Las claves para elaborar un plan de emergencias y contingencia

Plan de emergencias

Un plan de emergencias y contingencia estable todas las medidas que se deben realizar para que se pueda garantizar que una organización pueda continuar operando en el caso de que se produzca una crisis o una emergencia. De forma independiente el escenario de crisis que nos encontremos, la organización deberá estar preparada para poder manejar cualquier incidente que suponga un riesgo para la continuidad del negocio.

Como bien sabemos, no se puede controlar que suceda un fenómeno natural o no, pero sí podemos controlar la reacción que tendremos ante este impacto. Se puede reaccionar de forma oportuna, adecuada y eficiente ante todos los incidentes si se presenta un plan de contingencia, un plan de acción.

El plan de emergencias y contingencia tiene diferentes propósitos. El principal será proteger la vida y la seguridad de los trabajadores o de quienes visitan su organización.

El segundo objetivo es resguardar el negocio, cumplir con todas las obligaciones contractuales y continuar con la economía general. Al hacerlo, nos aseguraremos que tenemos empleo y proteger el sustento de los trabajadores. Esto tiene un efecto multiplicador en la economía.

Para llevar a cabo un plan de emergencias y contingencia se deberán identificar todos los posibles casos en los que se puede producir una crisis o una emergencia que puede llevar a la organización a la quiebra.

Si queremos realizar un plan de emergencias y contingencia en nuestra empresa y no sabemos por donde comenzar, vamos a ofreceros 10 pasos básicos con los que desarrollar un plan de emergencias. Puede ser que resulte necesario ampliarlo, pero con esto ya tendremos por donde comenzar:

• Identificar los posibles escenarios de riesgo de tu organización.
• Establecer cuáles son las actividades críticas y prioritarias de tu organización, además de identificar el tiempo del que dispones para reanudarlas.
• Conocer lo que necesitas para que tu empresa continúe operando.
• Seleccionar a una persona que será el líder y a un equipo con el que llevar a cabo el plan de emergencia.
• Establecer todas las estrategias de protección antes del accidente y las medidas de contingencia y mitigación que se realizarán después.
• Dar respuesta al incidente. Se tendrá que estabilizar, en la medida de lo posible, la situación, eliminar los peligros, prevenir otros daños adicionales, etc.
• Puede ser que tengas que establecer una segunda localización en la que reanudar las operaciones de la organización.
• Tener una reserva económica.
• Realizar simulacros y corregir errores antes de que sucedan, esto hará que todo funcione mucho mejor.
• Revisar el plan de forma periódica y ajustarlo, si fuera necesario.

El plan de emergencia nos permite ordenas todas las acciones que debe realizar el equipo de emergencia cuando se genera un accidente. De esta forma, será mucho más seguro y sencillo actuar de forma correcta, evitando que la situación sea mucho más grave.

Algunas recomendaciones, algo más ampliadas, que se debe seguir a la hora de establecer un plan de emergencia.

Analizar las amenazas y los riesgos

Es necesario que se observe y analice el edificio en el que se lleva a cabo la actividad. De esta forma, se pueden identificar todos los elementos que pueden suponer algún riesgo adicional en el caso de que se produzca una emergencia.

Evaluación de los recursos que se encuentran disponibles

Establecer un inventario de recursos permite conocer con que se pueden contar y que se debe mejorar en caso de accidente.

Definir las acciones y los grupos de apoyo

En este caso se deberán determinar todas las acciones operativas con la que se lleva a cabo el plan de emergencias. Por esto es necesario establecer las vías de evacuación, definir las zonas de seguridad, establecer la señal de alarma, contabilizar los tiempos de evacuación, etc.

Establecer el plan en el papel

La empresa deberá contar con un plano del edificio, en el que se muestre de forma gráfica toda la información que se haya recopilado y esté a disposición de todos los trabajadores.

Difundir el plan de emergencias y evaluarlo

Para que el plan de emergencia funciona se deberá compartir con todos los trabajadores. De esta forma sabrán lo que tiene que hacer en caso de que se produzca una emergencia. Además, permite que los trabajadores establezcan propuestas y mejoras. Para ello será necesario escuchar las opiniones de los empleados, revisar el plan de emergencias de forma periódica o si se produce algún cambio significativo que pueda ver afectado al plan de emergencias.

Software GRCTools

Para que todo este proceso sea más eficaz, las organizaciones proceden a la automatización de la gestión para el gobierno, riesgo y cumplimiento mediante herramientas como el GRCTools. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma.