Por qué realizar correctamente la carga de datos de los indicadores

Indicadores

La carga de datos puede que sea la parte más importante de toda la implementación de los indicadores. Supone un desarrollo y consolidación de todos los hábitos de medición y reporte. Desarrollar unos buenos hábitos de carga de datos establece que el desarrollo se realice de forma correcta. Se debe extender a toda la organización y orientarse a mejorar de forma continua. El desarrollo de todos los valores se puede conseguir mediante el liderazgo y la persistencia necesaria. Existen diferentes tipos de indicadores, por esto es oportuno que también lean este post  ¿Qué tipo de indicadores existen y cómo se encuentran clasificados?

Las principales actividades que se deben realizar son:

Establecer a los responsables de carga y reporte de datos por cada tablero

Los indicadores requieren de un esfuerzo de medición consistente, más aún, al inicio del proceso de implantación. Por este motivo, es indispensable definir a todos los responsables para realizar la carga y reporte de los datos. Es una forma efectiva de hacer esto, es identificando una persona para cada tablero de indicadores que sea la encargada de coordinar la obtención de la data proveniente de procesos y áreas diferentes en la empresa, además, es necesario llevar a cabo las coordinaciones que resulten necesarias.

Se sugiere que la persona pueda definir la realización de esta tarea para ser profesional y que cuente con cierto potencial para hacer crecer la empresa. El trabajo con indicadores de gestión suele ser uno de los mejores entrenamientos para formar directivos que se encuentren orientados a resultados.

En las empresas pequeñas, el responsable de la carga y reporte de los datos suele hacer toda o buena parte del trabajo y para toda la organización. En las empresas grandes, lo usual es que se cuente con uno de los responsables por cada tablero.

El responsable de la carga de datos se debe preocupar de que los indicadores sean revisados por la gerencia antes de la reunión del comité de indicadores respectivo. Esta tarea es de gran importancia, ya que la calidad de la reunión de revisión de indicadores depende de una buena preparación para dicha reunión.

El responsable de la carga de datos tiene la función de hacer llegar al gerente a las reuniones de comité de indicadores.

Definición de los procedimientos de los datos

Para asegurar un manejo ordenado de todos los datos, evitar las pérdidas de información y asegurar la integridad y confiabilidad de los datos. Sería necesario centralizar la información, además de definir todos los criterios homogéneos para el manejo de todos los datos. Esta tarea fundamentalmente suele recaer en los responsables de los sistemas de información de la organización. Es necesario esperar que el líder del proceso de gestión de indicadores se reúna con el personal encargado en el área de sistemas para establecer espacios adecuados para la carga de datos, determinar todos los niveles de autoridad del usuario y definir los diferentes mecanismos de auditoría de los datos.

Entrenamiento a los responsables de la carga de datos por tablero

Para disminuir los errores iniciales durante la cumplimentación de la ficha de los indicadores y en la carga de datos. Sería necesario destinar algunas horas para formar a los responsables de la carga de datos. Entre los temas que deberían ser tocados en una breve capacitación tenemos:

• Objetivos y misión del encargado
• Revisión de la ficha del indicador
• Carga de datos
• Fechas de reporte
• Naturaleza de las reuniones de los comités de área

Una adecuada formación previa para los responsables de la carga de datos debe traducirse en una menor tasa de error y procesos durante la gestión de datos en los indicadores.

Seguimiento y apoyo en la solución de problemas prácticos que se relacionan con la carga de datos

La experiencia práctica nos indica que las personas más competentes en el manejo de los indicadores también pueden cometer errores. Las situaciones suelen generarse en la medición de los indicadores que son siempre diversas y muy específicas al tipo de empresa. En ese sentido, es necesario que un criterio básico de prácticas y aspectos que solo pueden ser proporcionados por personas que cuenten con cierta experiencia.

Es muy recomendable que los responsables del proyecto o los consultores, se encuentren disponibles durante la etapa de apoyo a los responsables de carga de datos. Es necesario apoyar las dificultades que pudieran acontecer.

Refuerzo y revisión del avance en la carga de datos por parte de la gerencia

Es un aspecto crucial en la implantación de los indicadores, de manera especial en el momento en el que se está llevando a cabo la carga de datos. El proyecto debe recibir apoyo desde la gerencia de la organización. El tiempo del personal y de los gerentes se destina a cargar y analizar los datos. Es necesario para preparar las reuniones de los comités de indicadores. Es necesario con que el gerente general emita diferentes mensajes en los momentos clave para que el personal comprenda que la iniciativa de los indicadores de gestión es un tema prioritario para la empresa. Lo más importante es trasmitir lo que se espera del trabajo realizado por las personas encargadas de realizar la medición de los indicadores. Es necesario establecer fechas límite para cada entrega. Los mensajes pueden y deben enviarse tanto presencialmente como por otros medios.

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