Recomendaciones para preparar reuniones con indicadores de gestión

Indicadores de gestión

Algunas recomendaciones que son aplicables para la preparación de cualquier reunión, son pertinentes para las reuniones de los comités de los indicadores de gestión:

• Definir un objetivo para cada reunión.
• Establecer la hora de inicio y fin. Respetar los tiempos.
• Usar de forma correcta el acta de reunión. Las actas de las reuniones previas deben revisarse al inicio de cada reunión para asegurar que las tareas asignadas se realicen.
• Asegurar la participación de los involucrados.
• Realizar coordinaciones previas para asegurarse que todos los que participan en la reunión conozcan la agenda y sepan por qué es importante la reunión. Los temas clave tratarlos en persona.
• Si sabemos de conflictos potenciales que se pueden presentar en la reunión, abordarlos antes, alineando a las personas que van a la reunión.
• Asegurarse de comunicar en la convocatoria las expectativas que se tienen de la participación de cada uno de los miembros del comité de indicadores.

Resistencia al cambio en las primeras reuniones del comité de indicadores

El manejo de las primeras reuniones del comité de indicadores de gestión es determinante en lo que puede ser el éxito o el fracaso del proyecto de indicadores. Esto es porque lo que está en juego es si realmente los indicadores de gestión ocuparon la importancia elevada en la jerarquía de prioridades de la alta dirección. Si los mensajes de la alta dirección son los correctos, el proyecto de indicadores de gestión tendrá grandes posibilidades de éxito, pueden presentarse dificultades en esas primeras reuniones. Si los mensajes de los líderes no son los correctos, el proyecto tiene muchas posibilidades de fracasar, independientemente de la profesionalidad que haya puesto en el diseño de los indicadores de gestión. Es interesante leer ¿Qué tipo de indicadores existen y cómo se encuentran clasificados?

Como se ha mencionado con anterioridad, el liderazgo es capaz de influir ofreciendo apoyo en los objetivos organizacionales. Para influir se requiere generar confianza para obtener la congruencia de los comportamientos de los líderes con los propósitos declarados.

La forma más clara de ofrecer un mensaje de que los indicadores son importantes para la empresa es destinando el tiempo necesario y tomando las decisiones que respalden efectivamente el trabajo de quienes lideran el proyecto de implantación de indicadores.

Durante las primeras reuniones de un proyecto de esta naturaleza es usual que algunos directivos o mandos medios cuestionen la importancia, e incluso, la pertinencia del proyecto de indicadores de gestión. Posiblemente, se plantean muchas excusas, entre las que es habitual escuchar “tenemos mucha sobrecarga de trabajo”, “existen urgencias en el negocio”, “he visto otras empresas fracasar con iniciativas similares”, etc.  Lo cierto es que la experiencia en consultoría ha demostrado que todas las afirmaciones suelen ser coartadas para esconder cierta oposición o resistencia pasiva a la implantación del proyecto.

Existen diferentes razones que tratan sobre este sentido. En primer lugar, los humanos somos muy reacios al cambio. En segundo lugar, nadie quiere verse mal, la implantación de indicadores va a poner en evidencia situaciones con respecto al desempeño de los ejecutivos principales que no son esperados por la empresa. En tercer lugar, los ejecutivos se encuentran en una zona de confort de la que no desean moverse. Todo ello configura una situación perfecta para la resistencia pasiva.

En realidad, si se cuenta con un conocimiento pobre de la utilidad de los indicadores, tiene otras prioridades, lo que se traduce en un deseo por mantener el status quo, que posiblemente le brinda ciertos beneficios. En realidad es poco probable que un gerente desconozca el impacto o importancia de los indicadores en la gestión de una empresa. Lo más factible es que el gerente trate de evitar cambios que impliquen mayor exigencia o responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones.

Los ejecutivos principales deben estar preparados para enfrentar este tipo de comportamiento para resistirse al cambio. La sugerencia principal es manejar algunos principios básicos:

• Es necesario mostrar apoyo en el proyecto.
• Es necesario hacer que el desempeño mostrado en el proyecto tenga consecuencias. Alguien que hace las cosas bien debe ser premiado, si alguien no cumple entonces debe recibir una amonestación, si el comportamiento no deseado persiste, se debe escalar en diferentes acciones concretas que pueden llegar incluso a la reubicación o despido de la persona en cuestión.
• No ceder a las presiones, excusas o justificaciones para no cumplir con las tareas que el proyecto de indicadores de gestión genera. Es necesario exigir el cumplimiento de las tareas del proyecto. El ejecutivo suele ser condescendiente con estos comportamientos de incumplimiento, es necesario que los directivos terminen aceptando las nuevas exigencias.

Software para indicadores

A través de GRCTools la definición, medición, mantenimiento y toma de decisiones basada en Indicadores se ve agilizada, ya que se trabaja a tiempo real con los datos de la organización.

Si el objetivo de su empresa es implantar un modelo de gestión por procesos que la conduzca hacia la excelencia, además GRCTools le ofrece una eficaz solución mediante su avanzada plataforma tecnológica.