10 preguntas antes de adquirir una solución para gestión de procesos

Gestión de procesos

Para comenzar, si tu organización ha decidido invertir en una solución para la gestión de procesos, es una gran noticia.  Pero, ¿y ahora qué?

Deberá estar realizándose una serie de preguntas, cómo:

• ¿Qué tipo de herramienta vamos a utilizar?
• ¿Hay que instalar algo en nuestros servidores?
• ¿Qué características de la herramienta son más importantes?
• ¿Tendremos tiempo suficiente para formarnos?
• ¿Existe de verdad una solución que pueda gestionar todo el ciclo de vida de los proyectos?

Pensando en estas preguntas, debemos tener en cuenta la variedad de herramientas que existen en la actualidad. Que cuentan con diferentes características y precios.

Es necesario que tengan respuesta a las 10 preguntas más frecuentes que se realizan antes de adquirir una solución para la gestión de procesos.

¿Qué tipo de solución utilizaremos?

Esta es la pregunta de partida más frecuente. La respuesta ya nos genera un enorme filtro. En primer lugar, se deberá tomar la decisión de si desea tener un software para la gestión de procesos que se encuentre alojado en la nube o, por el contrario, prefiere tenerlo instalado en los servidores de su organización.

Esta elección se suele basar en el coste. Debido a que la solución en la nube tiende a ser mucho más económica y accesible. Las organizaciones pequeñas pueden carecer de los recursos necesarios para gestionar de forma interna la solución.

¿La solución es intuitiva?

El sistema debe ser fácil de utilizar y muy intuitivo. Hasta el punto de que no deba realizar una amplia formación. Con la velocidad con la que caminamos hoy en día, su equipo podrá encontrar un gran inconveniente si deben pasar gran parte de su tiempo aprendiendo cómo utilizar una solución para gestionar proyectos complejos que sea de una elevada complejidad.

 ¿La solución es colaborativa?

La palabra colaboración tiene diferentes significados para distintas personas, la herramienta debe ser inherentemente colaborativa. La solución de gestión de procesos deberá permitir al equipo tomar decisiones rápidas y que se encuentran bien informadas.

¿Muestra la información necesaria a las personas adecuadas?

Esta es una característica muy importante. Las personas involucradas en el proyecto solo deberán tener acceso a la información que es relevante para ellos.

La solución para la gestión del proyecto deberá ofrecer dicha funcionalidad para evitar el acceso no autorizado a datos sensibles y también para las personas que se encuentra involucradas no sean bombardeadas con información irrelevante.

¿Proporciona comunicación en tiempo real?

Hoy en día, los equipos deben informar de manera inmediata de cualquier cambio que se haya realizado.

El director del proyecto debe conocer de forma inmediata el estado de cualquier actividad que se realice en el proyecto. En caso de cualquier riesgo, incidente o problema, el equipo del proyecto debe ser notificado tan pronto como sea posible.

¿Proporciona paneles de control?

La información fundamental de las organizaciones de alto nivel busca que se muestren de forma breve y que sea fácilmente visible.

Por ejemplo, un panel de control con la información de los indicadores del estado del proyecto, el presupuesto, la utilización de recursos, el progreso y los riegos se muestran de forma clara con gráficos, tablas, luces, etc.

¿Se puede gestionar el ciclo de vida completo del proyecto?

Su proyecto atravesará grandes retos y problemas. Estos pueden ser riesgos, limitaciones de recursos, retrasos en las entregas, etc. Por esto usted necesita una solución para la gestión de los proyectos que tiene la capacidad de gestionar dichos recursos, riesgos, gastos y mucho más.

Se deberá asegurar de que la solución de gestión del proyecto que se evalúa proporciona los recursos necesarios para llevar a cabo su proyecto de manera eficiente, desde la planificación hasta la entrega.

¿Es una herramienta integrada?

¿Le gustaría tener la información del proyecto dispersa mediante diferentes herramientas en lugar de tenerlo todo en una única solución? No lo creo.

En mi experiencia, el uso del software diferente para hacer la gestión de procesos aumenta dramáticamente el riesgo de usar datos e información engañosa. Este riesgo es casi nulo cuando utilizamos una solución para la Gestión Integrada de Proyectos.

¿Existe movilidad en su uso?

¿Quiere tener una herramienta que te ofrezca la flexibilidad para ser utilizada en cualquier momento y en cualquier lugar?

Hoy en día, a todos nos gusta tener la información disponible en cualquier momento y en cualquier lugar.

Por lo tanto, la solución debe ofrecer movilidad con el acceso a la información del proyecto en cualquier lugar y la hora que desee, mediante un dispositivo conectado a internet, tales como ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas.

La solución de gestión de proyecto ¿supervisará diferentes momentos de la empresa?

La solución debe ser modular y ofrecer la flexibilidad necesaria para que pueda ampliarse, reducirse e incluso amoldarse a las necesidades del negocio.

Esto son solo algunos de los temas que las empresas deben tener en consideración antes de elegir una solución para la gestión de su proyecto. Es un buen punto de partida, ya que existe un gran número de opciones que se encuentran presentes en el mercado hoy en día.

Software para gestión de procesos

El Software GRCTools se ha diseñado teniendo en cuenta la gestión de procesos, lo que da la posibilidad de alcanzar la excelencia dentro de las organizaciones.

GRCTools cuenta con una serie de aplicaciones, que, en su conjunto, convierten en realidad la consecución del máximo rendimiento, gracias a la gestión y divulgación del conocimiento en todos los niveles de la organización.