Seguridad de la información y firma electrónica. Cómo se complementan

Seguridad de la información y firma electrónica

La gestión corporativa integra procesos que aportan información para análisis por parte de la alta dirección. Cabe resaltar que la información que se comunica debe contar con los soportes mínimos requeridos que permitan su trazabilidad. Estos deben contar con una descripción clara del estado real de los procesos sin dar espacio a interpretaciones incorrectas o suposiciones en el análisis del comportamiento de la situación.

Gestionar información en la organización tiene como base la implementación de una metodología que permita el análisis y evaluación para la toma de decisiones puntuales. Contar con una metodología ayuda orienta a las partes interesadas en la forma en la que se debe recopilar y transmitir a los diferentes niveles de la organización.

La información se clasifica de acuerdo a los niveles a los que debe llegar. Cuando la información llega a niveles directivos, el grado técnico tiene mayor participación. Hay que tener en cuenta que al informar, los datos deben ser medibles para realizar seguimiento y poder identificar los cambios que afectan la operatividad de los procesos.

A medida que avanza el tiempo, varía la cantidad de información que se obtiene de los procesos. Es fundamental contar con herramientas que permitan su almacenamiento y garantizar su seguridad en la distribución y acceso.

Herramientas para la seguridad

En la actualidad, la información constituye un activo de gran valor para las organizaciones. Se llevan a implementar medios de almacenamiento que permita a los usuarios acceder a ella de forma rápida y de forma exclusiva a la que aporta al desarrollo de las actividades. La herramienta adoptada para la gestión de la información debe estar alineada con el panorama operativo.

El archivo físico es un medio de almacenamiento y custodia de la información. Es usado por muchas organizaciones para el acceso a la consulta de las partes interesadas. De forma centralizada que cumple con las condiciones estructurales y de medio ambiente para la conservación de los registros. Este medio garantiza la seguridad, pero tiene como punto en contra en deterioro de natural.

Un medio usado con frecuencia es la digitalización de documentos. Esto tiene ventajas, como la reducción de espacios de infraestructura física para el almacenamiento y conservación.

Los documentos tienen validaciones donde una persona idónea en el tema, avala el contenido, dando confiabilidad al momento de consultar o referenciarlo como base teórica. Actualmente, es fundamental garantizar la veracidad y confianza de la información para que aporte a nuevos proyectos en la solución de problemas y aumento de las opciones de consulta.

En la gestión de documentos es necesario asignar tareas a diferentes responsables que con base en su conocimiento aprueban la información. La evidencia que reposa dentro del documento garantizando el contenido es la firma.

El medio usado para el manejo de la información no interfiere en la forma de gestionar los documentos. La firma es un elemento de gran importancia que permite controlar los riesgos que al materializarse impactan de forma negativa el proceso y permite la suplantación, alteración y perdida del activo.

¿Cómo se complementan?

Existe un número alto de medios para garantizar la seguridad de la información. Los últimos eventos, como la emergencia sanitaria, llevo a las organizaciones a desarrollar formas dinámicas de operación y la gestión documental es clave en la comunicación en general.

El uso de tecnologías para la conectividad llevo a que gran porcentaje de las actividades cambiaran su modelo de ejecución. Sin embargo, la seguridad de la información no modifico su dependencia con la firma. Actualmente, la gestión documental se hace por medio digital, permitiendo la transmisión entre los responsables de forma rápida en tiempo real.

El desarrollo del entorno corporativo adoptó la firma digital para garantizar la seguridad de la información. Esto llevo a que se implementaran aplicaciones que, a través de un protocolo de autenticación, los responsables firmaran los documentos que se publicaran para la consulta.

El mejoramiento continuo de los procesos beneficia a las organizaciones en la realización de tareas de forma eficaz; pero al tiempo que evolucionan los mecanismos también lo hacen los riesgos. Por eso, es fundamental que todo el equipo organizacional aporte de manera conjunta en la búsqueda de los objetivos de seguridad.

Software para ISO 27001 y la gestión de la seguridad de la información

La Plataforma GRCTools facilita la automatización de la ISO 27001. La ISO27001 para los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información es sencilla de automatizar y mantener con la Plataforma Tecnológica GRCTools.

Con GRCTools se da cumplimiento a los requisitos basados en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) para establecer, mantener y mejorar el Sistema Gestión de la Seguridad en la Información. También se da cumplimiento de manera complementaria a las buenas prácticas o controles establecidos en ISO 27002.

GRCTools también permite aplicar los requisitos de otras normas de Seguridad de la Información como PMG, SSI de los Servicios Públicos de Chile, entre otros.

Este software permite integrar la ISO 27001 con otras normas, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 22301 de gestión de continuidad de negocio. La integración se hará de una forma sencilla, gracias a su estructura modular.