Riesgo en proveedores: 3 recomendaciones para reducirlo

Riesgo en proveedores

Las organizaciones inevitablemente necesitan trabajar con proveedores externos y eso supone un riesgo importante dentro del programa antisoborno. De hecho, la cadena de suministro se extiende a áreas críticas como el tratamiento de la información, la contabilidad, las comunicaciones y la consultoría legal, entre otras, aumentando el riesgo en proveedores.

Además, el entorno corporativo del siglo XXI, cada día más conectado y dependiente de las redes sociales, hace que los riesgos de los terceros afecten de modo más directo en las organizaciones. Y ese impacto se ve aún más acentuado en condiciones extraordinarias como las que hoy atraviesa el mundo.

Todo esto exige que el riesgo en proveedores sea minimizado. ¿Cómo hacerlo?

3 recomendaciones para reducir el riesgo en proveedores

Una gestión adecuada del riesgo en proveedores puede notarse en las finanzas, la reputación y en el cumplimiento de las obligaciones de una organización, que además logrará evitar sanciones y procesos judiciales. A continuación, exponemos 3 recomendaciones para lograr una mejor gestión capaz de reducir el riesgo en proveedores:

1. Implementar un enfoque basado en el riesgo

Una práctica común en muchas organizaciones es adoptar un proceso de evaluación y gestión de riesgos idéntico para todos los terceros. Esto significa, que estas organizaciones consideran que todos y cada uno de sus terceros y proveedores, que pueden ser cientos o miles, representan el mismo nivel de riesgo.

En cambio, esa situación es poco probable. Y actuar de ese modo, considerando a todos los terceros por igual, es una forma de cumplir con el requisito, pero no de aplicar una debida diligencia que ayude a la organización a alcanzar sus objetivos de cumplimiento y gestión anticorrupción.

En efecto, algunos proveedores, sobre todo aquellos que se encuentran en otros países u otros continentes, pueden representar un mayor riesgo que otros. Adoptar un enfoque basado en el riesgo permite priorizar la evaluación y gestión de riesgos de acuerdo con el impacto potencial o la probabilidad de riesgo del proveedor.

Sin embargo, para que esto sea posible, lo primero es conocer al proveedor, su entorno y sus antecedentes. Esto parece requerir un esfuerzo excesivo, pero este se puede reducir en gran medida cuando se aplican procesos sistemáticos y automatizados a través de un software específicamente diseñado.

2. Verificación y monitoreo constante

La gestión de riesgos, en cualquier área, es un proceso continuo, dinámico, cíclico. Cada día aparecen cambios en las normativas, situaciones extraordinarias que modifican el contexto externo del proveedor, y toda clase de circunstancias que obligan a revisar el perfil de riesgo de un proveedor.

El monitoreo y la verificación son actividades que demandan un menor esfuerzo que la debida diligencia inicial o la evaluación periódica. Y, además, son necesarias, entre otras razones, para supervisar la salud financiera del proveedor, información fundamental para tomas de decisiones, por ejemplo, renovar un contrato o aumentar el nivel de los pedidos.

3. Automatizar la gestión de riesgos de proveedores

Decíamos que una organización puede llegar a tener miles de proveedores. Por ello, realizar los dos pasos anteriores de manera eficaz resulta imposible si no se cuenta con una solución tecnológica que automatice la gestión de riesgos de terceros.

Organizaciones que operan en mercados altamente regulados tienen además que realizar investigaciones de antecedentes de sus proveedores y de los socios de sus proveedores, tarea realmente ardua de realizar sin el apoyo tecnológico adecuado.

Las organizaciones necesitan compartir formularios, realizar encuestas, establecer perfiles de riesgo, y todas estas son tareas repetitivas que se pueden aplicar a gran escala, a un número muy alto de terceros, con una solución tecnológica que automatice estos procesos y garantice información constante, oportuna, actual y confiable.

Software GRCTools

El Software GRCTools es una solución avanzada que permite optimizar las tareas propias de un programa de gestión del gobierno, riesgo y cumplimiento. Entre otras funcionalidades, el software permite aplicar la debida diligencia desde una única plataforma estructurada bajo un único formato. Así, resulta mucho más sencillo reducir el riesgo en proveedores en una organización.

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