¿Por qué automatizar los procesos en tu organización?

Automatizar los procesos

Automatizar los procesos que hasta ese momento se han realizado de forma manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficaces a la hora de realizar nuestro trabajo diario.

Hoy en día el mercado es muy competitivo, son cada vez muchas más organizaciones las que optan por automatizar los procesos, con el fin de ser mucho más rentables y eficaces. La automatización de las gestiones administrativas se trata de la automatización de sistemas con el fin de hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas y eficientes, además del funcionamiento de la organización.

En general, todas las actividades que lleva a cabo una persona dentro de la empresa tiene el objetivo de soportar un proceso, que puede estar o no formalizado, pero siempre nos indicará como se encuentra la información dentro de la organización.

Cuando los procesos se encuentran definidos y se tiene claro qué personas, de que áreas y las tareas que realizan dentro del proceso, se conoce mejor la información que introduce, como se transforma y como se entrega al finalizar.

En ese momento la empresa puede empezar a plantearse las necesidades o los beneficios que supone automatizar los procesos. La automatización procesos, persigue el objetivo de reducir costes utilizando la integración de aplicaciones que sustituyen procesos manuales, acelerando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que pueden cometerse a la hora de trabajar de forma manual.

¿Cuáles son las principales ventajas de automatizar los procesos?

• Minimizar costes: se mejora la carga de trabajo del equipo, disminuyendo los recursos.
• Se minimiza el número de errores: es necesario evitar errores humanos o de comunicación.
• Aumentar de forma significativa la velocidad de la ejecución: es necesario reducir el tiempo
• Posibilidad de conseguir informes: de manera rápida en el momento.
• Realizar seguimiento: permite seguir la trazabilidad del proceso en todo momento.
• Control de resultados en tiempo real: es necesario que se encuentre actualizado.
• Eliminar de la acumulación de papel: minimizar costes tanto en lo material como de impresión.

¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de automatizar los procesos?

• Conocer el proceso completo.
• Es necesario medir los tiempos que nos encontramos utilizando en cada tarea.
• Analizar todos los aspectos del proceso podemos eliminar o simplificar.
• Apoyarnos en un software o diferentes aplicaciones que nos faciliten el trabajo.
• Integrar diferentes plataformas y software que se comuniquen entre sí.

Se realiza un buen seguimiento y análisis de proceso, además se deberá contar con tecnología y asesoramiento que nos ayude a realizar una buena gestión dentro de la organización e impulsar su crecimiento.

Es bueno apostar por automatizar los procesos con el fin de ser mucho más eficaces en nuestras gestiones administrativas, garantizando el servicio de calidad de nuestros clientes.

¿Qué tipo de beneficios para su negocio puede brindar la automatización procesos?

• La optimización de los procesos de producción: reduce el ciclo de producción, mejora la carga de equipo, disminuye los recursos de las acciones.
• Seguimiento y control de los resultados en tiempo real, como puede ser el aspecto general de forma detallada, facilita la toma de decisiones.
• Trazabilidad de procesos
• Automatización de procesos que se debe vincular, según las bases de datos de todos los sectores de la organización, en un sistema de información común. Esto minimiza el número de errores, evita errores de comunicación e incrementa la velocidad de procesamiento.
• Definir, configurar y estandarizar los indicadores de rendimiento en los negocios.
• Consigue informes, en cualquier momento, consolidados con indicadores sumamente útiles para la gestión.
• Identificar y remediar los puntos, ineficiencia, desperdicios y mala aplicación de los recursos.
• Implementar el flujo de trabajo para eliminar errores e inconsistencias del proceso.
• Aumento significativo de la velocidad de ejecución.
• Eliminar el tiempo entre las actividades.
• Una mayor coherencia en la aplicación de las normas de gestión empresarial.
• Eliminar el tránsito, acumulación y costes de impresión y papel.
• Permite la utilización de distintos sistemas diferentes plataformas sin que el trabajador tenga que memorizar lo que debe de utilizar.
• Estandarizar la operación.

La automatización de procesos cada vez es más común en el mercado, principalmente debido a su contribución comprobada para la reducción de los gastos de producción y la eficiencia.

La automatización procesos permite que las empresas diseñen, ejecutar, observar, supervisar y mejorar de forma continua los procesos de negocio, lo que hace que sea una de las más poderosas ventajas competitivas de una organización.

Software para automatizar los procesos

El Software GRCTools facilita en gran medida la gestión por procesos, al centralizar el conjunto de actividades a llevar a cabo en la misma herramienta. Igualmente, esta plataforma tecnológica, contribuye a la integración de los sistemas de gestión que posea la organización en cuestión y que estén basados en procesos.