Cambios en las primeras etapas de la implementación de indicadores

Implementación de indicadores

La implantación es la fase más relevante del análisis y mejora.  El liderazgo en la puesta en marcha de cada una de las mediciones, junto con el análisis y la mejora de las mismas, es considerado de gran importancia en cualquier proyecto de este tipo que se lleve a cabo.

El objetivo principal es fortalecer la cultura orientada a resultados. Además se pretende generar hábitos en todo el personal de la organización, con especial interés en los niveles que pertenecen a la gerencia y a la alta dirección. Los indicadores deben de ser medidos, llevados a análisis y mejorados de forma constante.

No debemos perder de vista que muy posiblemente se necesite de un tiempo considerable para que los nuevos hábitos se entrelacen y relacionen con la cultura de medición. Debido a este factor, la perseverancia es una característica clave para el éxito de una iniciativa relativa a la implementación de indicadores.

El verdadero aprendizaje sobre los indicadores, y de cómo se explica el desempeño en la empresa, se ofrece cuando se utilizan de forma cotidiana. Mediante las revisiones de desempeño, se utilizan las mediciones en el día a día, por lo que se debe comprobar la pertinencia y la relevancia de estos. Se deben centrar en las revisiones del desempeño e iniciativas de mejora basadas en indicadores. Esto supone reconocer de forma constante la continuidad, perseverancia y decisión de los involucrados, es decir, de aquellos que apoyan las iniciativas de trabajar con estos.

Clasificar los indicadores puede ser una tarea que se encuentre sujeta a la crítica, pues podemos encontrar distintas  interpretaciones acerca de los criterios para categorizar. Para conocer más acerca de los tipos de indicadores y su clasificación puedes hacer clic aquí.

Primeras etapas de la implementación de indicadores

Durante las primeras etapas de la implementación de los indicadores estos no se encuentran todavía completamente consolidados. En ese sentido, es frecuente que algunos indicadores sean reformulados, que aparezcan otros nuevos indicadores, e incluso, que un grupo de indicadores sea eliminado. Esto es no sólo una situación normal sino que incluso se agradece. La parte más importante del aprendizaje organizacional referido a la pertinencia de cada indicador tiene lugar en la fase de la implementación y en el uso cotidiano de los mismos.

De hecho, en cada una de las reuniones para hacer seguimiento a los indicadores se puede constatar el aporte específico de cada indicador al control y la mejora de la gestión. Esto, a su vez, permite llevar a cabo la evaluación de la pertinencia y el valor real de éstos últimos en la práctica. Los detalles que se pueden mejorar en un indicador como producto de su revisión sistemática están relacionados con:

• Pequeños cambios en la forma de reporte
• Modificaciones en la escala de medición
• Cambios en la asignación de responsabilidades
• Modificaciones en la revisión de las metas
• Cambios en el establecimiento de benchmark

Incluso la revisión puede conducir a la eliminación o completa reformulación del indicador.

Valoración del indicador

Cuando se nos plantean numerosos cambios en los indicadores en los inicios de la implementación, ¿quiere decir que el trabajo de diseño previo de los indicadores fue malo? La respuesta es que no realmente, pues lo que sucede es que la revisión sistemática agrega nuevo conocimiento y comprensión sobre la problemática que abordan los indicadores. Por ello, siguiendo esta línea, esto resulta legítimo y oportuno para hacer mejoras a los indicadores.

Entrando un poco más en detalle al respecto, se puede decir que durante los primeros meses de la implementación de indicadores pasará con mucha seguridad lo siguiente:

• Un grupo de los indicadores, concretamente la gran mayoría de los de tipo financiero, una buena parte de los clientes, mercado y quizás algunos pocos de procesos y recursos humanos, pueden estarse ya midiendo y, en consecuencia, tendrán datos completos y reportables desde un inicio.
• Algunos otros indicadores serán completamente nuevos pero resultarán fáciles de medir. Se podrá contar rápidamente con un procedimiento de medición relativamente claro y será factible comenzar con la medición y reporte en el corto plazo.
• Otros indicadores serán considerados como pertinentes pero necesitaran de la preparación de herramientas de medición específicas, las cuales no necesariamente se encontrarán disponibles desde un inicio. Esto puede retrasar la implementación de estos indicadores hasta que estas nuevas herramientas de medición se encuentren implementadas. O, en el peor de los casos, obligar al replanteamiento del indicador.
• Finalmente un pequeño grupo de indicadores llegará a las primeras reuniones con serios cuestionamientos en torno a su pertinencia o a la posibilidad de realizar una medición significativa. En cualquiera de los casos o, en ambos, estos indicadores pueden ser eliminados o replanteados.

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