Acciones correctivas para las no conformidades y la seguridad y salud

No conformidades

De acuerdo con la norma OHSAS 18001, una no conformidad, es el incumplimiento de un requisito. La norma prevé la existencia de dos tratamientos en caso de incumplimiento, dado que se reconoce que el control se ha perdido o no ha sido eficaz.  El uso de acciones correctivas para eliminar no conformidades se hace necesario, para evitar que el incumplimiento se vuelva a presentar, removiendo de raíz la causa del problema.

Ya la necesidad de adoptar medidas preventivas – segundo tratamiento – se deriva del hecho de impedir el problema generador del incumplimiento, anticipando el acto, antes del hecho.  Según lo determinado por OHSAS, la organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.

Pero ¿Cómo usar las acciones correctivas para eliminar no conformidades y de paso mejorar el sistema de gestión en seguridad y salud? Esa es el tema que abordamos el día de hoy.

Acciones correctivas para eliminar no conformidades

La alta dirección de la organización, debe tomar acciones para eliminar las causas de no conformidades, con el objetivo de prevenir la recurrencia del hecho generador. A los efectos de las no conformidades, las acciones correctivas tienen el deber de ser apropiadas. Para ello se debe establecer un protocolo documentado, que incluya los siguientes requisitos:

• Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los afectados)
• Determinar las causas de las no conformidades
• Evaluar la necesidad de adoptar medidas para garantizar que esas no conformidades no vuelvan a ocurrir
• Determinar e implementar las acciones necesarias
• Registrar y documentar los resultados de las acciones tomadas
• Revisar la eficacia de las medidas correctiva adoptadas

Corresponde a los administradores del sistema de gestión en seguridad y salud, analizar las acciones correctivas que se han llevado a cabo, después de 30 días de implementadas, registrando y documentado este trabajo de auditoria, asegurando que la causa del incumplimiento no se presentará nuevamente.

Cuando, del análisis de las acciones correctivas, se desprende que existen dudas sobre la eficacia de la acción, o sobre la conformidad de la misma con la norma OHSAS 18001, igualmente se debe registrar y documentar el hecho y proceder a revisar la inconformidad nuevamente, contando con elementos de análisis adicionales.

No conformidades más comunes denunciadas por los auditores

• Falta de metodología integral para la planificación de actividades y realización de los servicios. A menudo no se entiende la importancia de las actividades de planificación y su influencia en el sistema de gestión.
• La falta de preparación y respuesta ante emergencias. Cuando en la aplicación de sistemas de gestión en seguridad y salud, algunos aspectos relevantes de la activa de la organización, no son considerados durante el análisis de escenarios de emergencia.
• La falta de participación de personas relevantes, en el sistema de gestión.
• Falta de formación y capacitación. A menudo existe una clara comprensión acerca de la importancia de la formación para aquellos que participan en actividades de operación y su conexión directa con el sistema de gestión.

Acciones correctivas para eliminar no conformidades mejoran el sistema

Durante las investigaciones tendientes a definir la raíz del incumplimiento y la aplicación de las acciones correctivas, es posible identificar información que al ser procesada lleva a la mejora ostensible de procesos, y, por ende, a la mejoría general del sistema.

Muchos accidentes tienen un origen común. Una máquina, a la que le falta supervisión, es un lugar común en los informes sobre no conformidades. La acción correctiva, que se puede extender a otras máquinas similares, aunque nunca hayan generado un siniestro, sin duda contribuirá en la mejora del sistema.

Es común también que, se pierda mucho tiempo abordando un buen número de incidentes en los que se reportan problemas ergonómicos. La acción correctiva, que tendría que ser la implementación de un programa de ergonomía, redundará en la disminución de no conformidades, mejorando la eficiencia del sistema.

Software GRCTools para no conformidades

Con el uso del Software GRCTools tiene la posibilidad de facilitar el control del sistema con grandes beneficios, podrá realizar la gestión y supervisión del Sistema de Gestión bajo los requisitos de OHSAS 18001 de manera más sencilla y eficaz con GRCTools.