Metodología para el desarrollo del trabajo de una auditoría de gestión

Trabajo de una auditoría de gestión

El objetivo del trabajo de una auditoría de gestión es que la organización adapte sus recursos humanos principales a las condiciones ambientales del entorno de los negocios. Para poder llevarla a cabo debe de adoptarse el punto de vista del director general. Este debe tomar decisiones críticas sobre la atribución de los recursos, la estructura de la organización y el enfoque de la estrategia de mercado.

La metodología a seguir debe de satisfacer una serie de cuestiones para que su desarrollo sea fructífero para la organización. Estas cuestiones pueden simplificarse de la siguiente forma:

• Definición del problema y determinación de la estrategia
• Documentación sobre la organización
• Entrevistas con los ejecutivos
• Valoración sistemática individual de equipos y sistemas internos
• Presentación de resultados y medidas sugeridas
• Información retroactiva y seguimiento

Entre los beneficios que aporta el trabajo de una auditoría de gestión encontramos principalmente:

• Identificar los puntos débiles y fuertes de cada objetivo
• Identificar los factores clave, estratégicos, organizativos y de política general y reconoce los defectos de la dirección
• Constituir un elemento amplio y esencial para analizar las fuerzas actuantes de la estructura de una compañía y sus directivas

Si deseas conocer más acerca del trabajo de una auditoría de gestión o de las normas ISO, los sistemas de gestión y los modelos de excelencia, puedes visitar el resto de artículos de nuestro blog, como por ejemplo “Componentes principales en la medición de una auditoría de gestión”

Determinación de los objetivos o fines del trabajo de una auditoría de gestión

Los objetivos los establece el auditor según un Plan General diseñado y aprobado. Se definen con claridad y los conocen los responsables de trabajo. Constituyen, en todo instante, el fundamento del trabajo de una auditoría de gestión y condicionan su alcance, programación en procedimientos, ejecución, responsabilidades, etc.

Como el campo de actuación es amplio, los objetivos pueden ir desde el diagnóstico de la organización a la evaluación de un área funcional o administrativa. Se verifican los siguientes aspectos:

• Confiabilidad de la información
• Protección de activos
• Cumplimiento de los planes
• Detección de errores
• Diseño eficaz de sistemas
• Utilización eficiente de los recursos

Identificación del área, sistema u operación, objeto del trabajo

Es imprescindible que los auditores de gestión estén familiarizados con el área, el sistema o la operación a auditar. Su conocimiento garantiza un desarrollo eficaz del trabajo.

Para obtener este conocimiento, el auditor de gestión debe consultar fuentes internas y externas que le proporcionen información no solo del área en sí, sino de todos los aspectos que, de forma directa o indirecta, afectan a los objetivos que se persiguen.

Las principales fuentes para enriquecer el conocimiento de la organización o el área son:

• Publicaciones sobre aspectos gerenciales, económicos, financieros, técnicos, etc., y las del sector en general y el negocio en particular
• Manuales de procedimientos y reglamentos de la organización
• Entrevistas con la dirección, el personal de la empresa y los especialistas externos en los temas objeto del trabajo
• Lectura de informes que se hayan podido elaborar sobre el tema
• Análisis de los estados financieros y demás informes

El conocimiento del área de la organización le permite al auditor determinar el riesgo y valorar la materialidad, de esta forma puede diseñar con certeza la planeación y programación del trabajo, y hacer mayor énfasis en los aspectos que requieran atención especial.

Programación, ejecución del trabajo y obtención de evidencia

Esta etapa supone establecer, por escrito, los pasos específicos de los procedimientos y de las pruebas a desarrollar en el trabajo, las técnicas a aplicar y los recursos materiales y humanos necesarios para conseguir la evidencia suficiente y competente. Debe permitir la evaluación del área, sistema u operación auditada y determinar las acciones de mejora que se estimen pertinentes.

Las actividades o programas de trabajo a desarrollar serán:

• Examinar y apreciar la rectitud, la suficiencia y la aplicación de los controles contables, financieros y operacionales
• Verificar la conformidad con políticas, planes y procedimientos establecidos
• Comprobar hasta qué punto los activos de la empresa u organización se justifican y protegen de pérdidas de forma razonable
• Verificar la confianza de los datos que produce los sistemas
• Recomendar mejoras operacionales

Las técnicas del trabajo de una auditoría de gestión, como observación, rastreo, entrevista, confirmación, análisis, verificación documental, revisiones analíticas, etc., son las herramientas principales a disposición de los auditores de gestión para desarrollar su trabajo.

El diseño adecuado de las pruebas, su correcta ejecución y su cuidada documentación constituyen una clave de éxito muy importante para el trabajo de una auditoría de gestión.

Software GRCTools para el Trabajo de una auditoría de gestión

La Plataforma Tecnológica GRCTools permite fijar el cronograma del trabajo de una auditoría de gestión y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.