Herramientas de análisis en el marco de la implementación de proyectos

Herramientas de análisis

Existen subcategorías derivadas de la revisión de los indicadores, las cuales requieren de la aplicación de métodos de trabajo y herramientas considerablemente sofisticadas. Ello sucede cuando la mejora de un indicador implica la puesta en marcha de un proyecto de mejora. En tal situación, es usual que se requiera adicionalmente de alguna de las opciones que veremos a continuación.

Si desea conocer más acerca de los indicadores, puede visitar este artículo sobre cómo conseguir un mayor control de los indicadores gracias a la App Dashboard de GRCTools.

La aplicación de algún enfoque de gestión de proyectos o de un método específico para la solución de problemas

El desarrollo de un proyecto exitoso implica habitualmente la puesta en marcha de un conjunto de pasos, metodológicamente determinados, para cerrar en forma efectiva la brecha existente entre el desempeño actual y lo que se requiere, el objetivo o la meta, en uno o más indicadores de desempeño clave. Por esta razón, los métodos de gestión de proyectos y los de solución de problemas suelen tener etapas bastante similares. Dichas etapas suelen ser o encontrarse alrededor de las siguientes:

• Definición del objetivo del proyecto o determinación del problema
• Levantamiento de información relevante
• Análisis de la información
• Establecimiento de alternativas de acción
• Definición y diseño de la propuesta
• Implementación o puesta en marcha
• Revisión y mejora permanente

Aplicación de herramientas adicionales para el análisis

Una herramienta de análisis es, a su vez, un procedimiento específico para organizar, descomponer, presentar o estructurar datos e información, con el propósito de extraer conclusiones significativas que faciliten la toma de decisiones.

Las herramientas de análisis pueden ser cualitativas o cuantitativas, según se usen para el trabajo con la información cualitativa o cuantitativa. En la implementación de una iniciativa relacionada con indicadores de gestión, las herramientas de análisis son incorporadas en forma paralela al desarrollo de las etapas del proyecto de mejora. Ahora bien, cada una de las herramientas puede ser apropiada para una o más etapas. En algunos casos, incluso, algunas herramientas pueden aplicarse en forma alternativa. La decisión especifica qué herramientas utilizar en cada etapa de la gestión de un proyecto o de qué método de solución de problemas depende la estrategia diseñada para enfrentar el proyecto o problema.

Una posible lista de herramientas de análisis y toma de decisiones podría ser la siguiente:

Herramientas cualitativas:

• Diagrama de afinidad
• Lluvia de ideas
• Diagrama de causa y efecto
• Checklist para la reunión de datos
• Cinco porqués
• Diagrama de flujo
• Análisis de campo de fuerzas
• Diagrama de interrelaciones
• Multivotación
• Checklist para la definición de problemas

Herramientas cuantitativas:

• Hoja de revisión
• Análisis costo-beneficio
• Histograma
• Diagrama de Pareto
• Gráfica de radar (Diagrama de araña)
• Gráfica de comportamiento
• Diagrama de dispersión (Diagrama de distribución)
• Cuadrícula de selección (Matriz de selección)

Valoración de las herramientas de análisis

Es importante señalar que el uso de herramientas de análisis no se circunscribe a la relación descrita anteriormente. Lo cierto es que se pueden utilizar muchas otras. Estas otras herramientas tienen en común dos características:

• Persiguen fines muy específicos en el análisis. Usualmente, se trata de herramientas que proceden de diferentes áreas de conocimiento, tanto de la administración como relativas a ciertas industrias.
• Implican mayores niveles de exactitud y confiabilidad en los resultados.

Ahora bien, debe quedar claro que el nivel de sofisticación en el uso de herramientas de análisis y mejora de proyectos depende sin duda de las necesidades del usuario, así como, del dominio que se tenga de las referidas herramientas o metodologías.

En efecto, la valoración de distintas alternativas en la toma de una decisión específica de negocio puede abordarse apelando a diferentes herramientas de análisis. Por ejemplo, se podría usar alternativamente la matriz de selección, el análisis costo-beneficio, herramientas que proceden de la lista anterior. O, incorporar otras más sofisticadas derivadas de la ciencia económica como son el análisis del Valor Actual Neto (VAN) y de la Tasa Interna de Retorno (ROI).

La elección de la mejor de las herramientas de análisis estará principalmente en función de diversos factores relacionados con tiempo disponible para decidir, los riesgos e inversiones asociados a la decisión, y como se ha dicho ya, del dominio de las herramientas en cuestión.

Por todo lo anterior, es muy recomendable que los profesionales que trabajan con indicadores se encuentren preparados para desempeñarse con mente abierta. Y que sobre todo estén dispuestos a evaluar la pertinencia de una mayor cantidad de herramientas de análisis en función de las distintas necesidades específicas de cada proyecto.

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