Aplicación práctica del CMI: Software Balanced Scorecard

CMI

A lo largo de esta serie de post estamos construyendo las fases necesarias para realizar una aplicación práctica del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral.

A modo de resumen, vamos a recordar los pasos que hemos dado hasta ahora:

• Definir correctamente la estrategia, pues esta representa el cimiento de nuestro Cuadro de Mando Integral.
• Establecer la estructura organizativa, construyéndola siempre al servicio de la estrategia.
• Diseñar el mapa estratégico con sus objetivos e indicadores asociados. Será el roadmap que marque los objetivos estratégicos y la visión.
• El despliegue de todo ello a través de la comunicación y la gestión por competencias.

En este punto nos encontramos en la fase de implantación de la estrategia.

En el artículo de hoy vamos a ver el paso que completaría este camino hacia la ejecución, que no es otro que dotar de una estructura tecnológica al Cuadro de Mando Integral. Un software balanced scorecard que automatice la gestión del CMI puede aportar numerosas ventajas a la organización y facilitar la aplicación práctica de la estrategia.

Son bastantes los expertos que avalan la utilización de un software para llevar a cabo dicha ejecución, los resultados en cuanto a la eficacia del desempeño han sido ampliamente probados. Si se elige la solución adecuada, la productividad y la consecución de los objetivos estratégicos será más rápida.

La Calidad de la Información

La automatización influye positivamente en la calidad de la medición, aspecto muy importante en el momento de analizar. En el CMI pueden hacerse métricas sobre indicadores de naturaleza cualitativa, como:

• Liderazgo
• Satisfacción del cliente
• Posicionamiento en el mercado
• Tiempos de respuesta
• etc

Para obtener los resultados de estos indicadores se hace necesario usar algunas ponderaciones, funcionales o matemáticas. Gracias a la automatización, los resultados son más objetivos, fiables y consistentes.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software Balanced Scorecard?

Una organización que busque garantizar el éxito al ejecutar su estrategia deberá buscar una herramienta con la que aunar, al menos:

• El acceso a la información (indicadores, documentos, etc.) de forma rápida y en cualquier lugar para la toma de decisiones.
• Una definición de su estructura integrada con los roles y responsabilidades de las personas de la organización.
• Su mapa estratégico definido en un Balanced Scorecard.
• Herramientas de comunicación interna.
• Un sistema de estructuración y seguimiento de los proyectos puestos en marcha.
• Elementos que le permitan gestionar los RR. HH. evaluando sus competencias y el grado de alineamiento con los objetivos de la organización.

¿Con qué funcionalidades debe contar un software Balanced Scorecard para automatizar la gestión del Cuadro de Mando Integral?

Existen una serie de funcionalidades básicas que nos permitirán dar cobertura a todos los aspectos del Balanced Scorecard. En el momento de elegir una herramienta para automatizar la estrategia debemos buscar que los principales elementos del Cuadro de Mando Integral puedan gestionarse de la manera más visual y sencilla posible.

Las funcionalidades imprescindibles son:

• • Gestión de los Objetivos estratégicos

Es necesaria una aplicación que permita el establecimiento de los objetivos estratégicos y que ofrezca la posibilidad de asociarles indicadores y la gestión de los procesos.

• • Gestión de los Indicadores

La clave de la mejora continua es la calidad de la medición, que permite tomar las decisiones adecuadas. La herramienta seleccionada debe ofrecer potentes opciones de medición y seguimiento, y mostrar la información de la forma más visual y fácil de interpretar.

• • Gestión de las Iniciativas

Es fundamental que el software Balanced Scorecard cuente con la posibilidad de gestionar los planes de acción correspondientes para dar consecución a los objetivos marcados.

• • Gestión de la Misión, Visión y Valores

Debemos tener en cuenta un software que nos permita contemplar y actualizar cómodamente nuestros elementos estratégicos, claves en nuestro BSC.

• • Gestión del Mapa Estratégico

Es muy importante que se disponga de un mapa estratégico interactivo donde poder visualizar los objetivos, las líneas estratégicas y las perspectivas del BSC, y conectado con los indicadores, iniciativas y proyectos correspondientes.

• • Gestión documental

Un riguroso control de los documentos se hace necesario cuando se manejan grandes cantidades de información. La herramienta elegida debe disponer de opciones de revisión, aprobación, control de cambios y de versiones, así como la gestión de documentos en vigor y obsoletos.

• • Recursos Humanos

Son de obligada inclusión funcionalidades para poder gestionar las competencias del personal, sus capacitaciones y su alineación con los objetivos de la empresa.

GRCTools: software que convierte el CMI en un modelo visual y sencillo

Si la organización cuenta con una herramienta que ofrezca todas estas posibilidades y les da el uso pertinente, está en disposición de garantizar el éxito en la ejecución de su Cuadro de Mando Integral. Este es el caso de GRCTools, el software Balanced Scorecard en la nube que permite realizar una gestión integral de la Estrategia. Su enfoque hacia los procesos y el hecho de estar basado en la lógica del ciclo PHVA, hacen que sea una herramienta efectiva en el manejo de la documentación, la gestión de los procesos y permite reducir considerablemente tiempos y costos.