Adoptar una herramienta de Gestión de Proyectos en 7 pasos

Herramienta de Gestión de Proyectos

Ya que conoces las 10 preguntas más frecuentes antes de adquirir una solución para la gestión de proyectos y sabes cuáles son las soluciones que deben satisfacer las necesidades. Es el momento de convencer a los ejecutivos de la organización a que adquieran una nueva herramienta.

Existen 7 pasos para convencer a los ejecutivos de que deben adoptar una nueva herramienta para la gestión de los proyectos.

Si su equipo encuentra herramienta de gestión de proyectos y está seguro de que resolverá todos sus problemas, deberá vender esta idea al equipo ejecutivo.

Existen 7 pasos que nos ayudarán a convencerlos:

Sea el maestro del cambio

A la hora de implementar una nueva herramienta para la gestión de proyectos no puede ser una tarea fácil. Así que si presenta su idea a su equipo, estos esperan que alguien tome el mando. Si no es así, su iniciativa no tendrá mucho futuro.

Buscar y probar algunos más

La nueva herramienta de gestión de proyectos es mejor que lo que se utiliza actualmente. Lo importante es que funciona, y que solo tiene que saber de qué forma utilizarla.

Se tienen que evaluar los diferentes software, leer comentarios, solicitar una demostración, etc.

Contar con soldados

Existe una enorme probabilidad de que los equipos y los departamentos utilizan las herramientas de gestión de proyectos que se están sugiriendo. La posibilidad se puede ver afectada de alguna forma en su implementación.

Puede que se tenga que hacer frente al empleado del departamento de ingeniería que prefiere trabajar con las hojas de cálculo y serán reacios a abandonarlos.

Así que deberán existir jefes de equipo que se encuentren involucrados desde el principio, incluso antes que el ejecutivo actual.

Tener un plan

Se deberá adoptar una nueva herramienta para la gestión de proyectos, siendo este un proyecto en sí mismo. Por lo tanto, se deberá tratar con el mismo respeto y dedicación que en otros proyectos. Familiarización, la nueva herramienta y la formación costará el tiempo de toda la organización. Esta vez deberá planificarse.

Crear un plan, que será compartido con otras partes interesadas y obtener su apoyo. Esta es la diferencia entre una implementación exitosa o no.

Si no estás seguro de cuánto tiempo vas a necesitar, deberás preguntarle al representante de la solución. Si no lo hacen, tendrán que buscar otra herramienta.

Se busca implementar la utilización de un enfoque de proyectos pequeños. Esto puede ser más aceptable para los ejecutivos y otros líderes de departamentos.

Véndalo usted mismo

Sus posibilidades de vender su idea será mucho mayor si los ejecutivos lo conocen y respetan sus capacidades. Cuanto mayor sea el número de personas que confían en usted, mayores serán las posibilidades de aceptar sus recomendaciones.

Se puede tratar con personas que no conocen o no son conscientes de ofrecer desafíos que usted está tratando de resolver con la nueva herramienta para la gestión de proyectos.

Es importante ajustar sus discursos y que sea relevante para todos a gran escala. Por ejemplo, su discurso deberá centrarse en los equipos más productivos, aumentando los beneficios, costos reducidos, clientes más satisfechos, etc.

Hacer una declaración

Como parte de su propuesta, mostrar los ejecutivos como la nueva herramienta de gestión de proyectos de obras y cómo satisfacer todas las necesidades específicas. De esta forma, no solo estamos hablando de ideas o conceptos abstractos.

Programar una herramienta de demostración con suficiente antelación se utilizará para participar. Para que todos tengan la oportunidad de compartir sus preocupaciones y hacer preguntas.

Presentar un caso de negocio para implantar la nueva herramienta para la gestión de proyectos

Los ejecutivos y líderes buscan obtener un retorno de la inversión (ROI). Esto despierta el interés por la utilización de frases como esta “la herramienta para Gestión de Proyectos mejora la eficacia”.

Se deberá estar preparado para responder a preguntas como:

• ¿Qué pasa si la nueva herramienta no funciona?
• ¿Cuál es el costo?
• ¿Volveremos a la vieja solución si no funciona como esperamos?

Estas preguntas necesitan ser respondidas, incluso antes de programar una reunión. Puede que tenga que tratar con personas que se encuentran contra cualquier tipo de cambio, deben ser respuestas enérgicas y concretas.

Hacer cualquier cambio dentro de una organización es un reto muy importante. Se trata de una nueva herramienta para la gestión de proyectos o simplemente un cambio en la temperatura del aire acondicionado.

Has encontrado una nueva solución que se cree que es el mejor invento desde la rueda. Sí, debe preparar de una forma firme y bien informada. No debes dejar que el miedo al rechazo no te deje avanzar. Todo el mundo deberá tomar decisiones que pueden afectar de forma significativa y positiva en su negocio.

Herramienta para la gestión de proyectos

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