Mejorar la productividad automatizando procesos. Conceptos clave (BPM)

Automatizando procesos

Mejorar la productividad automatizando procesos es uno de los principales objetivos que tienen las organizaciones de todo el mundo y es que, además, de este modo es posible olvidarse de los procesos mecánicos y tediosos para así centrarse en fomentar la productividad de la organización.

Hace ya unos años que posiblemente las organizaciones no se imaginaran la posibilidad de automatizar ciertos procesos a través de software, pero actualmente es toda una realidad.

Automatizando procesos, las organizaciones consiguen un método a través del cual logran ahorrar costos y tiempo. De igual modo, las gestiones diarias son mucho más eficaces.

En este sentido, el mercado actual es muy competitivo y ofrece una amplia selección de herramientas tecnológicas o software que ayudan a aquellas organizaciones que deseen automatizar procesos, con la finalidad de mejorar la productividad y ser más rentables.

Automatizando procesos, las gestiones son mucho más fáciles, eficientes y efectivas, siendo todo ventajas para el correcto funcionamiento de la organización.

Las tareas que tienen asignadas el personal, forman parte de un proceso en concreto, el cual puede estar formalizado o no. Independientemente del uso de un software, para mejorar la productividad y garantizar que un proceso funciona correctamente, se recomienda que dichos procesos estén correctamente definidos, conocer los trabajadores y áreas involucradas, además de saber qué tareas hay que ejecutar.

Si una organización tiene claro estos aspectos, podrá plantearse verdaderamente cuáles son los beneficios que va a lograr automatizando procesos. Principalmente, automatizando procesos se sustituyen los procesos manuales, lo que implica que las tareas se desarrollen en menos tiempo y que se reduzcan los errores humanos.

La automatización de procesos se puede aplicar a cualquier tipo de sector, por tanto, vamos a ver a continuación cuáles son los motivos por los que las organizaciones quieren mejorar la productividad automatizando procesos.

Con la automatización de procesos las organizaciones consiguen:

• Reducir los costes, al lograr mejoras en la distribución de trabajo de los empleados y al minimizar los recursos empleados.
• Control de las desviaciones originadas por errores humanos.
• Incrementar el ritmo de la ejecución de las actividades del equipo.
• Elaborar informes rápidamente y con datos reales.
• Llevar a cabo un seguimiento, lo que favorece que la organización tenga el control total del proceso.
• Conocer en tiempo real los resultados, aspecto fundamental para que los procesos estén actualizados.
• Suprimir el uso y almacenamiento de papel, reduciendo con ello costos y espacios dedicados.

Automatizando procesos, es muy importante:

• Conocer y comprender el proceso.
• Medir los tiempos que se invierten en cada una de las tareas.
• Considerar aquellos aspectos del proceso que pueden ser simplificados o incluso eliminados.
• Hacer uso de un software que simplifiquen el trabajo.

Además de contar con la tecnología adecuada, hay que realizar un seguimiento y análisis de proceso para que exista una buena gestión en la organización.

Beneficios de la automatización de procesos

Automatizando procesos, conseguimos beneficios como:

• Optimización de los procesos, minimizando los ciclos de producción, equilibrando la carga laboral de los trabajadores y reduciendo los recursos empleados.
• Control y seguimiento de resultados en tiempo real, lo que va a simplificar la toma de decisiones y los errores debidos a malas decisiones.
• Trazabilidad del proceso completo.
• Tener toda la información centraliza y accesible según los permisos definidos.
• Fácil definición, configuración y estandarización de indicadores.
• Elaboración automática de reportes en cualquier momento con información actualizada.
• Determinar y subsanar aquellos aspectos ineficientes que generan residuos y una inadecuada gestión de los recursos.
• Control de los elementos que intervienen en el flujo de trabajo, con el objetivo de minimizar los errores.
• Mejorar los tiempos de ejecución de las actividades.
• Integración con otras aplicaciones empleadas por la organización.
• Estandarizar las operaciones.

Automatizando procesos, las organizaciones pueden diseñar, ejecutar, revisar y mejorar de manera continua los procesos desarrollados para así ser más productivos, convirtiendo esto en una ventaja competitiva.

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