Cómo hacer gestión de los hallazgos con la App Hallazgos de GRCTools

Gestión de los hallazgos

De cara a la gestión de los hallazgos eficiente identificados a través de las inspecciones realizadas, las organizaciones, cada vez, en mayor medida, están recurriendo al uso de ciertas herramientas como, por ejemplo, las conocidas Check-list o listas de verificación.

Como bien sabemos, en las inspecciones se lleva a cabo un análisis de diferentes aspectos de la organización, a través de la observación directa a las instalaciones, procesos productivos, equipos y desempeño de las personas, con el fin de detectar peligros y riesgos y proceder a su adecuada evaluación para darle tratamiento.

En este sentido, de cara a facilitar la comprobación de todos los elementos necesarios a inspeccionar, se utilizan las listas de verificación, las cuales ofrecen una guía a seguir de cara a recordar aquellos puntos que no deben ser olvidados en la inspección y que las inspecciones y revisiones internas sean eficaces y contribuyan a la mejora de forma continua del Sistema de Gestión.

Gestión de los hallazgos eficiente con la App Hallazgos de GRCTools

La realización de todo este proceso de manera manual supone una serie de limitaciones, que inducen a una mayor necesidad de invertir tiempo en su realización. A ello le sumamos, los posibles errores humanos derivados de la gestión de los hallazgos manual.

Puede obtener más información sobre los problemas frecuentes de las inspecciones de terreno en Inspecciones en terreno: Principales problemas, donde analizamos el procedimiento a llevar a cabo y los principales obstáculos que se encuentran las organizaciones como:

• Riesgo de pérdida de información al realizarse en formatos en papel que se pueden extraviar.
• Falta de homogeneización de los formatos utilizados en las organizaciones que cuentan con múltiples localizados, complicando la tarea de tratamiento de la información, detección de mejoras a realizar y puesta en marcha de acciones de mejora.
• Errores humanos en la introducción de datos cuando se realiza de forma manual y varias personas transcriben los datos a lo largo del proceso.
• Falta de evidencias que apoyen la detección y evaluación de hallazgos, ya que la gestión de los hallazgos manual en papel no permite adjuntar pruebas visuales.
• Falta de control sobre el momento, persona y forma en que se realizan las inspecciones, ya que no se puede tener constancia de que las personas encargadas realmente visitan los centros de trabajo o lo hacen de forma puntual.
• Difícil acceso a la información cuando se archiva en papel y consumo de muchos recursos, no solo en materiales fungibles, sino también en espacio y gestión de los hallazgos del almacenamiento de la documentación.
• Dificultad para la toma de decisiones a tiempo y puesta en marcha de acciones de mejora. Cuando el proceso es complejo, se producen retrasos, inexactitudes y dificultades en el análisis de la información.

Para evitar los anteriores problemas, la automatización de dicha gestión de los hallazgos es cada vez una opción más demandada por las organizaciones.

En este sentido, la plataforma tecnológica GRCTools, incorpora, entre sus aplicaciones, la App Hallazgos.

Esta aplicación, para gestionar de forma eficiente los hallazgos, permite tener un mayor control sobre los mismos, en especial sobre las No Conformidades.

Además, posibilita la personalización del circuito de seguimiento definido por la organización sobre cada hallazgo, desde que el mismo es reportado hasta la verificación de las acciones emprendidas para su tratamiento.

Dicho circuito para la gestión de los hallazgos puede estar compuesto por las siguientes etapas:

• Reporte del hallazgo.
• Solicitud de las acciones inmediatas. 
• Implementación de aquellas acciones correctivas o preventivas consideradas.
• Análisis de las anteriores acciones implementadas.
• Aceptación de las acciones. 
• verificación de la implementación de las acciones.
• Cierre final.

La App Hallazgos de GRCTools facilita el reporte de los mismos, ofreciendo una guía para su realización.

Además, genera una información comprensible para los usuarios, de cara a que los mismos puedan utilizarla para la generación de reportes necesarios tras su análisis.

Cada una de las citadas fases del circuito de gestión de hallazgos será dirigida por su correspondiente responsable.

Además, es posible filtrar los hallazgos por estados de los hallazgos, para poder tener un control de aquellos que ya se han cerrado y aquellos otros cuya gestión continúa en proceso.

No obstante, permite aplicar otros filtros para que cada organización proceda a clasificar los mismos por los criterios que considere más adecuados, como puede ser por fecha de reporte o tipo de campo de opciones incluidas en las fases del circuito.

También le puede interesar la lectura de Aplicar el Enfoque basado en Riesgos a través de la App Riesgos y Oportunidades de GRCTools.

Software GRCTools para la Gestión de los hallazgos

Puede ya conocer, en nuestra sección de Casos de éxito, la historia de muchos de nuestros clientes que optaron por la implementación de la herramienta GRCTools para gestionar de forma eficiente los hallazgos y con la que han visto incrementada de manera notoria la eficacia y eficiencia de sus sistemas de gestión.

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