Cómo establecer un proceso de Acciones Correctivas usando un software

Proceso de Acciones Correctivas

Establecer un proceso de Acciones Correctivas usando un software, permite potenciar estas herramientas que resultan tan útiles para lograr la mejora continua en un sistema de gestión. Las Acciones Correctivas en la práctica suelen ser menospreciadas, hasta el punto que muchas organizaciones dejan de registrar no conformidades, solo por no tener que tratar con ellas.

Esto suele suceder porque ello implica la gestión de una buena dosis de documentación, que al ser gestionada de forma convencional puede resultar asfixiante para la organización. De ahí la importancia de establecer un proceso de Acciones Correctivas usando un software.

Problemas de gestión de documentos: proceso de Acciones Correctivas

Los mayores problemas en la práctica, se presentan en la emisión y difusión de documentos. Los gestores y los empleados, en general, muestran apatía a la hora de producir informes y comunicarlos.

Otro problema de frecuente ocurrencia, está relacionado con el reconocimiento de un error, lo que está implícito en el registro de una no conformidad, que finalmente genera una sanción o incluso el despido de algún empleado.

Por supuesto, este es un enfoque errado. Pero no es el único problema. En el caso de organizaciones que cuentan con sistemas integrados de gestión, la dificultad para desarrollar un sistema efectivo para la gestión de Acciones Correctivas, puede llegar a ser muy difícil.

Estos son los problemas. Pero ¿Cuál es la solución?… Veamos:

Establecer un proceso de Acciones Correctivas usando un software

La respuesta está por supuesto en el uso de un software que disponga de herramientas interactivas, que reemplacen el papel y las hojas de cálculo. Pero esta solución debe ofrecer, como mínimo, las siguientes funcionalidades:

• Permitir el registro fácil y oportuno de las Acciones Correctivas, por parte de los empleados.
• Asignar responsabilidades, determinando la actividad asignada y una breve descripción de la Acción Correctiva.
• Conectar la Acción Correctiva con la no conformidad. Un software de gestión de no conformidades ofrece un enlace fácil entre la no conformidad y la acción correctiva diagnosticada.
• Integrar el proceso de Acción Correctiva para cumplir con los requisitos de varias normas diferentes.
• Supervisar el estado de cada Acción Correctiva. Permite tener una idea clara del avance y el recorrido que sigue la Acción Correctiva, lo cual hace posible a la Alta Dirección involucrarse y proporcionar los recursos necesarios para colaborar con la resolución de la Acción Correctiva.

GRCTools – Una plataforma para la gestión de Acciones Correctivas

La plataforma GRCTools facilita el mantenimiento y la mejora de los Sistemas de Gestión gracias a sus módulos y Apps que optimizan y potencian los beneficios de los distintos estándares.

• App Gestión de Auditorías de GRCTools

Gestión de Auditorías de GRCTools, hace posible que las organizaciones agilicen y hagan más eficaces la planificación y la gestión de sus auditorías internas, identificando y haciendo un seguimiento posterior a las Acciones Correctivas determinadas.

Así, las organizaciones pueden contar con un circuito de auditorías a efectuar, su planificación y su programación.

• App, Riesgos y Oportunidades de GRCTools

Con la ayuda de esta aplicación, una organización puede construir su propio Mapa de Riesgos, y así, analizar, individualizar e identificar cada uno de ellos, detectando las oportunidades, pero también los riesgos que afectan cada proceso.

El análisis cuidadoso y detenido de los procesos, es la base para la detección de los riesgos, su probabilidad de ocurrencia y el impacto negativo que pueden tener sobre la organización.

• App Hallazgos de GRCTools

Hallazgos de GRCTools, es una aplicación que gestiona en forma eficaz los hallazgos, obteniendo mayor control sobre ellos, sobre todo cuando se trata de no conformidades.

La aplicación también permite personalizar un circuito de seguimiento definido para cada hallazgo, desde que este se reporta, hasta que se verifican las Acciones Correctivas emprendidas para su tratamiento.

Establecer un proceso de Acciones Correctivas usando un software como GRCTools, potencia los beneficios de los estándares ISO y, a la vez, permite cumplir con éxito los requisitos de mejora exigidos por las diferentes normas.