Transformación Digital: Impactos y retos para las organizaciones

Transformación Digital

La Transformación Digital ya no es una opción para las organizaciones. Los últimos años han supuesto un acelerante para las organizaciones, que han visto como la Transformación Digital, en mayor o menor medida, se convertía en algo imprescindible para la supervivencia de la empresa.

Las organizaciones han tenido que adaptarse rápidamente a la nueva situación, sin embargo, no todas han obtenido el resultado esperado. Mientras algunas organizaciones han visto incrementados sus ingresos, obtenido nuevas oportunidades de mercado y han fortalecido su posición competitiva, otras han sido superadas y por tanto han perdido cuota de mercado o incluso han tenido que cerrar.

¿Qué impactos han obtenido aquellas que implementan procesos de transformación digital con éxito? ¿Qué ha causado que otras, por mucha inversión y esfuerzo, no consigan los resultados esperados?

Impactos de la Transformación Digital en las organizaciones:

Aquellas organizaciones que han conseguido implementar satisfactoriamente, en mayor o menor profundidad, transformación digital en sus procesos, han obtenido resultados más allá de la supervivencia. Han conseguido nuevas oportunidades y mejoras de calado tanto internas como externas.

• Reducción de costos en Tecnologías de la Información: La contratación de servicios cloud en lugar de contar con instalaciones ya aporta gran cantidad de beneficios. No solo por la reducción de costos, que es evidente, también se producen mejoras en otras áreas. Entre ellas, la estandarización, la estabilidad de los servicios, la disponibilidad de actualizaciones, accesibilidad de la información y documentación o la reducción de reprocesos por no contar con la información actualizada entre otros.
• Mejora de la productividad: En ocasiones no somos conscientes de la cantidad de tiempo que se emplea en procesos manuales o soportados por documentos físicos. Esto supone un gran perjuicio a la organización tanto en costos de horas hombre como en costos directos de papel, impresiones o almacenamiento físico de archivos.
• Nuevas oportunidades de negocio: Gracias a la transformación digital muchas organizaciones han comenzado a comercializar online sus productos, acceder a clientes potenciales fuera de su zona habitual de influencia e incluso entrar en mercados extranjeros. Este impacto se ha visto reforzado por el cambio en los comportamientos del consumidor, que durante los últimos dos años ha variado sus hábitos de consumo. Los clientes potenciales (la demanda) también han sufrido su propia transformación digital.
• Mejora de la experiencia del cliente: Los clientes cada vez reclaman servicios y atención más ágil, rápida y eficaz, tendiendo a abandonar a las organizaciones que no son capaces de darles una respuesta, sí no inmediata en cuestión de horas, independientemente de donde esté ubicada. Gracias a la adopción de las nuevas tecnologías las organizaciones han sido capaces de mejorar en gran medida la disponibilidad de sus servicios de atención al cliente y asesoría comercial.
• Mejora de la satisfacción del equipo humano: Está claro que cada persona ha aceptado el teletrabajo y la semipresencialidad con mayor o menor agrado, pero todas coinciden en que han visto mejorada la calidad de vida, la conciliación familiar y la productividad. Por supuesto esto depende de las condiciones de vida y circunstancia de cada persona, pero, en líneas generales y en base a la información recogida en los múltiples estudios que se han publicado en el último año, la satisfacción de los equipos se ha visto mejorada.

Estos impactos positivos son solo el principio. Con el aumento de la productividad, las oportunidades, la satisfacción y la reducción de costos la organización entrará en una dinámica de crecimiento de la que derivarán nuevas oportunidades de mejora. Todo ello si es bien gestionada y si cuenta con unos objetivos y estrategias clara y bien definidas para su consecución

Comencemos por el principio. La Transformación Digital no se consigue de forma aislada.

La Transformación digital requiere un cambio profundo en la cultura organizacional, de ahí que precisamente las organizaciones más jóvenes han sido las que mejores resultados han obtenido. La razón es sencilla, estas organizaciones contaban con menos frenos para adoptar las nuevas tecnologías, y menos estructura para adaptar procesos y procedimientos. Además, para la transformación digital, la juventud suele ser una ventaja ya que este tipo de perfiles se adaptan mejor al cambio y ya tienen hábitos relacionados con las tecnologías que se implementarán en el proceso de transformación digital.

Para la transformación digital se necesita un entorno orientado a la innovación y las nuevas tecnologías, así como una cultura organizacional que permita dicha innovación, que fomente la participación y premie la iniciativa orientada hacia objetivos concretos.

Cualquier organización puede comenzar un proceso de transformación digital, invertir en consultoría, tecnología y capacitación.  Estos cambios no se asentarán si, antes y durante este proceso de transformación digital, no se hace un esfuerzo para el cambio de la cultura organizacional. Ello implica todo el conjunto de creencias, valores y principios que dan carácter propio a la organización y que sus trabajadores tienen interiorizados. Es aquí donde está el secreto de que un proceso de transformación digital llegue a buen puerto, en las personas.

