8 consejos para mejorar la gestión documental en las empresas

Gestión documental

Todo aquel que sea responsable del Sistema de Gestión de su empresa, es consciente de la gran cantidad de documentación que se genera, del tiempo empleado en su tratamiento y lo tedioso del análisis de los datos o la información que contienen. Es decir, la Gestión Documental forma parte del día a día.

También ocurre, que se pierden determinados documentos, o que permanecen los que están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o quién ha sido el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que evidente.

La gestión documental descontrolada, produce caos, y este caos puede traer consecuencias que, en muchas ocasiones, son graves. Como, por ejemplo, la pérdida de dinero por sanciones al no cumplir un plazo o no disponer del documento requerido.

Las organizaciones en las que se da este tipo de situaciones, optan por soluciones que permitan una gestión más eficiente, sin necesidad de utilizar papel y que agilice y automatice sus procesos.

Implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil, pues existen una serie de claves que pueden ayudarte.

Consejos para mejorar la gestión documental

A continuación, te presentamos 8 consejos para mejorar la gestión documental:

1. Digitalizar documentos en papel

El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la digitalización de toda la documentación que tenemos en papel.

Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.

2. Centralizar el contenido corporativo

Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación de la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.

3. Clasificar los documentos

Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente, ya que las organizaciones producen gran variedad de documentos. Al identificar los procesos clave de la empresa, comprenderemos su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.

4. Hacer buen uso de los Metadatos

Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y optimizar la gestión documental. Los metadatos describen el contenido de los archivos o la información de los datos lo que, unido a una buena categorización, agiliza enormemente la localización de documentos. Obviamente, la definición de los metadatos debe ser hecha en función del contexto de los documentos.

5. Optimizar el tiempo con Modelos de documento

Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su elaboración. Ello supone un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.

6. Establecer autorizaciones de acceso

Llegados a este punto, lo lógico es asignar un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.

Asignar controles de acceso, asegura en gran medida la seguridad de la gestión documental, evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.

7. Incentivar la colaboración

Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.

8. Administrar las versiones de documentos

Llevar un control sobre la caducidad de documentos, recibir alertas de modificaciones o la necesidad de actualizarlos, es posible realizarlo a través de soluciones informáticas que te notifican sobre estas cuestiones, manteniendo además, el historial de todas las revisiones o versiones anteriores.

De esta manera, es más sencillo el cumplimiento legal y/o de los requerimientos del sistema de gestión, evitando la falta de disponibilidad de documentos o la entrega fuera de plazo.

App Gestión Documental de ISOTools

La aplicación de Gestión documental de ISOTools es una de las mejores alternativas que existen en el mercado para mantener un control minucioso de la documentación de tu empresa.

No sólo sirve como repositorio, como puede ser el caso de otras soluciones del mercado, si no que permite cubrir todo el ciclo de vida de los documentos y, además, posibilita su vinculación a los procesos correspondientes.

Es decir, la gestión documental pasa de tediosa a prácticamente automática debido a:

• Establecimiento de niveles de permisos.
• Fácil localización de documentos, con opción de búsqueda avanzada.
• Control de versiones.
• Acceso multi-dispositivo y desde cualquier localización.
• Centralización de la documentación.
• Personalización de la estructura documental.
• Creación de nuevos documentos y modelos.
• Facilidad de uso.
• Establecimiento de flujos de trabajo (revisión, aprobación y gestión de documentos).

 Software ISOTools

La plataforma tecnológica ISOTools es una gran oportunidad para mejorar el rendimiento e incrementar la funcionalidad de los procesos. Con el Gestor Documental, puedes crear un sistema de alertas para que recibas notificaciones automáticas al finalizar tareas de los flujos de trabajo creados (personalizados), puedes trabajar con diferentes formatos de archivos (Word, Excel, PDF, JPG, etc) o, incluso, definir las reglas de negocio para que los documentos sean gestionados por determinados responsables, en función de la fase en la que se encuentre el mismo. Éstas y muchas otras funcionalidades son posibles. ¿Quieres mejorar? Consúltanos sin compromiso.