Factores clave de un programa de Compliance efectivo

Compliance

Las organizaciones enfocan sus esfuerzos en el cumplimiento de requerimientos legales y normativos, creando una cultura de gestión integral en todas sus partes interesadas, que resulte en beneficios con el paso del tiempo. El cumplimiento muestra al entorno de las organizaciones, el compromiso adquirido con su cliente interno y externo.

Un factor importante que está directamente asociado al cumplimiento es la imagen de la organización; tener reconocimiento social por el compromiso con las partes interesadas hace que estas aumenten y al mismo tiempo soliciten productos o servicios con más frecuencia y cantidad, orientados por la percepción de confianza y seguridad que esto genera.

El compliance da beneficios que se reflejan en largo plazo en los estados financieros, garantizando la continuidad y evolución de la organización en todos sus aspectos. Cumplir los requisitos definidos en documentos legales y normativos requiere de planificación de recursos humanos, físicos y financieros, tenerlo documentado como un programa facilita la gestión y seguimiento periódico.

Un programa de compliance al igual que los del sistema de gestión, integra tareas con plazos definidos para la ejecución y seguimiento por parte de un responsable asignado, que cuente con la competencia requerida. Es fundamental que el seguimiento a las actividades permita medir la eficacia y la identificación de acciones de mejora con el fin de que el programa sea dinámico y se desarrolle al ritmo corporativo.

El compliance tiene su origen en el contexto estratégico, se debe evaluar desde todos los frentes y clasificarlo dentro de los aspectos internos y externos de la organización. Un punto importante al momento de revisar el cumplimiento desde el contexto es el manejo que tendrá dentro de la matriz de riesgos y oportunidades.

El éxito de los programas que se implementan para el buen funcionamiento de los procesos en la organización, se relaciona directamente con los controles que mitigan o eliminan los riesgos, que en este caso se presenten por incumplimiento legal y normativo. El seguimiento debe recopilar información trazable, permitiendo anticiparse a variaciones que resulten en impacto negativo.

Tener bien definidos los roles del personal que conforma el equipo de compliance da paso a una ejecución efectiva de las actividades del programa de cumplimiento; conocer las partes interesadas con las que se deben gestionar y los canales de comunicación permitidos optimiza los tiempos de cada tarea, es por esto que el equipo responsable del compliance en la organización debe ser idóneo es este tema.

Otro punto fundamental enfocado al recurso humano es la formación continua, los sistemas en la actualidad son dinámicos y cambian su estructura constantemente, si el responsable no se mantiene actualizado en las nuevas reglamentaciones, puede llevarlo a la obsolescencia del conocimiento y, por tanto, del programa, dando paso a los riesgos y continuidad del negocio como eslabones de una cadena que se materializan secuencialmente.

Un programa de compliance debe mostrar un diagnóstico de la realidad de la organización frente al cumplimiento, identificar el fraude o la omisión de los debidos procedimientos, permite que el programa de compliance se alinee a la cultura de mejora continua; el equipo responsable debe avanzar en la búsqueda e implementación de metodologías efectivas de cumplimiento.

Blindarse frente a este tema, evita que la organización se vea involucrada en sanciones de tipo económico o que afecten su imagen en un entorno social, que pueda llevarla a desaparecer con el paso del tiempo.

La efectividad del programa de compliance, debe tener en cuenta los aspectos mencionados para su efectividad, la planificación y seguimiento a la ejecución de actividades de forma correcta no da espacio a que se materialicen riesgos por incumplimiento legal.

No hay que descartar que, si la organización se ve enfrentada a un incumplimiento, depende de los controles que se dé solución en el menor tiempo posible con el fin de no afectar la operación, sin embargo, hay que resaltar que todo programa requiere de la colaboración de todos los actores para alcanzar el éxito.

Adoptar herramientas como indicadores permite medir y cuantificar la gestión de cada responsable dentro del programa, recopilar datos con su correspondiente análisis permite al equipo de compliance tomar decisiones en beneficio de todos dentro de la organización cuidando los recursos asignados vitales para su funcionamiento.

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