Técnica 5W2h para la planificación y gestión en la empresa

Existen una gran cantidad de metodologías para la gestión empresarial que también tienen aplicación en otros ámbitos. Conocerlas todas puede parecer excesivo pero si necesitas saber de ellas para decidir en el momento cuál aplicar en función de las necesidades. Hoy te presentamos la metodología 5W2h.

¿Qué es la metodología 5W2h?

5W2h es una de las metodologías de gestión más utilizadas y no solo por parte de la gerencia o los responsables de las grandes decisiones de la organización. También se emplea en la gestión de proyectos o incluso en ciertas áreas como puede ser producción, calidad o SST.

Esto es así porque es de carácter meramente práctico y de gran utilidad tanto para la planificación estratégica como operativa. Aporta un marco global de aquello a lo que estemos aplicando 5W2h.

Su nombre viene de las siglas en inglés de sus componentes:

5W: What, why, who, when y where (qué, por qué, quién, cuándo y dónde)

2h: How y How much (cómo y por cuanto)

Si te fijas, son los componentes básicos de cualquier iniciativa. Gracias a su definición podremos acercarnos a nuestros objetivos de forma más rápida y eficaz.

¿Cuándo aplicar 5W2h?

Al tratarse de una metodología de carácter transversal y genérica ya que simplemente nos ayuda a pensar y planificar. Es de aplicación no solo en áreas concretas si no también en multitud de actividades, aunque la gestión de proyectos e iniciativas es de las más extendidas.

En la gestión de proyectos, por ejemplo, está ampliamente extendida. Para una gestión de proyectos eficaz es imprescindible planificar, dirigir, organizar y controlar. 5W2h nos ayudará a tener claros y transmitir proyectos e iniciativas definiendo todo lo necesario. De hecho, es de aplicación tanto para la definición del proyecto global como la de cada una de las iniciativas y tareas en las que se puede descomponer.

Optimización de la eficiencia y procesos de mejora continua: para un proceso de optimización de costos o de mejora de la eficiencia será imprescindible un análisis pormenorizado de cada actividad y la técnica 5W2h nos ayudará a no dejar atrás detalles que pueden ser optimizados y mejorados.

Componentes de la técnica 5W2h

What: Qué es lo que se está planificando / ejecutando, en detalle, con todo el que sea posible. Conocer bien el proceso nos permitirá abrir la mente a puntos de cambio y mejora que no habríamos conocido de otra manera.
Why: ¿Por qué se va a hacer? ¿Cuál es el objetivo final o en qué medida aporta? Esto será clave para determinar los plazos y recursos empleados en un entorno en el que la norma es contar con recursos limitados tanto en tiempo como en materiales o HH (horas hombre).
Where: El donde no será siempre de aplicación si no que dependerá más de qué es lo que estemos planificando – optimizando. En cualquier caso se buscará determinar el alcance del trabajo a realizar.
When: Todo proyecto debe tener plazos exigentes al tiempo que razonables de forma que la falta de tiempo no pueda ir en detrimento de la calidad del resultado o el grado de cumplimiento del objetivo. Efectivamente se deberán definir plazos de ejecución, evaluación o control.
Who: Es otro de los fundamentales en cualquier proyecto, ¿Quién es el responsable? A quién preguntar y quién es el que debe realizar ciertas tareas es clave para que la comunicación del proyecto no se disperse y todos los implicados tengan claro su papel. Obviamente este punto acompañado de los anteriores son una pieza clave de la comunicación en la organización y en especial en la gestión de proyectos.
How: El cómo ejecutarlo puede estar definido con mayor o menor precisión si se tiene claro el objetivo. Dependerá del grado de profundidad técnica que necesite. Como mínimo deberá contar con una guía de actuación, premisas y directrices para la ejecución del trabajo.
How much: en la gestión de proyectos es fácil que los costes se multipliquen si no se ha hecho un buen análisis de necesidades, evaluación de costos y recursos empleados. Este punto ayudará a mantener el costo en unos niveles razonables y dentro de ciertos límites.

Si quisiéramos, por ejemplo, definir un proyecto de implementación de un Sistema de Gestión, esta herramienta nos sería de gran utilidad y nos ayudaría a definir desde los pasos para la implementación hasta un presupuesto total de la misma.

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