¿Cómo establecer un plan de gestión de riesgos en proyectos?

Gestión de riesgos

Para realizar un plan de gestión de riesgos en proyectos es necesario planificar la gestión de riesgos, es decir, identificarlos realizando un análisis cualitativo y cuantitativo, planificar una respuesta y establecer un seguimiento.

Identificar los riesgos de un proyecto

Para realizar un plan de gestión de riesgos se deberá establecer una planificación junto con el seguimiento. La gestión de riesgos es gran parte del trabajo de un Project Manager.

Cuando mejor sea la planificación, mejor será el proyecto de gestión de riesgos. Los gerentes de proyectos deberán establecer la planificación del proyecto de gestión de riesgos. Además, el equipo será el encargado de ejecutar dicho proyecto.

Los riesgos deben ser identificados desde el inicio del proyecto. Durante la planificación, el gerente del proyecto tiene que identificar los riesgos que pueden afectar al proyecto. Por lo tanto, se introducen en el proyecto todas las acciones o elementos de control, ante dichos riesgos.

Los cambios que se generen en el proyecto deberán realizarse por los directores del proyecto. Es necesario que se piense que los riesgos siempre van a existir dentro de nuestros proyectos. Lo único que sabemos con seguridad es que existirán riesgos y cambios.

Preguntas frecuentes gestión de riesgos

Existen cuatro preguntas frecuentes en la gestión de riesgos, que son las siguientes:

• ¿Qué es lo primero que tengo que hacer ante un riesgo?
• ¿Realizar un análisis cualitativo de los riesgos?
• ¿Cómo realizar un análisis cuantitativo de los riesgos?
• ¿La manera de hacer un checklist de los riesgos?

Los riesgos que resultan del producto obtenido del proyecto son muy evidentes. El director del proyecto deberá ver otros muchos riesgos que no son tan evidentes.

Los riesgos del proyecto no se encuentran solo, siempre se encuentran interrelacionados. Los riesgos son el elemento más importante del proyecto y el que se encuentra en más partes del proyecto. Entonces, tienen la tendencia de afectar a diferentes áreas que en un principio no afectaba. Por lo tanto, la formación y la experiencia del director del proyecto son muy importantes.

La relación de los riesgos

Los riesgos siempre se encuentran relacionados. En consecuencia, no se puede realizar un buen plan de gestión de riesgos si se encuentra aislado de lo que sucede en todas las áreas del proyecto. El alcance, tiempo, coste, calidad, comunicación, RRHH, adquisiciones, etc. del proyecto son áreas que alimentan el riesgo. Además, el Project manager tiene que encontrarse formado en las áreas de conocimiento necesarias para ejecutar el plan de gestión de riesgos en proyectos.

Para establecer el plan de gestión de riesgos, el Project Manager no puede encontrarse solo. El director del proyecto deberá liderar la gestión de riesgos, pero tampoco puede hacerlo solo. Deberá contar con la ayuda del resto del equipo del proyecto. De igual forma que se realizan las planificaciones y reuniones de las tareas del alcance o controlamos el cronograma, el gerente del proyecto debe de contar con una estructura establecida de reuniones para realizar un seguimiento adecuado a todos los riesgos.

Los riesgos pueden aparecer y desaparecer de forma rápida. En consecuencia, durante la fase de planificación del proyecto lo debemos revisar todo de forma cíclica. Además, según los nuevos elementos que impactan en los que ya tenía. En definitiva, surgen nuevos riesgos para el proyecto.

Los riesgos no solo se controlan en la planificación. Al igual que el alcance, el tiempo y el coste, se deberán monitorizar de forma continua, lo mismo que se hace con los riesgos. Debemos ver cómo se comportan a lo largo del proyecto. Nos encontramos con riesgos que tienen una probabilidad muy baja que después, a lo largo de la vida del producto, se convierten en riesgos de nivel alto y viceversa.

En consecuencia, que se continúe con la planificación de los riesgos en el seguimiento del proyecto. Ya que los riesgos del proyecto que se ubican en el futuro pueden provenir de diferentes lugares. Los proyectos se ven afectados por riesgos que pueden surgir de cualquier parte.

Llevar a cabo un análisis cuantitativo de los riesgos es necesario para establecer diferentes respuestas efectivas ante los riesgos. Además, la disponibilidad del tiempo y presupuestos suficiente determinará los métodos que se utilizan en un proyecto en particular.

Las mejores estrategias de gestión de riesgos

Existen distintas estrategias para hacer frente a los riesgos negativos y los riesgos positivos. Los directores de proyectos deben realizar la gestión de riesgos debido a:

• Planificar la identificación de los riesgos de proyectos.
• Llevar a cabo el análisis de los riesgos de proyectos.
• Ofrecer una respuesta a los riesgos del proyecto.

Los directores de proyecto buscan:

• Incrementan la probabilidad del impacto de los elementos positivos para el proyecto
• Disminuye la probabilidad de los negativos

Según nos encontremos riesgos negativos o positivos debemos establecer una estrategia diferente.

La matriz de riesgos del proyecto

La matriz de riesgos del proyecto nos facilita la elaboración de un plan de contingencia para atacar los riesgos que apetezcan en el proyecto.

Tendremos que hacer un análisis cualitativo de los riesgos del proyecto. Mediante una matriz de riesgo del proyecto que me permita elaborar un plan de contingencia de riesgos. Tenemos que posicionar los riesgos con respecto a su impacto y probabilidad. Son los dos grandes medidores del riesgo. Si tiene una probabilidad baja o alta, o un impacto bajo o alto.

Para poder hacer un análisis de riesgo fácil e intuitivo. Utilizamos el trabajo que ya tenemos y lo acoplaremos a los riesgos del proyecto. Es necesario realizar una descripción jerárquica de los riesgos por cada paquete de trabajo, tareas y actividades que tenemos definidas. Por lo tanto, es una herramienta que se encuentra basada en el proyecto y es fácil de volver a generar cuando estas en planificación. Se necesita que se identifiquen los riesgos para documentar el tipo de características y poder evaluarla.

En conclusión, identificar los riesgos es un proceso iterativo. No acaba en la planificación del proyecto. Se debe seguir identificado los riesgos en el seguimiento, hacerlo durante toda la vida del proyecto.

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