Causas de un Control Interno Deficiente

Control Interno Deficiente

El sistema de Control Interno en la organización se compone de todas aquellas actividades que se desarrollan para conseguir un buen funcionamiento de la organización y sus procesos. Su objetivo es claro, maximizar la eficiencia, evitar sobrecostos, pérdidas y el empleo de recursos excesivos que puedan afectar a la rentabilidad de la organización.

Su correcta implementación y funcionamiento es clave para conseguir un aprovechamiento excelente de los recursos de la organización y conseguir así los resultados esperados.

Cuando no se cuenta con un Sistema de Control Interno bien definido, implementado y gestionado, este control se desarrolla con una dinámica de «ensayo – error». La búsqueda de soluciones a los problemas al mismo ritmo que se van presentando, además, ocasiona un gran coste de oportunidad y reduce margen de tiempo de reacción ante los riesgos.

Obviamente esta no es la forma correcta de gestionar la organización. Un sistema de Control Interno Empresarial debería cumplir con una serie de objetivos en distintas áreas:

• Operacional: Maximizar la eficiencia de las operaciones y conseguir un rendimiento óptimo de los recursos empleados (económicos, materiales y humanos).
• Financieros: En este ámbito un Sistema de Control Interno debería buscar la estabilidad y sanidad de los estados financieros y el ámbito económico de la organización, así como el empleo eficiente de los recursos económicos.
• Compliance: Esta línea de objetivos son los que se centran en el ámbito del cumplimiento legal y normativo que sea de aplicación para la organización, ya sea de obligado cumplimiento o voluntario. En este ámbito encontramos también objetivos relacionados con la prevención del blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, fraude y soborno.

Para que la organización llegue a contar con un Sistema de Control Interno efectivo es necesario que se cumplan con una serie de factores y la falta de cualquiera de ellos dará lugar a un SCI deficiente.

Causas de un Control Interno Deficiente:

• Cultura organizacional inmadura o inexistente: Cuando una organización opera sin tener una visión, misión y valores claros, establecidos, comunicados e interiorizados, se produce una falta de alineación entre la dirección y la gestión diaria. El impacto de este hecho puede ser catastrófico para la continuidad del negocio.  Al no tener claro hacia donde se quiere ir, cómo y mediante qué vehículos, nadie pondrá los medios para que estos objetivos se lleguen a cumplir y si se hace será de forma improvisada como hablamos al principio.
• Falta de análisis y estrategia: Este suele ser un error muy común ya que no todas las organizaciones comienzan con un modelo de negocio y un plan estratégico. Aún en un nivel de madurez bajo un análisis estratégico que contemple al menos los elementos básicos para el diseño del modelo de negocio será de gran ayuda para que los objetivos puedan llegar a cumplirse. La propuesta de valor del negocio ha de ser fruto del análisis y no de la intuición.
• Falta de administración y control: Son muchas las organizaciones cuyo fundador, CEO o cabeza visible entiende más del core de su cadena de valor que de gestión empresarial. Esto es algo que se podría solventar de forma sencilla con un gerente profesional, rodeándose de las personas adecuadas o con formación, sin embargo, cuando no se dan estas posibles soluciones, se dan negocios en los que no se mide prácticamente nada y lo que se mide no refleja la realidad. No olvides que lo que no se mide no puede crecer.
• Falta de gestión financiera de largo plazo: Parte también del afán de improvisación de muchos empresarios, lo que al final se refleja en problemas de liquidez, incremento de costes financieros y finalmente en problemas de producción, pagos y cumplimiento con los casi todas las partes interesadas. Una planificación financiera inadecuada será síntoma de un Sistema de Control Interno deficiente.
• Liderazgo poco claro o inexistente: Esto se suele reflejar en la escasa delegación, falta de responsables y colaboradores poco o nada alineados con la organización. El resultado es que no existirá compromiso ni esfuerzo por que el negocio marche correctamente más allá de conseguir la producción del día.

Software de Control Interno

Para contar con un Sistema de Control Interno efectivo se hace imprescindible la gestión eficiente de procesos y la monitorización constante de toda la organización, especialmente de aquellos puntos que se establezcan como objetivos.

Parte de estos problemas causantes de un Sistema de Control Interno deficiente tienen fácil solución si se llegan a establecer los procesos necesarios para que nada pase por alto a la alta dirección o al área de Control Interno. Gracias a la utilización de un Software de Control Interno como ISOTools, además de definir el SCI conseguiremos una gestión eficiente del mismo, de forma que la monitorización sea constante, cada persona se encuentre implicada y se puedan tomar las decisiones correctas a tiempo y evitar desviaciones y pérdidas.

Gracias al motor de mejora continua ISOTools conseguirá un Sistema de Control cada día más eficiente gracias a la aplicación del ciclo PHVA.