6 pasos para abordar la gestión de riesgos a terceros

Riesgos

Normalmente, la mayoría de las empresas dependen de terceros que les proveen suministros o algún tipo de servicio, por lo que su exposición a los riesgos se ve incrementado sustancialmente.

Es por ello que la importancia de la forma en la que se realiza la gestión de riesgos en la empresa es vital para su supervivencia en un mercado más que competitivo.

Este tipo de relaciones, obviamente, traen consigo una gran cantidad de oportunidades de cara a la satisfacción del cliente y en la diversidad de productos a ofrecer, pero es necesario establecer límites de seguridad ante los riesgos a terceros.

En este punto, es importante la figura de los stakeholders, los principales afectados frente a las actividades de terceros.

Estos grupos, son esenciales a la hora de elaborar la planeación estratégica del negocio, por lo que se les debe asegurar un entorno de confianza que asegure el crecimiento estratégico.

Por tanto, hoy en día la colaboración con terceros es la clave del éxito, pero también una fuente de riesgo que, de no saber gestionarse, puede traer consecuencias fatales para la empresa.

Para entender un poco más de lo que tratará este artículo, los principales terceros que generan alianzas con empresas son los proveedores, brokers, agentes o consultores, entre otros.

A todo esto, las organizaciones son las primeras responsables de la gestión que hagan de los terceros con los que tengan relaciones.

Cómo abordarlos

La mejor manera de abordarlos es afrontándolos mediante medidas concretas derivadas del análisis previo.

Para ello, toda empresa u organización, debe desarrollar una serie de capacidades para fomentar la confianza y asegurar la cooperación.

En este sentido, encontramos seis componentes relevantes para reforzar la exposición a los riesgos a terceros, a través del diseño e implementación de funciones coherentes y que aporten eficiencia.

Estas son:

• Supervisión y gobierno
• Inventario de terceros
• Enfoque y modelos de riesgo
• Políticas y estándares
• Procesos GRTP
• Tecnología, automatización y reportes

Mediante este sistema, se tendrá un conocimiento mayor de las relaciones con terceros, gracias al establecimiento de controles que permiten conocerlos en mayor profundidad.

Supervisión y gobierno

El liderazgo del gobierno de la organización y su supervisión es fundamental, y más aún si se integran buenas prácticas en el funcionamiento interno de la empresa.

Así, es importante asignar responsables, los cuales suelen recaer sobre las funciones de seguridad de la información o de cumplimiento.

Esto va variando conforme el sistema para la gestión de riesgos va madurando.

Además, debe establecerse una estructura de gobierno, como eje vertebrador para la supervisión y reducción de los mismos.

Y aquí también son muy importantes los stakeholders, los cuales es preciso involucrar en la gestión de los riesgos para alcanzar el verdadero éxito.

Inventario de terceros

Hay que conocer e inventariar a todos los terceros con los que se tiene relación, asignándoles una clasificación y evaluación para poder administrarlos.

Así, identificar al responsable de la relación con la empresa será clave, ya que agilizará mucho más la gestión y toma de datos necesaria para el inventario.

Además, es recomendable crear categorías para priorizar las acciones frente a la gestión de los riesgos de terceros.

Finalmente, no hace falta decir que este inventario deberá actualizarse frente a posibles cambios o modificaciones por cualquiera de las dos partes.

Enfoque y modelos de riesgo

Para establecer un enfoque basado en riesgos, hay que elaborar un modelo que considere el contexto de la organización, determinando el nivel de riesgo que esté dispuesta a tolerar.

Deben establecer un sistema para la identificación, evaluación y respuesta ante los riesgos de origen externo, para potenciar y mejorar sus estrategias y estar mejor equipadas frente a posibles impactos negativos.

Además, como consecuencia positiva, se obtiene una maximización del potencial como empresa.

Políticas y estándares

Implementar políticas y estándares, permite definir cuál es la finalidad y las diferentes etapas del marco para la gestión de los riesgos, asignando roles y responsabilidades a los stakeholders.

Aquí, el Comité Directivo es el principal responsable de cara al cumplimiento de las políticas y los estándares establecidos, de manera que impulse la rendición de cuentas en los stakeholders más importantes.

Es decir, cualquier organización necesita establecer una serie de procedimientos que generen estándares y lineamientos que permitan la gestión de riesgos debidos a terceros.

Sin estos factores, es difícil que el modelo funcione.

Procesos de la gestión de riesgos a terceros

Una vez diseñado el proceso para la gestión de riesgos, hay que llevarlo a cabo. Es decir, no sirve de nada disponer de un marco para la gestión de los riesgos, si finalmente no se lleva a la práctica.

Así, para que el proceso de gestión de riesgos sea totalmente efectivo, debe considerarse como un ciclo de vida continuo y para todas y cada una de las relaciones con terceros.

Con este proceso, se evalúan y califican los terceros en base a su nivel de riesgo, para poder proceder a su monitoreo.

Tecnología, automatización y reportes

Cómo automatizar la gestión de riesgos en las organizaciones tiene su base en el manejo de software de gestión y tecnologías que ayuden a evitar o mitigar los riesgos.

Así, utilizar este tipo de tecnologías, favorecerá la automatización de los procesos, el análisis de información en tiempo real y la generación de reportes al instante, que permitan afrontar con mayor eficiencia la toma de decisiones.

Software GRCTools

Asumir que las tecnologías son las mejores herramientas para afrontar cualquier tipo de desafío ya no es tan difícil.

El Software GRCTools le permite realizar la gestión de sus proveedores y demás terceros, a través del seguimiento de los procesos identificados en su organización.

La información en tiempo real, gracias a que se encuentra en la nube y no necesita instalación, le asegurará una experiencia que no querrá que termine nunca.