Aplicaciones de GRCTools para automatizar los Sistemas de Gestión

Automatizar los Sistemas de Gestión

En el artículo Principales beneficios de las organizaciones al automatizar los Sistemas de Gestión, analizamos cuáles son las mejoras que alcanzan las organizaciones que trabajan con herramientas software para implementar y mantener sus Sistemas de Gestión.

Algunos de esos beneficios son:

• Mayor eficacia y eficiencia, ya que se realiza toda la gestión de forma centralizada a través de una única herramienta que facilita la gestión en todas sus áreas: desde los procesos, la documentación, el trabajo colaborativo, la gestión de riesgos y oportunidades asociados a las actividades que realiza la organización, la medición y análisis de indicadores en tiempo real, la planificación y ejecución de controles y auditorías, el tratamiento de incidencias y no conformidades y la gestión de recursos.
• Reducción de costes y esfuerzos. Una gestión optimizada permite reducir la carga de trabajo administrativo, agilizar los trámites internos, la eliminación de elevados costes en gestión de documentación y su almacenaje, reducción de los costes en recursos consumibles como papel, la aceleración de la administración al disponer de la información en tiempo real y en cualquier momento y dispositivo, se elimina la duplicidad de tareas, etc.
• Toma de decisiones apoyadas en información relevante y actualizada, Para muchas organizaciones, la propia gestión diaria de la documentación, la información organizacional y los indicadores supone un lastre para conocer con exactitud el estado de su Sistema de Gestión e identificar sus potenciales riesgos y oportunidades. Optimizar el flujo de comunicación e información permite a las organizaciones generar ventajas competitivas, aprovechar las oportunidades y mitigar riesgos que pueden comprometer los resultados del negocio o institución.
• Máximo retorno de la inversión. La inversión en la modernización y optimización de la gestión implica una inversión en la mejora continua de la organización que no solo puede medirse en el ahorro de recursos económicos o reducción de horas y tiempo dedicado a realizar las tareas, sino que incide directamente en la satisfacción de los clientes.

GRCTools para automatizar los Sistemas de Gestión

Una vez que la Alta Dirección o los responsables de los Sistemas de Gestión asumen que el uso de la tecnología permite alcanzar y mejorar los resultados, surge la siguiente pregunta sobre Cómo automatizar los Sistemas de Gestión.

Para automatizar los Sistemas de Gestión, las organizaciones necesitan de herramientas tecnológicas que den cobertura a la gestión completa y transversal de todos las actividades que implica la implementación y mantenimiento de Sistemas de Gestión.

Vamos a ver algunos ejemplos de Aplicaciones de GRCTools que permiten automatizar los Sistemas de Gestión y están específicamente diseñadas para resolver los problemas concretos a los que se enfrentan las organizaciones en su día a día.

Mapa de Procesos

La App Mapa de Procesos de GRCTools es una aplicación interactiva que permite tener acceso y gestionar cada proceso desde la identificación y elaboración de la ficha de caracterización de los mismos, al control a través de indicadores y a realización de auditorías.

Es totalmente parametrizable de acuerdo a las necesidades de cada organización e incluye funcionalidades como la creación de fichas de procesos, la posibilidad de adjuntar documentación relacionada con cada proceso, relacionar diferentes procesos y sus entradas y salidas, controlar los indicadores asociados a cada uno de los procesos, crear accesos directos a otras aplicaciones, realizar el análisis entre la relación de los procesos y la normativa aplicable, definir las fases para alcanzar los objetivos, o un cuadro de mando para conocer de forma resumida el estado de cada proceso y el calendario de actividades asociado.

Además, la herramienta GRCTools incluye un Modelador de Procesos que permite diseñar diagramas de flujo de trabajo y automatizar los sistemas de gestión de forma ágil e intuitiva.

Gestor Documental

La App Gestión Documental de GRCTools permite cubrir todo el ciclo de vida de la documentación y sirve como soporte del sistema, ya que permite gestionar toda la documentación y relacionarla con los procesos y con el resto de aplicativos de la herramienta.

Incluye funcionalidad completa para la gestión y trabajo colaborativo con la documentación, la distribución de los documentos, el almacenamiento, acceso multi-dispositivo y multi-localización, búsquedas ágiles, flujos de trabajo con la documentación (para su aprobación, revisión, etc.), control de versiones y de permisos,

Además, es muy fácil de usar, se adapta a la clasificación jerárquica de cada organización permitiendo establecer la estructura documental requerida, permite establecer notificaciones y avisos automáticos e incluye un editor avanzado para la creación y edición de diferentes tipos de documentos desde la propia plataforma, entre otras funcionalidades.

Recursos Humanos

la App Recursos Humanos de GRCTools permite a las organizaciones gestionar de forma óptima todas las gestiones relacionadas con el equipo humano que las integran desde la detección de las necesidades de capacitación, la planificación y ejecución de programas de formación, la medición y evaluación de la eficacia de las acciones formativas, la elaboración de organigramas y perfiles de cada puesto, o la gestión de indicadores.

Riesgos y Oportunidades

La App Riesgos y Oportunidades de GRCTools permite a las organizaciones aplicar en la práctica el enfoque basado en riesgos y analizar y detectar los riesgos y oportunidades de cada proceso.

A través de este aplicativo, las organizaciones pueden identificar y clasificar los riesgos y oportunidades como significativos o no significativos así como iniciar planes de acción para reducir los riesgos y realizar posteriores evaluaciones y comprobar la eficacia de las medidas que se llevan a cabo.

Gestión de Auditorías

La App Gestión de Auditorías permite la gestión completa tanto del programa de auditorías como de cada uno de los planes individuales. Así como establecer flujos de trabajo de revisión y aprobación de los programas de auditoría.

A su vez, el aplicativo integra la funcionalidad para listas de verificación, seguimiento de planes de acción, automatización de procesos de revisión y de aprobación, documentar los procesos de auditoría, la asignación automática de actividades de auditoría, el envío de notificaciones, la elaboración de calendarios de auditoria, entre otras funcionalidades.

Gestión de Hallazgos

La App Hallazgos de GRCTools permite a las organizaciones gestionar de forma eficiente los hallazgos.

Este aplicativo incluye funcionalidades para reportar hallazgos, solicitar acciones de forma inmediata, implementar acciones correctivas, aceptar las acciones y verificar que estas se implementan, dando cobertura a todas las fases del proceso.

Además, es posible analizar la información y generar reportes, y filtrar los hallazgos de acuerdo a su estado u otros criterios que cada organización considere, de forma que también es parametrizable.

Control de Indicadores

La App Dashboard de GRCTools tener control de los indicadores y llevar a cabo la toma de decisiones basada en información de la organización en tiempo real.

Este aplicativo permite a los responsables de las organizaciones conocer el porcentaje de cumplimiento para cada fecha y grupo de indicadores, parametrizar este cuadro de mando de acuerdo a la información que necesitan obtener de sus indicadores y generar reportes.

Otros aplicativos que ayudan a las organizaciones a la gestión de áreas concretas son:

• App Encuestas que permite tener un mayor conocimiento del negocio.
• App Calendarios para gestionar los tiempos de forma eficiente.
• App Análisis del Contexto para identificar los factores tanto internos como externos.
• App Análisis y Expectativas de las Partes Interesadas para dar cumplimiento a los requisitos que establece el Anexo SL.

En nuestra sección de Casos de éxito, puede encontrar información detallada de cómo organizaciones de todos los sectores y tamaños han logrado automatizar los Sistemas de Gestión con éxito, trabajando con la plataforma tecnológica GRCTools y el apoyo de nuestro equipo de consultores expertos.