Indicadores, ¿cómo se deben implementar?

Indicadores

La implantación es la parte más importante del análisis y mejora.  El liderazgo en la puesta en marcha de las mediciones, además del análisis y mejora de las mismas. Es de vital transcendencia en todo proyecto de este tipo.

Se trata de consolidar la cultura de orientación a resultados, generando hábitos en todo el personal, especialmente en los niveles de gerencia y jefaturas. De forma congruente, los indicadores deben ser medidos, analizados y mejorados permanentemente.

Es importante destacar que es muy probable que deba pasar cierto tiempo para que los nuevos hábitos se relacionen con la cultura de medición. Por todo esto, la persistencia es la clave para el éxito de una iniciativa de implementación de indicadores. Llega un momento en el que la empresa no puede trabajar de otra forma.

El verdadero aprendizaje sobre los indicadores, y de cómo se explica el desempeño en la empresa, se ofrece cuando se utilizan de forma cotidiana. Mediante las revisiones de desempeño, se utilizan las mediciones en el día a día, por lo que se debe comprobar la pertinencia y la relevancia de estos. Se deben centrar en las revisiones del desempeño e iniciativas de mejora basadas en indicadores. Esto supone reconocer de forma constante la continuidad, perseverancia y decisión de los involucrados, es decir, de aquellos que apoyan las iniciativas de trabajar con estos.

Liderazgo

Por otro lado, una vez que se aborde de forma eficiente el tema del liderazgo, subsisten otras dificultades prácticas de implementación que deben ser enfrentadas de una forma correcta. Los temas principales que no deben ser descuidados en la implementación son los siguientes:

• Establecer la estructura y las funciones para la implantación
• Alternativas de implementación de los tableros
• Preparar tableros de indicadores y de las fichas, tablas y gráficas
• La carga de datos
• El seguimiento

Es necesario revisar cada detalle de los aspectos clave durante la implementación de los indicadores.

Establecer la estructura y funciones para la implementación de los indicadores

La empresas que han pasado por una experiencia sostenida en la utilización de indicadores terminan comprendiendo que resulta siempre más eficiente contar con un manejo planificado y centralizado. Dicho manejo evita ineficiencias típicas como pueden ser:

• La proliferación de diferentes formatos para los tableros, fichas y gráficas
• Diferentes estructuras o contenido temáticos para las reuniones de seguimiento
• Estándares diferentes para el registro
• Archivar la data generada

De esta forma, una vez que los indicadores han sido definidos, sea cual fuere la metodología utilizada, la implementación práctica debe comenzar estableciéndose la estructura para asegurar la gestión planificada y centralizada.

Establecer una estructura para comprender la definición de las instancias, posiciones, niveles de reporte y funciones específicas que van a ser necesarios para que, en el contexto de cada empresa, un proyecto de implementación de indicadores tenga éxito. Esta definición debe permitir la determinación de los cronogramas periódicos para la carga, reporte, análisis y mejora de los datos e información generados por los indicadores.

Instancia para la gestión de indicadores: Comité de Indicadores

La experiencia de numerosos procesos de implantación de indicadores muestra que la creación de un espacio de control de la gestión, centralizado y asociado a los resultados de la planificación estratégica y operativa. Es la mejor opción para dirigir la gestión de los indicadores. Dicha instancia podría denominarse “Comité de Indicadores” e instalarse sobre la base de comités de gestión existentes o, ser completamente nueva, si la empresa nunca ha abordado la tarea de hacer control de gestión sobre indicadores.

Es importante señalar que en la práctica puede ser necesaria la creación de más de un Comité de Indicadores. De esta forma se puede contar con un Comité de Indicadores principal que se puede acompañar de otros Comités de Indicadores de menor jerarquía, implementados estos últimos en las gerencias e inclusive en las jefaturas. La creación de los comités de menor jerarquía, a los que llamamos Comités de Indicadores de Áreas. Esto depende de diferentes consideraciones relacionadas con el tamaño de la empresa y el dominio que la empresa haya conseguido durante la gestión de los indicadores.

Comité de indicadores

La existencia de los comités de indicadores se encuentra relacionada con los tableros de indicadores que hayan sido creados. Así, el comité de indicadores principal es el encargado de administrar el tablero principal, mientras que los comités de indicadores de las unidades son los que se encargan de administrar los tableros de las unidades.

Ahora bien, para asegurar una mayor productividad en las reuniones del comité principal, una buena práctica suele ser, asegurar que los comités de indicadores de área lleven a cabo sus reuniones de forma previa. De esta manera, los representantes de las áreas del comité principal, seguramente los gerentes que dirigen los comités, se encuentre preparados para afrontar las reuniones de nivel superior habiendo realizado un análisis previo y sobre todo, formulando propuestas de mejora.

La cantidad de comités que se deben crear, la definición de quienes participan en cada Comité y las funciones específicas de los miembros, son aspectos que requieren ser definidos según las características y posibilidades de cada empresa.

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