Software de gestión de proyectos: características

Software de gestión de proyectos

Los software de gestión de proyectos y las herramientas de colaboración interna y externa que se encuentran por todas partes, gratuitos o de pago, simple o complejos, son muy numerosos.

El software puede ayudar a mejorar la comunicación y el ritmo de trabajo, siempre que sepas lo que necesitas. La enorme variedad de opciones, en realidad, puede confundir, por ello queremos explicarlo a través de este artículo.

Nos vamos a centrar en una serie de pasos que debe tener un software de gestión de proyectos para ser realmente efectivo en el trabajo en equipo:

Planificación

La planificación lo es todo. Te ayuda a tener una visión de conjunto, evita malos entendidos y permite delegar tareas. Para estar seguro de que todo el mundo sabe cuál es su trabajo y sus responsabilidades, las características van a ser cruciales:

• Las tareas deben ser fáciles de generar y encontrarse definidas de forma clara en la planificación. Además, tiene que poder añadir otras nuevas, cambiarlas, eliminarlas o asignar trabajos a otros compañeros en solo unos pocos clics.
• Un calendario de equipo compartido ofrece transparencia y favorece el trabajo del grupo.

Además, es muy útil poder evaluar la urgencia de cada proyecto y añadir plazos. Sin embargo, no todas las herramientas cuentan con notificaciones automáticas. Es necesario que se asignen prioridades que ayuden a distinguir los proyectos más importantes y a ordenarlos de forma correcta y de manera estructurada.

Cooperación y comunicación

Los trabajadores suelen depender del trabajo de los demás para poder completar el suyo. Por este motivo, es necesario que exista una comunicación fluida y una buena organización:

• Es necesario que se asegure de disponer de un sistema centralizado para registrar los datos básicos y la información detallada. Sería buena idea contar con una wiki para compartir conocimiento, junto con un sistema para compartir archivos de forma ágil y rápida siendo el mejor equipo que puedes imaginar.
• Para recuperar los archivos de forma eficaz, es indispensable tener una práctica función de búsqueda.
• Los trabajadores necesitan tener acceso a la información de los clientes sin pretender responder rápidamente a sus necesidades.

Gestionar los diferentes datos con una sola herramienta y en un lugar centralizado ofrece efectos positivos sobre la colaboración interna y la comunicación con los clientes. Toda la información sobre el proyecto tiene que estar guardada en un lugar único, las tareas deberán estar planificadas y llevadas a cabo mediante la realización, los datos del cliente, los recursos usados y sus costes, e incluso, las facturas enviadas. La extensa visión de conjunto ayuda a llevar a cabo un informe detallado.

Mide y analiza

Para planificar los proyectos con éxito, se necesita estar bien informado, sobre todo de los problemas que pueden surgir. Si se emplean herramienta que faciliten la realización de informes y estadísticas, se puede conocer de forma rápida los riesgos de negocio sin tener que analizar los parámetros de forma manual.

¿Qué software deberá elegir?

Si eres una pequeña empresa deberán centrarse en una serie de trabajos claros y definidos, un software de libre disposición puede ayudarte una temporada. El problema es que a veces estas herramientas no son escalables, si el número de usuarios aumenta, tendrás que cambiarla por una suscripción de pago o estarás utilizando una interfaz muy limitada que solo puedes expandir pagando por cualquier función de más que quieras utilizar.

Si ya has gestionado proyectos antes, sabes que debe ser capaz de evaluar y conocer el alcance de un solo proyecto, planificar su implantación, comunicar entre los miembros del equipo y gestionar los riesgos. Sin embargo, al gestionar varios proyectos de forma simultáneamente, el trabajo de gestor adquiere una nueva dimensión. Aumenta la responsabilidad, se eleva la exigencia de liderazgo y se multiplica la necesidad de mostrar las habilidades de coordinación. Es necesario aprender de los errores de otras personas y utilizar las estrategias ganadoras de profesionales experimentado para gestionar diferentes proyectos.

No es bueno que una única persona lo haga todo solo. Nunca se puede disponer de tiempo suficiente para hacer todo el trabajo en absolutamente todos los proyectos. Todas las personas necesitan ayuda y apoyo. Junto con un software que ayude a la gestión de proyectos, los miembros del equipo son expertos en su campo. Juntos se puede actuar como un potente cerebro colectivo. Lo único que se debe hacer es ofrecerles orientación y mostrarles el camino adecuado para realizar el desarrollo del proyecto.

Es muy importante recordar en todo momento que el gestor se encuentra ahí para garantizar que el trabajo se lleve a cabo de forma eficiente. Si el gestor intenta dictar todas y cada una de las acciones, y trata de controlar los movimientos de los trabajadores, el grupo no será tan eficiente como debería si la gestión es racional y libre.

Software de Gestión de Proyectos

La Plataforma Tecnológica GRCTools automatiza la gestión de proyectos, simplificando su implantación y mantenimiento. Está constituida de una serie de módulos que son flexibles con el fin de adaptarse a cada organización. Permite mejorar la agilidad de los procesos de las organizaciones y aporta mayor accesibilidad a la información.