¿Cómo gestionar políticas para lograr el cumplimiento?

Políticas

El establecimiento de políticas para lograr el cumplimiento no comienza ni termina con las normas y regulaciones. Se requiere mucho trabajo, colaboración, formas adecuadas de distribución y los métodos apropiados para medir que estas son comprendidas.

Toda esa gestión de políticas para lograr el cumplimiento requiere tiempo, energía y recursos que merece la pena invertir. Es el modo de asegurar la comprensión y adhesión al sistema de compliance en todos los niveles, una de las piezas más importante para garantizar el cumplimiento y el éxito del programa.

La pregunta es cómo podemos conseguirlo, ¿cómo se gestionan del modo adecuado las políticas para lograr el cumplimiento?

Gestionar políticas para lograr el cumplimiento

En síntesis, la gestión de políticas para lograr el cumplimiento es el factor que permite a la organización crear uniformidad de conceptos en sus documentos, de tal forma que estos, y específicamente las políticas, mantengan un tono coherente que deje muy claro a todos los empleados, en todos los niveles, hasta donde se puede llegar sin incurrir en una falta ética o de conducta.

Así se evita que diferentes áreas creen políticas propias que eventualmente se contradigan y no estén conformes con las decisiones y los objetivos de la alta dirección y el oficial de cumplimiento. Pero además, es una prueba de la implicación de la organización en esta cuestión y ofrece claridad para que todos sepan que el cumplimiento es algo importante e incondicional.

Además del cumplimiento, las políticas deben tratar temas como la discriminación o las obligaciones laborales, por ejemplo. Es imprescindible que todos en la organización sigan una misma guía, inspirada en un tono superior que va desde arriba hacia abajo.

Esto se logra con una adecuada gestión de políticas para lograr el cumplimiento de acuerdo con lo siguiente:

¿Cómo gestionar políticas para lograr el cumplimiento?

Un conjunto de políticas bien gestionada ayuda a la organización a mantener un programa de cumplimiento efectivo, actualizado y conforme con los requisitos de un estándar como ISO 19600 o, próximamente, con ISO 37301 y también con los organismos reguladores relevantes. Estas son algunas formas para lograrlo en la práctica:

Seguimiento de la comprensión de políticas por empleados

Una de las formas más importantes en que la gestión de políticas puede ayudar a una organización a lograr el cumplimiento es rastreando qué políticas ha leído cada uno de los empleados, cuándo las ha leído, qué han entendido y hasta qué punto se adhieren a lo allí estipulado.

Esto requiere vincular la gestión de políticas con gestión de capacitación y entrenamiento. Se trata de proporcionar recursos y cuestionarios adicionales a los empleados, para asegurarse de que comprenden, aceptan y ponen en práctica el contenido de las políticas y sus actualizaciones.

Asignación de la responsabilidad de las políticas a una persona específica

Usualmente la tarea recae sobre el oficial de cumplimiento y es natural que así sea. Después de todo, es la persona responsable de evaluar los riesgos de cumplimiento y garantizar la efectividad del programa y el logro de los objetivos, entre los que se encuentra la construcción de una cultura sólida de cumplimiento.

Determinar el mejor formato de políticas de acuerdo con la audiencia

Diferentes áreas crecen y se desarrollan con una personalidad diferente. El área comercial, la de los vendedores, es muy diferente al área financiera, la del control. Para garantizar el cumplimiento de las políticas, es preciso hablar un lenguaje que resulte comprensible y amigable para todos en la organización. De hecho, un beneficio de reunirse con todos los líderes de departamentos y áreas es que se puede obtener información de ellos, incluida la mejor forma en que sus empleados recibirán las políticas.

El documento escrito no es siempre la única opción. Algunos empleados, sobre todo los vendedores, no tienen tiempo para acceder a los ordenadores durante la jornada laboral, pero pueden tener un teléfono inteligente de la organización. Esto los convierte en excelentes candidatos para una presentación en vídeo de las políticas, por ejemplo.

Asignar políticas a cada riesgo y a cada objetivo

Con ello garantizamos que cada riesgo tenga una política sobre la forma en que se abordará y que cada política obedece a un objetivo estratégico de la organización. Pero a la vez, asignar políticas por riesgos y por objetivos ayuda a evitar la duplicidad de documentos o a producir documentos inútiles.

Crear una política sobre la creación de políticas

Parece redundante, pero no lo es tanto. En principio se aconseja delegar la responsabilidad de crear políticas de cumplimiento al oficial de compliance. Pero esto no siempre es posible debido a la estructura y la complejidad de algunas organizaciones.

Esto se soluciona fácilmente creando un marco común para la creación de políticas. Una política sobre políticas es ese marco común. Ofrece orientación sobre la forma adecuada de hacerlo generando coherencia y evitando caer en la duplicidad o producir documentos que contradigan otros ya existentes.

Hacer uso de la tecnología para gestionar políticas para lograr el cumplimiento

Automatizar la gestión con una solución de software aumenta la eficiencia y ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas. Antes, podía bastar con escribir una política en Word y distribuirla a través del correo electrónico. Hoy, este es un enfoque anticuado y poco funcional.

Las organizaciones necesitan el apoyo del tecnológico para gestionar sus políticas en todas las áreas, y el cumplimiento no es una excepción. Una plataforma tecnológica es ese lugar centralizado, organizado y seguro desde el que gestionar políticas de modo óptimo.

Software para lograr el cumplimiento

El Software ISO 19600 de ISOTools es una poderosa herramienta  que automatiza las tareas rutinarias que demanda la gestión de cumplimiento y, entre ellas, la gestión de políticas. En concreto, dispone de funcionalidades de control documental, para evitar cruzar versiones y garantizar el acceso permanente según niveles de autorización. También permite organizar fácilmente flujos de trabajo colaborativos, realizar seguimiento de la formación a cada empleado y otras tareas que facilitan crear políticas y darlas a conocer del modo más efectivo.

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