Planes estratégicos institucionales

Balanced Scorecard

El funcionamiento de las entidades públicas precisa de un direccionamiento claro en el que se defina de forma transparente a la ciudadanía los resultados que se espera alcanzar a medio y largo plazo, es decir, su estrategia. En este sentido, la adecuada confección de un plan estratégico institucional y su traslado a un Balanced Scorecard permite trabajar de manera focalizada hacia unos objetivos determinados.

Las instituciones públicas, sean del ámbito que sean, ya sea sanidad, educación, defensa, economía, etc., están tradicionalmente condicionadas por el contexto político, debido a que en muchos casos, la definición de sus prioridades, de sus presupuestos y de las estrategias en sí de los partidos gobernantes suponen un giro hacia un sentido u otro.

Por ello y para lograr durante el mandato la consecución de los compromisos adquiridos con la ciudadanía en los períodos electorales, se tiende a trabajar sobre un plan estratégico institucional con el cual poder alcanzar esos objetivos de forma ordenada, medida y ajustada a los recursos disponibles. Tanto es así, que estos planes suelen ajustarse a una duración de 4 a 5 años para abarcar todo el período de gobierno y actuar como comunicación y garante de una gestión bien hecha.

Con un plan estratégico institucional, las organizaciones públicas cuentan con una potente herramienta de comunicación interna y externa y de medición de su desempeño de forma interna y con vistas a los gobernantes.

La formalidad del documento que suele rodear al plan estratégico institucional se acompaña también de elementos con capacidad de difusión como Mapas Estratégicos y Cuadros de Mando Integral que permiten interpretar la estrategia a seguir y conocer la contribución que cada departamento o área va a realizar en el siguiente período implicando a las personas que forman parte de la misma.

Por otro lado, cuentan con una definición pormenorizada del contexto de la organización, a través del cual se justifica la adopción de una determinada estrategia frente a otras. Además, trabajan con objetivos de tipo general que se concretan en objetivos específicos, que pueden corresponder unidades organizacionales concretas, a un área geográfica de acción determinada, a un colectivo específico, etc. De este modo, se puede hacer el aterrizaje de las estrategias con lo que se favorece la comprensión e interpretación de los objetivos genéricos.

Hay que recordar que estos objetivos vienen acompañados de unas metas o valores a alcanzar concretos y de unos indicadores, que si se definen de forma adecuada, bien relacionada con los objetivos y sin posibles ambigüedades, suponen una potente arma de comunicación de una adecuada gestión llevada a cabo en la institución.

Cabe destacar que con el plan estratégico institucional, las organizaciones definen las herramientas para alcanzar los objetivos. Esto significa que, además de continuar con sus procesos del día a día, se van a realizar iniciativas específicas, es decir, proyectos que van a impulsar a la mejora interna y a la obtención de los resultados esperados.

No se entenderá un plan estratégico sin su traslado a la operativa de la organización, acompañado siempre de una definición de los recursos dispuestos a tal fin. Por lo tanto, el presupuesto desglosado en cada una de las partidas o iniciativas es otra forma de ver en qué está focalizándose la organización en términos de inversión y esfuerzos económicos y aportar una mayor transparencia en la gestión económica de la organización considerada.

Aunque se ha mencionado siempre como referencia a las instituciones públicas, también el plan estratégico se puede extender a otro tipo de organizaciones, que aunque su titularidad no sea pública. Es el caso de asociaciones y fundaciones de carácter privado a las que, el poder de comunicación de este tipo de documentos formales y focalización en medio y largo plazo, puede reportar mayor confianza frente a sus diversos grupos de interés.

Con todo ello, esta credibilidad y pensamiento de futuro, puede trasladarse hasta el aseguramiento de la supervivencia de la organización frente a otras instituciones que no cuenta con esta perspectiva del largo plazo y que no se preparan para lo que les depara el futuro.

¿Acaso esta no es una razón fundamental para pensar en trabajar en el diseño e implementación de un Plan estratégico institucional?

GRCTools, plataforma de gestión de la estrategia.

GRCTools es el software BSC que ayuda a las instituciones públicas a gestionar su Cuadro de Mando Integral. Permite el despliegue de la estrategia en cada uno de los departamentos y áreas de acción, con lo que favorece la comprensión de la aportación de cada uno de ellos a la estrategia global.

En una sola herramienta, la institución puede contar con una visión global del mapa, pudiendo visualizar los objetivos, medir los indicadores y gestionar las iniciativas puestas en marcha. Con ello, la gerencia puede entrar en detalle del grado de consecución de los objetivos e implementar cambios y mejoras que eviten desviaciones de la ruta marcada.

Además, la automatización de muchos de los elementos de gestión de la estrategia permite optimizar procesos y focalizar los recursos en la acción.