Requisitos clave de los procesos en las organizaciones

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Procesos en las organizaciones

Las organizaciones son tan eficientes como lo es su gestión por procesos. La mayor parte de las organizaciones han tomado conciencia de esto y se han planteado cuál es la forma de mejorar dichos procesos para así evitar algunos males habituales. Estos pueden ser el bajo rendimiento, el poco enfoque al cliente, las barreras departamentales o los subprocesos ineficientes debido a la falta de visión global del proceso.

Podemos definir a los procesos como aquel conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido. Es decir, los procesos son la manera en la que se hacen las cosas en la organización.

La incorporación de las nuevas tecnologías de la información ha permitido dar una redefinición a los procesos, alcanzando grados de eficacia y eficiencia inimaginables hace algunos años. Aquellas organizaciones que son capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, pueden conseguir grandes ventajas competitivas debido a la minimización de costes y el incremento de flexibilidad frente a los requerimientos de los clientes.

La conocida gestión de procesos coexiste con la administración funcional, asignando «propietarios» a los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional generadora de valor para el cliente. Establece qué procesos necesitan ser mejorados o rediseñados, determina prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos. Es decir, permite la comprensión del modo en que están configurados los procesos de negocio, de sus fortalezas y debilidades.

Definición de los procesos según tipologías

Generalmente, los procesos de una empresa pueden clasificarse en tres categorías.  Estas categorías principales son las siguientes:

• Procesos estratégicos. Son aquellos procesos de gran calado estratégico que condicionan la definición del mapa de procesos. Así como el resto de procesos y actividades cuyo objetivo es proporcionar un soporte para la toma de decisiones acertadas.
• Procesos clave. Estos procesos aportan valor a la relación de la compañía con los clientes y usuarios. El objetivo que se persigue es la satisfacción de las necesidades. Dentro de esta categoría de procesos podemos encontrar aquellos procesos implicados en el diseño, la planificación y la supervisión de la estrategia comercial, de las cadenas de suministros y de los proyectos logísticos, entre otros.
• Procesos complementarios. Estos procesos también son conocidos como procesos de apoyo y sirven de complemento a los dos anteriores. Dentro de esta categoría de procesos podemos encontrar aquellos procesos relacionados con el abastecimiento de materias primas, con las herramientas, las aplicaciones y los equipos informáticos o con la formación del personal.

 

Requisitos básicos de los procesos

Como hemos visto, podemos clasificar los distintos procesos en diferentes categorías atendiendo a la naturaleza de los mismos o los objetivos para los que han sido creados. Entre los requisitos principales de los procesos debemos considerar los siguientes:

• Deben tener un responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados.
• Los procesos tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).
• Tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase “Planear”, deben de asegurar su cumplimiento en la fase “Hacer”, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase “Verificar” y deben utilizarse en la fase “Actuar” para ajustar y/o establecer objetivos.
• Todos los procesos deben de ser auditados para verificar el grado de cumplimiento y eficacia de los mismos. Para esto es necesario documentarlos a través de distintos procedimientos.

Es recomendable planificar y realizar periódicamente, aproximadamente cada tres años, una reingeniería de los procesos de gestión, claves y relevantes para alcanzar mejoras en determinados parámetros como costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta.

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