Transformación Digital en la organización. ¿Por dónde empiezo?

Transformación Digital

La Transformación Digital en el entorno actual ya no es una opción. Los entornos cambiantes y rápidos como el que vivimos exigen a las organizaciones agilidad, adaptación al cambio y toma de decisiones rápidas y acertadas para seguir creciendo, o cuando menos, para seguir compitiendo en el mercado, sea cual sea.

Cuando hablamos de Transformación Digital nos referimos precisamente a eso, a transformación. Transformación Digital no es adquirir un CRM ni generar perfiles sociales, ni siquiera contar con servidores compartidos o en la nube para la documentación. Este tipo de prácticas solo retrasa lo inevitable, quedarse atrás respecto a tus competidores y perder cuota de mercado.

La Transformación Digital es mucho más amplia y requiere trabajo e implicación de toda la organización. Es el proceso por el cual la organización incorpora tecnología y digitaliza procesos para ser más eficiente, ágil y competitiva en su entorno.

Esta definición es muy amplia, pero el objetivo está claro. Maximizar la eficiencia para ser más competitivos.

Este proceso de Transformación Digital suele requerir repensar y replantear una buena parte de la organización, pero, a cambio, conseguirás una espectacular reducción de costos, tanto materiales como horas hombre, dejando de invertir recursos en todo aquello que no aporte directamente a tu cadena de valor y ayude al crecimiento.

¿Por dónde comenzar la Transformación Digital?

Una vez la alta dirección toma la decisión de realizar el proceso de Transformación Digital, el primer paso será comenzar a crear una cultura organizacional ligada a la digitalización, y este paso es fundamental y posiblemente el más difícil, ya que los responsables se encontrarán con la mayor barrera en este tipo de procesos, la resistencia al cambio.

Una cultura organizacional debe permear desde la alta dirección hasta los puestos más operativos y requerirá comunicación interna constante y muy bien enfocada hacia los objetivos, así como también, posiblemente, tomar decisiones difíciles, pero necesarias respecto a quienes continúen formando parte de esa barrera de resistencia al cambio.

Mientras tanto, los responsables del proceso de Transformación Digital, deberán realizar un análisis en profundidad del estado actual de la organización, de sus procesos, recursos empleados, oportunidades de mejora, riesgos y todo aquello que pudiera ser relevante.

Por supuesto, este análisis debe llevarse a cabo por parte de un equipo multidisciplinar, compuesto por personas de todas las áreas de la organización, liderados por el responsable de Transformación Digital.

Este análisis interno deberá ser completado con un análisis externo y de la competencia, a fin de detectar mejores prácticas, tendencias, preferencias del público objetivo o cuestiones técnicas y legales que pudieran afectar a la Transformación Digital.

Con todo ello se estará en disposición de decidir qué queremos conseguir con la Transformación Digital y qué procesos, áreas o líneas de negocio son las más críticas y prioritarias para comenzar con el proceso.

Desde el establecimiento de objetivos se complica definir unos pasos que sean homogéneos para todas las organizaciones ya que dependerá de las características individuales de cada una, pero en líneas generales necesitaremos:

Incidir en el cambio cultural y ser constantes en el empeño por su consecución:

Planificar adecuadamente el proyecto de Transformación Digital. Como hablamos, no hay dos organizaciones iguales, pero será imprescindible que la planificación sea realista, que para su definición se tengan en cuenta todas las perspectivas y detalles posibles y que se dote a este plan de los recursos necesarios.

Contar con las personas adecuadas: Este es otro de los puntos clave.

Necesitamos personas comprometidas con la organización con un importante componente tecnológico que sean capaces de interiorizar los procesos, visualizar claramente la mejor forma de digitalizarlos y comunicar de forma eficaz y clara los nuevos procesos.

Revisar y renovar el área de Tecnologías de la Información:

Teniendo en cuenta que necesitaremos incorporar tecnologías y nuevas arquitecturas de la información, será imprescindible contar con los medios adecuados interna y externamente.

Escoger al partner adecuado:

Un proceso de Transformación Digital puede ser costoso y dilatarse en el tiempo más allá de lo imaginable, de ahí que debamos seleccionar un compañero de viaje adecuado que nos ayude en el proceso. La empresa seleccionada deberá contar con amplia experiencia en la materia y, a ser posible, también en el sector. Sus referencias deberán ser excelentes y haber trabajado con entidades del mismo tamaño o mayor que la propia.

Fomentar la innovación y las iniciativas:

El proceso de Transformación Digital es el momento ideal para la implementación de ideas innovadoras, iniciativas y mejoras en todas las áreas de la organización. Para ello, los líderes deberán generar ese ambiente innovador e inspirador que las fomente. La Transformación Digital permitirá la incorporación de nuevas iniciativas de forma rápida, de modo que este clima de innovación perdurará en el tiempo.

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El Software GRCTools para la Gestión de Riesgos Corporativos, es un gran aliado para el seguimiento y monitoreo de cualquier riesgo identificado en su organización, independientemente de su perfil u origen.

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