¿Qué es un checklist y cómo se debe utilizar?

Checklist

Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación, siendo formatos generados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática. Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.

Para qué sirven las listas de chequeo

Los principales de las checklists son los siguientes:

• Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
• Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
• Verificar o examinar artículos.
• Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los defectos.
• Verificar y analizar las operaciones.
• Recopilar datos para su futuro análisis.

El listado suele ser utilizado para realizar las comprobaciones rutinarias y asegurar que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por algo, además de que se realice la simple obtención de datos.

La ventaja de las checklists es que, además de sistematizar todas las actividades que se deben realizar, una vez que se han rellenado sirven de registro, y puede ser revisado de manera posterior para tener constancia de las diferentes actividades que se realizan en un momento dado.

Una checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea. Un ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas pendientes.

¿Cómo usar las checklists?

Es muy importante que las listas de control se encuentren de forma clara establecidas e incluyan todos los aspectos que pueden aportar datos de interés para la empresa. Es por esto que se precisa que quede de forma correcta recogido en un listado de control:

• Qué tiene que controlarse o chequearse
• Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad
• Cada cuánto se inspecciona
• Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables

Es necesario que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder conseguir información previa sobre los posibles motivos que han causa disconformidad.

Por otra parte, si vamos a utilizar las checklists para conseguir los datos, además se pueden utilizar para construir gráficas o diagramas para controlar la evolución de una característica o actividad. Se utilizan para reportar de forma diaria el estado de las operaciones y poder evaluar la tendencia o la dispersión de la producción, sin que sea necesario realizar una estadística o gráfica de mayor complejidad.

Posibles aspectos a verificar

Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso siendo estos:

• ¿Se han seguido los procedimientos?
• ¿Los productos cumplen con las especificaciones?
• ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad, etc. se encuentran dentro de las tolerancias?
• ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?
• ¿Se ha rellenado los registros?
• ¿Ha existido alguna incidencia?
• ¿Los equipos se encuentran en correcto estado de mantenimiento? ¿Y se encuentra calibrados/verificados?
• ¿El producto final es conforme?

Generar un listado de chequeo

Las checklists del ejemplo puede servir a una fábrica para controlar de forma puntualmente sus productos una vez salidos de la línea de producción. De la manera, se comprueba los aspectos señalados de cada producto inspeccionado, identificando el producto por su código y sirviendo el propio checklist como registro, que se guardaría en el archivo y pueden dar información en el futuro sobre qué productos se ha inspeccionado cada día y cuál ha sido el resultado de la inspección.

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