¿Qué ventajas ofrece la integración ERP y BI?

Integración ERP

Actualmente, las empresas necesitan controlar una gran cantidad de información, y es necesario gestionarla lo más rápido posible para el diseño de una estratégica y facilitar la toma de decisiones. En estos momentos, muchas empresas están optando por la integración de EPR y BI, es factible para empresas de cualquier sector y tamaño.

Un ERP es una aplicación que centraliza todos los recursos de los diferentes departamentos de una empresa. El principal objetivo de esta app es que la información llegue a todas las personas de la organización y se gestione en tiempo real. Así se evita la duplicidad de información entre las distintas áreas de la empresa.

En este mismo contexto, han surgido nuevas herramientas que eliminan los análisis y evaluaciones manuales, son los llamados Business Intelligence, capaz de transformar la información de la empresa (gestión de clientes, pedidos, inventarios…) en conocimiento útil. La integración de ERP y BI, la principal ventaja es que BI se va a alimentar de los datos que constantemente maneja la herramienta ERP, transformándolo en información fácilmente manipulable e interpretable.

Es importante saber la necesidad o no de nuestra empresa de implantar un ERP. Hay motivos por los cuales podemos decantarnos por estas herramientas.

• Tras el periodo vivido, muchas empresas han sido conscientes de la necesidad de tener toda la información en formato digital. La gestión manual y en papel se ha quedado totalmente obsoleta. Aunque, analizando un poco más, no es suficiente con un gestor documental, ya que con solo esta funcionalidad no tenemos una visión general de la empresa. Ahí es donde surge la necesidad del ERP.
• Con el crecimiento empresarial necesariamente deben ejecutar acciones para adaptarse a un entorno más demandante. Es posible, que se requiera una herramienta para centralizar los procesos, simplificando y automatizando la información de las distintas áreas.
• Otro de los indicadores de la necesidad de estas herramientas puede ser que la información, cada vez está menos centralizada, se encuentra dispersa en toda la organización. Esto conlleva que los departamentos comienzan a trabajar independientemente y no exista coordinación entre ellos.
• Al no estar toda la información centralizada, esto conlleva que el departamento de finanzas no trabaja con datos fiables con todos los problemas que puede acarrear.
• Puede ocurrir que se modernice la competencia incrementando la competitividad.
• El departamento de sistemas es posible que no sea capaz de mantener el funcionamiento de las herramientas de gestión por haberse ido actualizando poco a poco.
• El control en los pedidos y en la producción sea cada vez más compleja e insuficiente.

Asimismo, una empresa se debe plantear implantar una herramienta para la explotación de datos e información si se da alguna o algunas de estas circunstancias:

• No es posible ver los resultados de la organización de forma global.
• A los trabajadores computan muchas horas en la realización de informes y en la agrupación de información.
• Si los informes no están alineados, de forma que cada uno da una información y en algunos casos es contradictoria.
• No es posible recabar información de un problema concreto para poder tomar medidas.
• Si con la información que tiene la dirección no es posible analizar los principales problemas que están ocurriendo.
• No tenemos datos para conocer si se han conseguido los objetivos de cada departamento.

Ventajas proporciona la Integración de ERP y BI.

Como son dos herramientas distintas, aunque fácilmente integrables, es interesante conocer las ventajas de forma independiente:

Ventajas de un ERP

• Impedir duplicidades: Acceso a la información en tiempo real, lo que contribuye a que no haya duplicidad.
• Mejora en la gestión de inventarios: control de stock, precios actualizados…
• Automatización del proceso de compras: acceso de los clientes, gestión eficaz de pedidos y devoluciones.
• Alineación de la contabilidad y la facturación de la empresa, creación ágil de albaranes, facturas.
• Mejora de la eficiencia y la capacidad operativa: ver una visión global de la empresa para definir el plan estratégico.
• Elaboración de informes financieros.

Ventajas de un BI

• Estrategias planteadas con fundamento procedente de los datos recogidos en el ERP.
• Respuestas rápidas por la información en tiempo real del ERP.
• Análisis y visualización de información sobre la conducta y evolución de los clientes a través de cuadro de mandos e informes a las personas asignadas de la organización. Fácil detección de nuevas oportunidades por venta cruzada.
• Visualización de la productividad y eficiencia de la empresa a lo largo del tiempo.
• Revisión de los costes generales de la empresa, facilitando la optimización de estos.
• El BI te da la oportunidad de comparar los datos entre distintas fechas.

Un sistema ERP ayuda a comunicarse todas las áreas de la empresa de manera eficiente, el BI se encarga de recopilar la información y obtener mediciones en tiempo real con los datos facilitados del ERP.

Software GRCTools

La plataforma tecnológica GRCTools, permite a las organizaciones integrar tu gestión de gobierno, riesgo y cumplimiento automatizada, logrando que sean más eficientes y eficaces y resolviendo muchos de los problemas asociados a la gestión manual, ayudando a lograr así mejoras en la gestión del día a día y, por tanto, en los resultados que obtienen.

La implementación de GRCTools permite integrar varios estándares de forma fácil y eficaz.