¿Cuáles son los mejores indicadores contando con una base de datos?

Indicadores

Los indicadores son muy útiles en el proceso de toma de decisiones, especialmente cuando se cuenta con datos pertinentes y se dispone de tiempo suficiente para realizar el análisis.

En este punto, es importante destacar que los datos por sí mismos no permiten una base confiable para tomar decisiones. Deben ser organizados y agrupados de forma apropiada para ser analizados.

El estudio de todos los datos permite contar con una base para la identificación de la causa-raíz que subyace de los problemas, lo que representa una gran ventaja respecto a la toma de decisiones y al hecho de planear tomando como base suposiciones. De esta forma, las actividades de análisis llevadas a cabo usando indicadores y realizadas con cierto rigor metodológico, pueden hacer que un conjunto de datos no significativos se conviertan en información y conocimiento.

En su nivel más básico el análisis implica, en lo fundamental, buscar relaciones entre los datos organizados, lo que puede llevar a:

• Identificar correlaciones y relaciones causa-efecto entre indicadores
• Determinar tendencias y construir proyecciones para un indicador
• Llevar a cabo comparaciones para el desempeño de un indicador

Es importante saber que cada uno de los trabajos de análisis puede llevarse a cabo, ya sea en un solo indicador o utilizando más de uno.

Dicho esto, pasamos a explicar la relación que existe entre los indicadores de gestión, la mejora continua y la innovación.

La mejora continua es una estrategia de mejora de procesos en la que los cambios en el desempeño del proceso se dan de forma paulatina siendo, además, de una dimensión relativamente pequeña. Por este motivo, la mejora continua se suele llamar mejora incremental o de cambios incrementales.

Podemos poner el siguiente ejemplo:

En una simplificación, quizás un poco excesiva, un típico gráfico de mejora continua se vería como se muestra en la siguiente figura.

En este ejemplo concreto el indicador es el “porcentaje de producción sin fallas”. Como se puede apreciar se trata de un indicador que se mide con una frecuencia mensual y expresa cambios paulatinos y pequeños de periodo a periodo de medición.

El eje de las “X” muestra el avance en el tiempo, mientas que el eje “Y” representa el nivel de desempeño alcanzado en la escala numérica del indicador, en este caso expresa en porcentaje.

La mejora continua puede ser descrita con mayor detalle cuando se refleja mediante el ciclo de cuatro etapas conocido como Ciclo Deming. La denominación es un homenaje a quien hiciera popular este concepto. Las etapas del ciclo de Deming son planear, hacer, verificar y actuar.

Toda mejora continua que responde a una gestión sistemática deberá comprender todas las etapas del ciclo PHVA.

Nos detenemos para analizar qué implica cada una de las etapas del ciclo PHVA. Esto nos permite comprender cuál es el papel de los indicadores en dicho ciclo además de la mejora continua. La primera etapa del ciclo implica la delimitación de todas las características básicas del proceso. Se deben establecer procesos claros, definir los indicadores para los objetivos establecidos, precisar las actividades del proceso y su secuencia y las responsabilidades sobre cada actividad en el proceso. El trabajo de la planificación de un proceso lo que puede suponer la elaboración de documentos como:

• Ficha del proceso
• Diagramas de flujos
• Descripción de actividades
• Ficha de indicadores
• Procesos

Las modalidades de planeamiento de los procesos son muy variadas, siendo unas más válidas o pertinentes que otras, dependiendo del tipo de industria y características específicas de cada negocio. Para que exista un plan de un proceso, se requiere que de alguna forma se hayan descrito con claridad las características básicas de un proceso, lo que se suele presentar en los documentos.

Planificar un proceso es proporcionar a los operadores una base óptima de trabajo, una mejor forma de hacer las cosas. De esta manera se busca asegurar la calidad en los resultados esperados, pues se supone que se trata de una forma de trabajo que genera los mejores resultados para el negocio. Se debe asegurar que el proceso se ejecuta según lo planificado, y, de la misma forma, la calidad de los resultados y hacer que la variación de la calidad tienda a cero.

La segunda etapa del ciclo, hacer, se refiere a la implementación práctica de aquello que fue planificado con la etapa anterior. Dicha implementación consiste en asegurar que todos los involucrados en el diseño del proceso trabajen de forma correcta en cada una de las actividades en las que les toca participar. Así, se espera que la operación se mantenga dentro de los estándares de trabajo y genere los niveles de desempeño esperados.

Una mejor traducción de hacer, en este caso, sería ejecutar. Lo que se trata en última instancia, es de poner en marcha o ejecutar aquello que fue diseñado. La implementación de un proceso puede implicar la capacitación, entrenamiento y la sensibilización de los participantes en el proceso, así como la ejecución de acciones cotidianas de supervisión.

Por otro lado, es importante notar que, el nivel de ejecución o despliegue del diseño o que el proceso se cumpla, tal y como fue diseñado, alcance a todas las áreas o unidades donde se ha considerado que su ejecución es pertinente. Por ejemplo, un proceso de producción que busque asegurar la calidad de los productos a todo nivel, estaría bien desplegado si se asegura que el método de trabajo definido se encuentra implementado en todas las plantas productivas de la empresa, en tanto que un despliegue incompleto puede sólo cubrir con algunas de las plantas.

Software para indicadores

Este software cuenta con un software Balanced Scorecard que contiene todas los aplicaciones fundamentales para hacer que funcione el BSC en la organización. La aplicación Indicadores en la que se gestionarán los indicadores de la Organización, permite la creación de distintos tipos de indicadores para mejorar los análisis y la definición de conceptos que permiten a la organización un estudio crítico que lleve a la mejora.