Ventajas de implementar Sistemas de Control Interno en la organización

Sistemas de Control Interno

Los Sistemas de Control Interno son una parte esencial de toda empresa. Ayudan a proteger a la empresa de amenazas internas y externas y aportan de forma eficaz a la estabilidad del negocio. Este artículo te ayudará a entender qué son los sistemas de control interno, para qué sirven y cómo implantarlos en tu empresa.

Qué es el Sistema de Control Interno

Un Sistema de Control Interno es un sistema que busca garantizar que los recursos de una organización se utilizan de forma eficiente y eficaz. En este artículo, hablaremos de las características de un buen Sistema de Control Interno en una empresa, los pasos para implantar el control interno en la empresa y las ventajas del Sistema de Control Interno en la empresa.

Características del Sistema de Control Interno

Un Sistema de Control Interno efectivo debe contar con una serie de características a efectos de que su efecto sea óptimo y cumpla a la perfección con su función:

Debe estar bien diseñado, lo que significa que debe ser sistemático y tener líneas claras de autoridad y responsabilidad; tener controles perfectamente definidos que estén en equilibrio con la productividad; proporcionar rendición de cuentas; tener canales de comunicación eficaces; y tener políticas, procedimientos y métodos adecuados que sean coherentes con las normas externas.

El sistema también debe implantarse de forma eficaz, formando a suficiente personal para que pueda utilizarlo y desempeñar sus funciones sin errores ni omisiones. Esto significa que deberá contar con:

• Procedimientos de documentación adecuados para que todas las actividades y transacciones (del tipo que sea) puedan rastrearse hasta su origen.
• Sistemas de control eficaces que se comprueben periódicamente para garantizar que funcionan según lo previsto
• Sistemas de información fiables que se actualicen con regularidad. Controles eficaces de los activos físicos y digitales, como el inventario o el efectivo.
• Salvaguardas adecuadas contra el fraude, soborno o robo dentro de la propia organización.
• Políticas adecuadas para gestionar los cambios en el seno de la organización; y con un sistema de gestión de riesgos eficaz.

Beneficios que aporta a la organización

Podría pensar que un Sistema de Control Interno sería difícil de poner en marcha, pero en realidad no lo es tanto. Sólo se necesitas un poco de tiempo y esfuerzo para ponerlo en marcha.

Una vez que tengas tu sistema establecido, empezarás a ver los beneficios de tener un Sistema de Control Interno. Entre ellas se incluyen:

• Mejor toma de decisiones
• Mejora de la estructura organizativa
• Aumento de la productividad
• Reducción de costes
• Mayor aprovechamiento de los recursos invertidos
• Mejor control sobre el rumbo de la organización
• Aumento de las posibilidades de llegar a los objetivos fijados

Además de todo esto, el Sistema de Control Interno es una herramienta extremadamente efectiva para minimizar y tratar los riesgos de una organización.

• Ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes, reglamentos, políticas, procedimientos o normas mediante auditorías periódicas con respecto a esas normas y reglamentos.
• Ayuda a reducir los riesgos operacionales y las desviaciones en producción y costos
• Ayuda a minimizar los riesgos de seguridad de la información, poniendo los medios necesarios apoyándose en el SGSI o en los expertos TI de la organización.
• Minimiza el impacto de los riesgos estratégicos si se cuenta con un sistema de monitoreo eficaz y los planes de acción necesarios para el tratamiento de estos riesgos.
• Ayuda a gestionar el riesgo de terceras partes siempre que tengamos en cuenta aspectos como la cadena de suministro y se realice una excelente gestión de proveedores.
• Reduce también los riesgos laborales y ambientales al contar con los controles necesarios para asegurar que el SGST, SGA o la integración en HSE ejerce su función de forma efectiva.

Software GRCTools

Para contar con un Sistema de Control Interno efectivo se hace imprescindible la gestión eficiente de procesos y la monitorización constante de toda la organización, especialmente de aquellos puntos que se establezcan como objetivos.

Parte de estos problemas causantes de un Sistema de Control Interno deficiente tienen fácil solución si se llegan a establecer los procesos necesarios para que nada pase por alto a la alta dirección o al área de Control Interno. Gracias a la utilización de un Software de Control Interno como GRCTools, además de definir el SCI conseguiremos una gestión eficiente del mismo, de forma que la monitorización sea constante, cada persona se encuentre implicada y se puedan tomar las decisiones correctas a tiempo y evitar desviaciones y pérdidas.

Gracias al motor de mejora continua GRCTools conseguirá un Sistema de Control cada día más eficiente gracias a la aplicación del ciclo PHVA.