Motivos por los que necesitas un canal de denuncias

Canal de denuncias

La gestión en las organizaciones tiene como base requisitos documentados que permite a los líderes orientarse en el logro de los objetivos, enfocados al cumplimiento normativo y legal; al tiempo que aporta a la imagen frente a las partes interesadas que son las que garantizan la continuidad del negocio y evolución dentro del ambiente corporativo.

Conformar una organización asocia diferentes aspectos que conllevan una planificación y definición de estrategias para cubrirlos y evitar sanciones de diferente tipo que impactaría la gestión en general. En la mayoría de los casos tener programas enfocados al cumplimiento con un equipo que reúna las competencias mínimas, da ventajas y un grado de satisfacción a todos los involucrados.

Lo que permite que la gestión se pueda llevar a cabo continuamente son las partes interesadas y que al igual que ellas, la organización se convierte en parte interesada de otras que también implementan sistemas para dar cumplimiento; cooperar conjuntamente con el enfoque de mejorar continuamente permite al sector económico, evolucionar y ser más competitivo con el paso del tiempo.

Llevar a cabo estrategias para una correcta gestión, también implica que se identifiquen fallas en el funcionamiento de cada proceso; se debe tener claro que la omisión y no actuar en el momento preciso que un riesgo se puede materializar, impacta de forma negativa toda la estructura corporativa, incluso transmitiéndolo a las demás partes interesadas.

Si bien el trabajo en conjunto aporta a la gestión de la organización, identificar y denunciar las malas prácticas es fundamental; permitir que se incurra en estas situaciones da paso a que las partes interesadas se vean involucradas y afectadas de forma directa por la relación comercial existente entre ellas. Es importante conocer el canal de denuncias y forma de uso para reportar y dejar documentado.

Conocer qué casos son considerados como incumplimiento es importante para definir si el impacto que puede causar es legal y normativo. Tener incumplimiento a los requisitos de un documento legal, implica sanciones económicas por ser lineamientos de carácter obligatorio, pero el caso no es diferente con el incumplimiento normativo.

Incumplir los requisitos de una norma implementada y certificada, no sanciona económicamente de forma directa, esta se da cuando el incumplimiento lleva a la perdida de los certificados del sistema de gestión, que frente a las partes interesadas en un soporte que evidencia el compromiso en la gestión de los procesos y la transparencia en su operación normal.

Las entidades que se encargan de hacer el seguimiento al cumplimiento legal y normativo, cuentan con un canal de denuncias para la recepción y respuesta de casos por incumplimiento, adicionalmente involucran a las organizaciones en la inclusión de este canal de denuncias a nivel interno para que cualquier funcionario tenga acceso a estas herramientas y puedan reportar de forma libre las situaciones identificadas.

En la actualidad el canal de denuncias para reportar incumplimiento o actividades sospechosas, están automatizados con el fin de organizar la información y permitir a los responsables de esta gestión mejorar los tiempos de respuesta, planificando los recursos necesarios para el seguimiento y contribuir con las organizaciones en la implementación de los planes de acción requeridos para lograr el cumplimiento.

La operación normal de toda organización, con frecuencia se ve enfrentada a situaciones en las que omitir el debido procedimiento, conduce al incumplimiento operativo y administrativo, como es visto, cualquier proceso independiente del nivel jerárquico, se puede ver envuelto en una mala práctica que afecta el proceso en todas sus direcciones.

El incumpliendo puede estar dado de diferentes formas, una es por la no ejecución de alguna actividad o por operar de formas no convencionales, así este muy cerca al resultado. La planificación de los procesos requiere recursos de diferente tipo en los que la organización invierte para dar todas las herramientas necesarias para el desempeño de una labor.

No hacer las tareas como se planificó desde el inicio, requiere cambios que necesitaran otros recursos, los cuales no se encuentran planificados que representaría inversión adicional que al paso del tiempo son perdidas para la organización y que al hacer seguimiento por mejora continua no aportaría valor a la organización.

Es frecuente encontrar canal de denuncias virtuales para denunciar las malas prácticas en las organizaciones, el reporte se hace a través de una página web que orienta al usuario en su reporte; y adicionalmente notifica los cambio en la solicitud.

También encontramos el canal de denuncias telefónico, el cual requiere de recurso humano para orientar en el reporte al usuario, pero que al igual que el virtual deben llegar a dar solución en el menor plazo posible.

Software GRCTools para canal de denuncias

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema antisoborno como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

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