¿Cómo hacer más fácil la gestión de las inspecciones en el sitio?

Inspecciones en terreno

Las inspecciones en terreno permiten controlar todos los procesos de producción, distribución y comercialización e identificación de cualquier anomalía, dentro de una empresa, por lo que es esencial llevarlas a cabo de forma eficaz y ordenada.

Las inspecciones en terreno, llevadas a cabo de forma sistemática, son una herramienta preventiva que proporcionan información para poder definir o replantear los diferentes planes de acción y las prioridades de una empresa. Las inspecciones en terreno son herramientas preventivas que ayudan a una empresa a detectar y controlar las condiciones o situaciones inusuales que se van produciendo al interior de la misma.

¿Cuál es el objetivo de las inspecciones en terreno?

El objetivo de las inspecciones en terreno es llevar a cabo un control a nivel administrativo que permita analizar los procesos de producción, distribución y comercialización e identificar cualquier anomalía que pueda derivar en diferentes situaciones que suponen un riesgo para los trabajadores, clientes y para la empresa en general.

Otros objetivos de las inspecciones en terreno son:

• Evaluar la administración y gestión del negocio.
• Identificar problemas imprevistos en el lugar de trabajo.
• Identificar carencias y deficiencias de los equipos de trabajo.
• Evaluar el trato que se ofrece a proveedores y a clientes.
• Evaluar los sistemas contables y los sistemas de control internos.
• Detectar cualquier problema que pueda surgir en una organización.
• Identificar los efectos indeseados de cambios introducidos en el proceso productivo o en la gestión administrativa.
• Proponer soluciones a los problemas o deficiencias encontrados.

Las inspecciones en terreno tienen que ser llevadas a cabo por personas capacitadas que, además, deben contar con los impactos necesarios para llevar a cabo esta labor de forma eficaz y segura.

Tipos de inspecciones en terreno

Existen diferentes criterios para llevar a cabo una clasificación de los tipos de inspecciones en terreno y estos se encuentran relacionados con las metas y objetivos definidos para la empresa.

A continuación, te mostramos una de las clasificaciones más recurrentes a nivel de empresa y que se basa en la planificación de las visitas.

Inspecciones en terreno informales

Este tipo de inspecciones puede ser llevada a cabo por cualquier persona, en cualquier momento. No necesitan cronograma y no son sistemáticas y permiten identificar diferentes situaciones que son muy obvias. No se requiere la realización de un informe especial con los resultados conseguidos y las situaciones detectadas son reportadas de forma inmediata.

Inspecciones en terreno planeadas

Las inspecciones en terreno responden a un plan que ha sido previamente estructurado y deben ser llevadas a cabo por personal especializado en la materia. En general, para este tipo de inspecciones, la empresa establece un cronograma junto con un programa de ejecución de las inspecciones y de análisis de los hallazgos llevados a cabo.

Inspecciones en terreno especiales

Este tipo de inspecciones se encuentran ligados a tareas que involucran un mayor nivel de riesgos. En general, se emplean para revisar cambios en equipos y procesos de producción con los que analizar accidentes o incidentes ya ocurridos.

¿Cómo realizar inspecciones en terreno?

Un primer paso para llevar a cabo una exitosa inspección en terreno es crear una check list o una lista de chequeo, que es una herramienta que permite llevar a cabo verificaciones sistemáticas de actividades o productos, de forma que el trabajador o inspector no olvide ningún ítem importante. También sirve para dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados. Es muy importante que las listas de control incluyan todos los aspectos que puedan aportar datos de interés a la empresa.

Las listas de chequeos pueden llevarse a cabo de forma tradicional, utilizando papel y lápiz, o de forma digital, usando una aplicación móvil.

¿Por qué es conveniente realizar una check list usando una aplicación móvil?

Llevar a cabo un check list utilizando un smartphone presenta diferentes ventajas sobre el uso de métodos más tradiciones. Algunos de los beneficios son:

• No necesitan conexión a Internet.
• Las aplicaciones digitales para realizar check lists poseen mecanismos de geo posicionamiento que permiten que el formulario se ejecute desde el punto real de chequeo.
• Permiten controlar los tiempos de ejecución de las inspecciones en terreno.
• No requieren del uso de papel.
• Evitan la pérdida de datos que se produce cuando se trabaja en papel.
• Los informes y datos son enviados y subidos a una base de datos inmediatamente.
• Entregan información de las inspecciones en terreno en tiempo real.
• Detectan anomalías con mayor eficacia.

Al realizar las inspecciones en terreno en papel, se pueden presentar una serie de problemas, que pueden ser:

• Las inspecciones en terreno en papel conllevan una duplicación del trabajo, ya que, generalmente, requieren de una persona que rellene los formularios de inspección y de otra que se encargue de introducir los mismos en los correspondientes sistemas.
• Las inspecciones en terreno en papel son ineficientes e inconsistentes. En cambio, las realizadas con aplicaciones móviles permiten homogeneizar los criterios.
• La recogida manual de datos es lenta, por lo que aumenta la carga administrativa y conlleva el riesgo de pérdida de documentación.

Muchas empresas han optado por introducir soluciones tecnológicas más desarrolladas en sus procesos de auditoría y en las inspecciones en terreno. Al llevar a cabo estas últimas utilizando aplicaciones móviles, tu organización podrá ahorrar tiempo y dinero, y podrá conseguir información mucho más precisa que le permitirá tomas decisiones adecuadas en el momento correcto.

Software GRCTools para inspecciones en terreno

GRCTools, gracias a su aplicativo App Hallazgos, ayuda  a las organizaciones, a las organizaciones a optimizar la eficiencia en la gestión de los hallazgos, haciendo posible tener un mayor control de estos.

Además de este aplicativo, poseo otros muchos más con los que contribuye a hacer más fácil, rápida y eficiente la implementación y mantenimiento de los sistemas de gestión.