Funciones clave de la alta dirección en el sistema GRC

GRC

Las organizaciones al paso del tiempo evolucionan en su forma de operar, adoptando sistemas de gestión o tecnologías que les permita ordenar de forma lógica y secuencial las actividades de los procesos internos y externos. Este proceso evolutivo va asociado a los requerimientos de las partes interesadas y que al mismo tiempo transmite el compromiso que tiene la organización.

La alta dirección en una organización es el grupo de personas que tiene la función de definir los objetivos que se deben cumplir a corto o largo plazo, para el beneficio general. Cada integrante de este grupo debe tener competencias específicas como liderazgo y trabajo en equipo entre otras, para poder desempeñar las actividades de forma eficaz.

Cada equipo dentro de una organización debe tener una metodología para el desempeño de sus actividades, que le permita organizarse e interactuar con los demás procesos; la ausencia de alguno de estos puede llegar a generar desde un retraso en la ejecución del plan hasta la definición errada de tareas, es por esto que el equipo define el procedimiento clave para operar.

No hay que dejar de lado que el éxito de la gestión de la alta dirección depende de contar con los recursos mínimos necesarios como personal competente, recursos físicos y tecnológicos que con el buen uso abre la puerta al aporte de todos los actores de la organización.

El mejoramiento continuo de los procesos de una organización está directamente enfocado a los sistemas de gestión, estos tienen como base fundamental aportar al cumplimento con una guía normativa y documentada que orienta a los responsables dentro de la organización en su implementación, para así poder evaluar de forma anticipada eventos que puedan impactar la organización de forma negativa.

Todo sistema de gestión requiere recursos humanos físicos y financieros para su implementación; la clave aquí es la adecuada administración de estos no solo lo hace eficaz sino al mismo tiempo eficiente. En la mayoría de casos el grado de inversión lleva a la alta dirección a evaluar todos los escenarios para priorizar su asignación si no se planifico en el presupuesto anual.

Una de las funciones clave para que un sistema de gestión o tecnología logre los resultados esperados, es la planificación anticipada; la recopilación de la información de periodos anteriores permite que la alta dirección identifique el comportamiento del entorno y así pueda asignar los recursos para gestionar su mejoramiento continuo.

Si bien una organización no cuenta con un sistema de gestión, no quiere decir que no tenga puntos en avance, hay actividades que la operación lleva a que se implementen por defecto, por ejemplo, es costumbre ver que la evaluación de riesgos de los riesgos se lleva cabo con la adopción de un sistema, pero la realidad es diferente, la evaluación de los riesgos está presente desde el nacimiento de la organización.

La alta dirección para su buen funcionamiento debe estar acompañada de un equipo de trabajo competente, que de los insumos para la toma de decisiones. La importancia que tiene aquí los procesos de apoyo es fundamental porque permite que la información se agrupe y fluya en toda dirección, involucrando así la mayor parte de funcionarios de la organización en la búsqueda de soluciones a situaciones inesperadas o aporte al mejoramiento continuo.

Otro punto clave es la comunicación de la alta dirección, las decisiones que se toman para el beneficio de la organización deben llegar de forma rápida y clara a los responsables que estén involucrados en los planes de mejora de la organización, la falla en este canal modifica los tiempos de ejecución de las actividades para la implementación de un sistema de gestión o tecnología, que afectaría el cronograma y así el objetivo que se quiere lograr.

Es fundamental el compromiso de la alta dirección con el cumplimiento de los objetivos de la organización, tener fallas en este punto dilata la planificación y da espacio a la ocurrencia de los riesgos; la clave es que los integrantes de la alta dirección trabajen en equipo y se unifiquen las ideas en el menor tiempo posible ya que es frecuente caer en bucles que detengan el avance de las tareas.

Software GRC

Las organizaciones para su mejora, hacen uso de herramientas tecnológicas como GRCTools para la gestión de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC). 

Con el software GRCTools de ESG Innova, ningún proceso está sin controlar ya que permite identificar y administrar los riesgos que cruzan la organización, integrándose en todos los procesos y permitiendo la gestión de riesgos en proyectos, aspectos operativos, financieros, legales, gubernamentales, ambientales, de seguridad y salud o de seguridad TI, entre otros. Además, alinea la estrategia con el apetito por el riesgo.

Además, con GRCTools las organizaciones pueden realizar la gestión del ciclo de vida de los riesgos. Desde el establecimiento de su contexto, su identificación, análisis y tratamiento hasta la implementación de los procesos necesarios para el seguimiento y medición. Y lo mejor: todo centralizado en un único espacio y con posibilidad de reutilizar de forma intuitiva elementos de su propio inventario de riesgos.