además, es necesario que exista un referente claro de quiénes son los expertos de cada tema, que además serán encargados de diseñar o retocar el sistema.

Las principales materias que deben abarcar esta formación son: normas y legislación, identificación, análisis y documentación de procesos, gestión por procesos, diagnosis, etc.

Formación durante el proceso de documentación

Una vez que se ha diseñado el Sistema de Gestión Integrado, se han identificado los requisitos y se han integrado los métodos y la empresa, comienza el proceso de elaboración de la documentación. Para ello se proporciona formación a los equipos de trabajo dentro de las distintas áreas en las que se divide la empresa. El objetivo es conseguir que las personas que elaboren la documentación lo hagan con criterio y método.

Las principales materias a tratar son: normas y legislación, adaptación de las normas a la empresa, identificación, análisis y documentación de procesos, además de la gestión por procesos.

Formación durante el proceso de implementación

De forma previa a la implementación se debe formar a toda la plantilla en los diferentes niveles:

• Dirección, gestión y operación: El motivo es que la totalidad de la plantilla debe actuar conforme a los procedimientos que se han elaborado.
• Las materias a impartir son: Políticas, el sistema de gestión integrado, etc.

Formación para la auditoría

Cuando el sistema ha sido diseñado, se han elaborado los procedimientos. Además, todas las empresas han sido informadas, formando el personal y el sistema está implantado, es necesario que se audite.

La auditoría consiste en comprobar de forma efectiva cómo actúan las personas de la organización conforme al sistema. La auditoría se debe llevar a cabo por personas independientes de la actividad auditada, por lo que puede tratarse de personas ajenas a las empresas o bien de personas que pertenecen a la empresa, pero que se inscriben en áreas o departamentos diferentes al auditado.

Las materias en las que los auditores internos han de ser formados son las siguientes:

• Planificación de la auditoría
• Realización de la auditoría
• Información de los resultados
• Acciones correctivas

Ventajas de la integración de sistemas de gestión integrados

Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos de la organización

Las materias que se deben integrar, no son contrarias en su fondo o filosofía ni entran en conflicto por tratarlas a un mismo tiempo, no es menos cierto que en ocasiones los esfuerzos se concentran más en unos aspectos que en otros, a veces sin razón aparente, otras por capricho o creencias erróneas de la dirección y, en el peor de los casos, por desconocimiento de los temas tratados.

El Sistema de Gestión Integrado se asegura la distribución adecuada a los periodos de dedicación a cada uno de ellos, los recursos y las medidas en cada una de las áreas.

Armonización de los diferentes criterios de gestión

La integración equilibrada ofrece importancia de cada área de gestión y evita la planificación reduccionista.

Se trata de evitar duplicidades innecesarias: ¿por qué un determinado registro no puede servir para dar cumplimiento a un mismo requisito que aparece en los tres modelos?

Simplificación de la estructura documental del sistema

Integrar es sumar eliminando duplicidades. Además, los requisitos o prácticas comunes pueden simplificarse en un único documento, con lo que se obtiene un ahorro de dos documentos. Esto es más apreciable en los requisitos de gestión de los sistemas. Un procedimiento sobre la gestión de acciones correctivas podría ser perfectamente válido para las tres disciplinas contempladas.

Menor esfuerzo global de formación del personal e implantación del sistema

Gracias a la similitud de los esquemas de funcionamiento de estos sistemas, una vez formado o explicado el funcionamiento de un sistema de gestión. La formación adecuada consistiría en explicar los apartados comunes con el primero y resaltan los procedimientos o prácticas específicas de cada uno de ellos.

Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema

Al disminuirse el número de los documentos que componen el sistema de gestión integrado con respecto a los tres sistemas por separado, la reedición de documentos, la distribución y difusión, etc. Resulta mucho más rápido y fácil.

Integración de la información y el control de gestión

La información en materia de gestión de calidad, del medio ambiente o de la prevención de riesgos laborales no se dispone en compartimentos estancos. Además, la información de la empresa se encuentra interrelacionada y se trata de aprovechar esta circunstancia integrando toda la información en una buena red informática y de archivos.

Relación de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo

Se trata de que diferentes tareas sean ejecutadas por una única persona, de forma que los criterios de actuación sean comunes en cuanto a su aplicación. De este modo, encontramos hoy en día la función de responsable de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales como el responsable del control y del correcto funcionamiento de los tres sistemas. Al estar centralizado en la misma figura, dicho control aumenta en eficiencia.

Software de gestión integrada

La plataforma tecnológica GRCTools, permite a las organizaciones integrar sus Sistemas de Gestión de manera automatizada, logrando que sean más eficientes y eficaces y resolviendo muchos de los problemas asociados a la gestión manual, ayudando a lograr así mejoras en la gestión del día y, por tanto, en los resultados que obtienen.