Continuidad de negocio. ¿Cómo definir los indicadores que necesito?

Continuidad de negocio

En la actualidad invertir recursos y esfuerzos para la ejecución de actividades, es fundamental para promover una cultura de mejoramiento continuo, que involucre a todas las partes interesadas y permita el desarrollo de la organización de acuerdo a las exigencias del mercado y garantizando la continuidad del negocio en beneficio de todos.

La operación normal y constante de los procesos, arroja datos que a futuro permitirá trazar cualquier eventualidad que se pueda presentar, por no conformidades en la satisfacción del cliente o para poder hacer uso de una metodología o herramienta de medición y ver el comportamiento de las variables de proceso en el entorno corporativo, por medio de la comparación de los datos de diferentes periodos.

Si bien, la gestión de los diferentes procesos arroja grandes volúmenes de información, esto no quiere decir que toda es medible y que esto aporte a la toma de decisiones. Para que este proceso sea exitoso es importante hacer filtros de la información para identificar que es conveniente medir en beneficio de mejorar las actividades que son clave en la organización.

La selección de información es una tarea que toma tiempo y esfuerzo por parte del equipo de trabajo, sin embargo, esta actividad está precedida de los resultados que se buscan, con base en los objetivos que definió el líder del proceso en conjunto con la alta dirección de la organización y que se encuentra alineado con la planificación de la estrategia corporativa.

Una vez se identifique que se debe medir con base en la información seleccionada, se definen las variables y los periodos de cargue de datos. Las variables corresponden a los datos cualitativos o cuantitativos del proceso y el periodo a la frecuencia con la que se suministraran datos a la herramienta denominada indicador, para que al consolidar la información se pueda ver el estado y comportamiento.

Los indicadores son una herramienta dinámica que ayuda al equipo de trabajo en la identificación de fallas o mejoras del proceso; esta actividad se apoya en la medición de los resultados obtenidos, pero como cualquier herramienta de gestión, requiere que se definan metas y límites de control, con el fin de que el equipo de trabajo pueda calificar e identificar en qué estado se encuentra el proceso.

La definición de los límites de control y la meta debe ser consiente y real, es decir, alineado al panorama de la organización, de la misma forma la veracidad de los datos que suministramos a los indicadores.

¿Por qué se hace esta apreciación?

La alineación de la información con la realidad de la organización es fundamental, cuando esto no sucede, el equipo de trabajo y la alta dirección no tiene total conocimiento del estado del proceso, permitiendo que se definan e implementen metas ambiciosas que no es posible lograr y, por el contrario, lleve al equipo de trabajo a incumplir constantemente, por más esfuerzos que se hagan.

El alcance de aplicación de indicadores es amplio, cualquier proceso los puede tener y medir su gestión con el paso del tiempo. Las tipologías de esta herramienta de medida son muy variadas, por ejemplo, los procesos administrativos adoptan indicadores que miden la gestión; ejemplo, los procesos que administran la ejecución de presupuestos o recaudo usan indicadores de tipo financieros.

Es muy importante identificar la tipología de los indicadores de acuerdo al enfoque del proceso, porque, aunque se pueda aplicar, esto no quiere decir que la información que obtendremos aporte verdaderamente al proceso, por ejemplo, el aporte al aplicar un indicador financiero en un proceso de producción, donde lo que se requiere es medir cantidades de producto terminado.

Identificar los indicadores que requiere el proceso, lleva al equipo de trabajo a entender los objetivos definidos por la dirección y así tener el punto de partida, al igual que la información, los indicadores una vez implementados deben pasar por un filtro en el que se valide si la información aporta o no, a la toma de decisiones y de esta manera ajustar o eliminar los que corresponda.

En la automatización de procesos es importante que los indicadores hagan parte de la gestión diaria. Actualmente, es posible tener herramientas que contribuyen al desempeño del proceso, manteniendo informado al equipo de trabajo si no se alcanzan las metas, proponer planes de mejoramiento y recordatorios de cargue de datos.

Software para la continuidad de negocio

GRCTools es un software que permite simplificar las tareas derivadas de la implementación del estándar ISO 22301 para los Sistemas de Gestión para la Continuidad de Negocio.  

Con GRCTools es posible gestionar el contexto de la organización, el liderazgo y la planificación, logrando la facilitación de las tareas derivadas de la identificación y gestión de riesgos, reduciendo los periodos de inactividad y la posibilidad de ocurrencia y costes, permitiendo que las organizaciones cuenten con las medidas necesarias.