Debemos tener en cuenta que la transformación digital no consiste solo en la adquisición de tecnología. Consiste en un cambio profundo de la organización que pasará por el replanteamiento de la práctica totalidad de los procesos en todas las áreas y en los que todas las personas están implicadas. Si estas personas no aportan y no se suman a estos nuevos procesos, difícilmente se podrán obtener resultados satisfactorios.

Pero esta no es la única barrera que podemos encontrar.

Barreras para la transformación digital:

Aunque la mayoría de barreras que vamos a ver se derivan precisamente de las personas, cada una se debe afrontar de forma distinta:

Resistencia al cambio y miedo ante el riesgo:

Puede parecer algo natural.  La mayoría de las personas buscan la estabilidad en su entorno familiar y laboral, de ahí que ante un cambio evidente e inevitable se produzca rechazo, miedo e incluso lucha.

En función del puesto en el que se produzca esta resistencia al cambio, las consecuencias serán de mayor o menor calado. Si se trata de un puesto de dirección, por bajo que sea el nivel, inevitablemente causará que la transformación digital de su área no sea ni fácil ni rápida.

Para afrontar la resistencia es fundamental la comunicación interna con transparencia y claridad, así como un liderazgo firme y capaz de desarrollar a las personas.

Falta de las competencias adecuadas en la organización:

En organizaciones muy asentadas y acomodadas en su mercado es habitual descubrir que muy pocas personas en la organización cuentan con las competencias tecnológicas mínimas para afrontar el cambio, y menos aún para impulsarlo.

La transformación digital implica a toda la organización, no solo al área de TI. No es suficiente contar con un muy buen perfil tecnológico o un partner cualificado. Será necesario que todas las personas implicadas en el cambio adquieran las competencias mínimas necesarias, y para ello las capacitaciones y el seguimiento serán fundamentales.

Estas capacitaciones, a su vez, ayudarán al proceso de cambio de la cultura organizacional que comentábamos.

Obviamente, en cualquier caso, será necesario contar con perfiles impulsores del cambio que, además, tengan las competencias tecnológicas necesarias para liderar la transformación digital.

Liderazgo insuficiente:

Para un proceso de transformación digital completo la organización deberá contar con el compromiso total de la dirección y los mandos intermedios. Además del compromiso, ante un cambio tan profundo, los mandos intermedios no solo deben ser capaces de organizar el trabajo diario, deben ser capaces de liderar y orientar a cada integrante del equipo en su desarrollo personal y profesional.

Seguridad de la información

Suele ser uno de los principales frenos ante un proceso de transformación digital: las dudas y el miedo respecto a la seguridad. Y se trata además de uno de los puntos más sencillos de resolver. De hecho, al contar con servicios en la nube, parte de la responsabilidad en lo que respecta a la seguridad de la información, se transmite al partner seleccionado, lo cual libera recursos para mejorar aquellas áreas más cercanas a la organización.

Complejidad en los Sistemas anteriores

Si la organización ya inició un proceso de digitalización anterior es posible que cuente con sistemas de la información obsoletos o con poca capacidad de crecimiento, pudiendo contar con gran cantidad de aplicaciones y datos en múltiples plataformas con las que se opera de forma precaria.

El proceso de migración no es fácil ni sencillo, pero para ello existen profesionales especializados y con amplia experiencia. Debes asegurarte de que el nuevo partner sea capaz de darte una solución adecuada.

Presupuesto:

No podía faltar. El presupuesto siempre es un problema para cualquier organización con recursos limitados, pero esto no tiene por qué ser así. La transformación digital no es un costo, es una inversión que debe tener un retorno, y este retorno es lo que se debe tener en cuenta a la hora de acometer el proyecto. Una vez la organización tenga en cuenta el ahorro en tiempo, recursos materiales, recursos humanos, reprocesos, costos de oportunidad y las oportunidades que puede generar con la transformación digital, se podrá calcular un retorno de la inversión. Con ello el área financiera podrá realizar las gestiones necesarias para que la organización crezca al ritmo que demanda el mercado.

Software GRCTools

En este artículo hemos identificado solo algunas de las ventajas que aporta a la organización la transformación digital, teniendo en cuenta un ejemplo muy concreto, pero existen más que podréis descubrir vosotros mismos a través de las de una demo que podéis solicitar de forma gratuita.

Con nuestro Software GRCTools, podrás gestionar todos los aspectos imprescindibles pero complejos. Se trata de una solución tecnológica 100% online, lo que permitirá acceder al sistema desde cualquier punto del planeta, pero que, además, garantiza el acceso a la información según los permisos de cada uno de los usuarios.

Lo que es cierto, es que las organizaciones si aún no lo han hecho deberían comenzar a digitalizar sus procesos de forma gradual para que esta tenga éxito. Además de las ventajas que hemos planteado en el artículo, la transformación digital del sistema también permitirá ahorrar tiempo y reducir los costos, pero para ello es imprescindible seleccionar un software que se adapte a las necesidades de cada una de las organizaciones.