Cómo definir y mapear procesos

Definir y mapear procesos en una organización

Definir y mapear procesos es una tarea esencial en toda organización, puesto que ayuda a la misma a visualizar la estructura de procesos que posee o que quieren implantar, así como poder normalizar dichos procesos. 

Para comenzar, empecemos entendiendo el concepto de proceso. Cuando hablamos de proceso, nos referimos al conjunto de actividades realizadas siguiendo una secuencia determinada para dar lugar a la obtención de un bien o servicio para nuestros clientes.

Cuando definimos un proceso en concreto, lo que buscamos es poder normalizarlo de cara a que se puedan repetir posteriormente las mismas acciones.

Por su parte el Mapeo de Procesos, es una herramienta a disposición de las organizaciones mediante la cual les permite optimizar los procesos presentes en las mismas o bien en caso de aún no haber definidos ninguno, ayuda a la implementación en la organización de una estructura basada en procesos.

Definir y mapear procesos es tremendamente útil para toda organización, pues es una manera de poder visualizar las fortalezas y debilidades que posee su estructura.

A través de la tarea de definir y mapear procesos, logramos dar solución a problemas habituales que surgen en las organizaciones como los siguientes:

• Funcionamiento complejo.
• Costes elevados.
• Existencia de los denominados cuellos de botella.
• Integración de procesos.
• Duplicidad de actividades.
• Tareas que se están realizando y que aportan poco valor a la organización.
• Problemas derivados por una documentación excesiva.

Así pues, vemos que definir y mapear procesos, por las soluciones que aporta a la organización, es una forma excelente de alcanzar un mayor entendimiento de sus procesos con el fin de ejecutarlos de la manera más óptima y poder incrementar la rentabilidad de nuestra organización.

Veamos a continuación, como realizar esta tarea de definir y mapear procesos.

Cómo definir y mapear procesos

Para comenzar a definir y mapear procesos lo primero es la recogida de datos mediante entrevistas, reuniones, cuestionarios, observaciones de campo, análisis de datos, o cualquier otra fuente que consideremos necesaria.

Una vez realizada esta recogida de datos como paso previo, los pasos a seguir en la definición y mapeo de procesos son los siguientes:

• Realizar una identificación de los objetivos perseguidos en cada proceso.
• Definir cuáles son las entradas y las salidas que se obtendrán en los diferentes procesos.
• Establecer los componentes que integrarán cada proceso.
• Indicar los límites que han de tener los procesos.
• En último lugar, documentaremos todo lo anterior clasificándolos por áreas.

Este procedimiento de definir y mapear los procesos debe ser realizado por el personal que conozca en detalle tales procesos y las interacciones entre ellos.

Este equipo encargado de definir y mapear los procesos deberá asegurarse de que las diferentes actividades de los procesos son realizadas de manera homogénea. En este proceso, es frecuente detectar la existencia de cierta problemática en los procesos.

Una vez que la situación actual de los procesos de la organización ha sido definida, el equipo está en disposición de poder elaborar una gráfica que muestra tal situación de los procesos actuales, así como las funciones y relaciones entre los mismos.

Beneficios de Definir y Mapear Procesos

Entre los resultados que se persiguen a través del mapeo de procesos destacamos:

• Un comprensión más clara de los procesos actuales.
• Poder tener analizados los procesos del negocio a fin de buscar su mejora.
• Definir requisitos más fáciles a fin de simplificar la gestión del sistema.
• Reducir el tiempo de realización de los procesos.
• Lograr la normalización en los procesos y la mejora de la calidad de éstos.
• Introducir el cambio de un pensamiento basado en departamentos a uno basado en procesos.

Para realizar este proceso de visualización de procesos a través del mapeo, contamos con varias herramientas a nuestra disposición. Una de estas herramientas es la llamada Business Process Modeling Notation (BPMN), mediante la que que se expresan los procesos de negocio a través de diagramas con el objetivo de dar apoyo a la gestión de los mismos, facilitando su comprensión.

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