Software Balanced Scorecard. ¿Por qué es imprescindible?

Balanced Scorecard

Balanced Scorecard es uno de los métodos más utilizados, aún hoy en día, para el diseño y seguimiento de una planificación estratégica de éxito en la organización. Su utilidad es indudable y el aporte en la definición de líneas estratégicas e iniciativas que nos impulsen a la consecución de objetivos es clave. La incluimos en nuestra lista de herramientas y metodologías preferidas para la gestión estratégica y operativa

Ya guiemos el día a día de la organización a través de BSC o simplemente nos sirva de hoja de ruta con revisiones periódicas, la sencillez de su esquema de pensamiento lo convierten en una herramienta clave para focalizar a la organización en el medio-largo plazo. En cualquier caso, siempre es algo a tener en cuenta al inicio de cada ciclo para reflexionar sobre nuestros objetivos y líneas de acción.

A través de las cuatro perspectivas del Balanced Scorecard se puede conformar tanto las líneas de acción necesarias para alcanzar los objetivos como el sistema de indicadores que nos dará la información acerca del grado de cumplimiento de los distintos elementos que lo componen.

Claves del éxito o el fracaso de un Balanced Scorecard

Como hemos mencionado son muchas las organizaciones que definen su estrategia con base en esta metodología, sin embargo, son muy pocas las que consiguen implementarla en toda su magnitud y aún menos las que llegan a realizar un seguimiento efectivo con base en los indicadores de cada elemento del BSC.

Aquí intervienen distintos factores de éxito y fracaso de un Balanced Scorecard en función de la etapa de implementación. Como vimos en el artículo “guía para la implementación de un Balanced Scorecard”, son muchos y diversos; sin embargo, hoy nos detendremos en los pasos 5 y 6, establecer los indicadores y sistemas de medición y realizar el seguimiento continuado.

El paso 5 puede no parecer complicado. Una organización puede tener claros los indicadores del Balanced Scorecard más generales para cada perspectiva; sin embargo, estos habitualmente están alimentados por otros indicadores.

Es en este proceso de medición y cálculo donde las organizaciones encuentran las mayores dificultades.

Puedes haber trabajado mucho en tu Balanced Scorecard y conseguir una estrategia ganadora para tu mercado, pero si no cuentas con un Software que facilite la medición, que se alimente automáticamente de las fuentes de datos necesarias, y muestre la información de forma que puedas tomar decisiones, tarde o temprano abandonarás Balanced Scorecard con la excusa de que la alimentación de los indicadores requiere demasiado tiempo y esfuerzo.

Pasa como con cualquier sistema de gestión, puede estar muy bien diseñado, pero si es costoso de mantener en términos de horas hombre, terminará por abandonarse o, con suerte, ser menos eficiente de lo que debería.

Qué necesitas de un Software Balanced Scorecard

Para que el trabajo de planificación estratégica de sus frutos será fundamental contar con un sistema de información que permita:

• Dibujar el mapa estratégico tal como se ha ideado, de forma que permita, de una sola mirada, entender la estructura de objetivos, indicadores, iniciativas, responsables…
• Alimentarse de datos fácilmente, con la mínima intervención humana posible o, si es inevitable, que sea lo más sencillo y rápido posible.
• Involucrar a todas las partes interesadas en el Balanced Scorecard. Para que las personas participen y cada área se ocupe de sus datos y progreso, el sistema debe ser extremadamente fácil de utilizar.
• Representar los datos de la forma más sencilla posible. En Balanced Scorecard se suelen utilizar sistemas semafóricos con los que detectar rápidamente, que marcha bien y qué tenemos que mejorar.
• Permitir profundizar desde la visión global del BSC a las iniciativas concretas y sus progresos. Para ello será fundamental que la trazabilidad sea completa y todo cuente con una asociación lógica a indicadores, planes de acción, áreas y responsables.
• Contar con sistemas de avisos, alertas o notificaciones altamente personalizables. Con un sistema de alertas bien gestionado ganarás en capacidad de gestión, conseguirás implicar más a las personas y podrás tomar decisiones de forma más rápida y acertada.
• Automatizar los procesos de gestión más burocráticos, eliminando con ello tiempos improductivos en la gestión del Balanced Scorecard.
• Integrado con otros Sistemas de Gestión o fuentes de datos que pudieras necesitar.

Software GRCTools: favorece la gestión de las iniciativas estratégicas

GRC Tools  cuenta con una aplicación específica para la gestión de iniciativas estratégicas que permite crearlas y gestionarlas en modo Proyectos. Es posible introducir conceptos de presupuestos económicos y esfuerzos temporales para indicar la rentabilidad de la iniciativa. Además, permite seguir la consecución de la iniciativa en 2 dimensiones: el % de ejecución de las actividades y el grado de eficiencia de las acciones tomadas. De esta forma, la ejecución de las iniciativas ligadas a los distintos objetivos estratégicos marcados en el Mapa Estratégico de Balanced Scorecard, se convierte en una realidad más cercana.