Tipos de control para el cumplimiento legal y normativo

Cumplimiento legal y normativo

El sistema de gestión riesgo y cumplimiento legal y normativo permite a las organizaciones manejar de forma secuencial las tareas que dan cumplimiento a los requisitos normativos y legales, las cuales luego de implementar, deben tener seguimiento periódico con una frecuencia definida de acuerdo a la criticidad del sistema; recordemos que un sistema tiene aspectos con diferente nivel de impacto.

Contar con un sistema de gestión beneficia a la organización de manera interna y externa, mostrando a las partes interesadas el compromiso adquirido con su entorno operativo y social. El cumplimiento legal y normativo trae sanciones si no se cumple cada uno de los requisitos definidos, en la mayoría de situaciones las sanciones por incumplimiento son de tipo económico.

Cuando el incumplimiento es de tipo legal, la sanción se emite directamente a la organización, en el caso normativo el incumplimiento puede generar la pérdida del certificado del sistema de gestión, el cual es fundamental para los acuerdos comerciales y que al final afecta directamente las finanzas y pérdida de clientes.

Es muy importante el seguimiento a los planes de acción que se toman para dar cumplimiento legal y normativo general a la organización, la adopción de metodologías que automaticen el seguimiento, ayuda a los responsables a controlar de forma eficaz todas las tareas en tiempo real y permite una anticipada identificación de situaciones potenciales que impacten negativamente la organización.

En los sistemas de gestión es pieza fundamental la identificación de las situaciones de riesgo, pero el éxito se encuentra en los controles que se definan para eliminar o mitigar su ocurrencia. Es por esto que los controles deben ser definidos por un equipo idóneo que evalúe la eficacia del control desde diferentes puntos vista, haciéndolos de fácil aplicación y ajustados a la realidad de la organización y su entorno.

¿Qué tipo de controles hay para el cumplimiento legal y normativo?

La tipología de los controles para garantizar el cumplimiento legal y normativo está directamente relacionado con la etapa de implementación del sistema de gestión, una forma común para identificarla, es analizando de cada aspecto en una matriz que arroje información cuantitativa del porcentaje de cumplimiento por ítem y de forma general. El porcentaje por ítem permite al equipo dar niveles de prioridad a la gestión de los controles.

La fase inicial del sistema concentra el seguimiento en la definición total de controles a los riesgos identificados, aquí es donde tienen carácter preventivo, sin embargo, no quiere decir que no se materialicen riesgos en esta etapa, por el contrario, de acuerdo al manejo ayudara a fortalecer los controles definidos y dará un grado de madurez a la metodología de evaluación.

Otro tipo de control está relacionado con la metodología que se elija para el seguimiento a la efectividad de los controles que garantizan el cumplimiento legal y normativo. Las metodologías más frecuentes son las que involucran inspecciones a la forma en la que se realizan las tareas por cada uno de los procesos responsables de la organización.

La evaluación periódica permite al equipo revisar de manera planificada la efectividad de los controles, esta metodología da tiempo al sistema para que avance y recopile información para el análisis, recordemos que la asociación de herramientas para la medición en esta etapa es importante, ya que con ella es posible ver el comportamiento de las variables del riesgo.

Un tipo de control aparece cuando el seguimiento se hace con base en información estadística, el equipo de gestión de riesgo puede anticiparse a situaciones que impacten la organización de manera negativa. Los mercados fluctúan de igual forma en determinadas épocas del año, esto permite que los controles maduren y protejan con mayor alcance la organización.

La auditoría interna y externa es un mecanismo en que intervienen varias metodologías, pero que en su naturaleza de verificación conducen a identificar el grado de cumplimiento legal y normativo de la organización en general. Las auditorias son versátiles, estas se adaptan a cualquier proceso en la organización como, por ejemplo:

• Auditorias Contables y financieras que se enfocan en el cumplimiento de carácter legal.
• Auditorias de control interno que velan por controlar y resguardar los activos físicos de la organización.
• Auditorías a sistemas de gestión que permiten validar el cumplimiento de los requisitos normativos de la organización.

Estos tipos de auditorías, entre otras, encontramos al momento de hacer seguimiento al cumplimiento de la organización, aporta a la eficiencia contar con una forma de evaluar el cumplimiento con mecanismos que aporten mejora continua. La automatización de las estructuras de gestión ha permitido con el paso del tiempo el desarrollo rápido de los sistemas por medio del uso de aplicaciones que mejoran el alcance y efectividad de las tareas.

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