Metodología Ki Wo Tsukau para la mejora continua en la organización

Ki Wo Tsakau

Ki Wo Tsukau es una metodología de mejora continua con origen en México, si bien su nombre proviene del japonés “Uso de la energía o Preocuparse por…”. Y cuenta con la ventaja de ser una de las más prácticas que podemos encontrar.

Gracias a este carácter práctico, en los últimos años ha ganado un gran número de adeptos en todo el mundo, aunque principalmente en el país de origen de su creador, Alejandro Kasuga Sakai, México.

Se trata de una metodología que se basa en la gestión de las ideas e iniciativas para la mejora continua en la organización. Ideas que deben proceder de todos los niveles jerárquicos para que la diversidad de puntos de vista aporte un enfoque más productivo.

Aunque originalmente se desarrolló orientada únicamente a los sistemas de calidad, ha ganado protagonismo otros ámbitos relacionados con la gestión por procesos, gracias precisamente a la participación de personas de distintos departamentos y con variedad de funciones.

Como hemos visto en otras metodologías de mejora continua o planificación estratégica, es necesario que todo el personal de la organización esté implicado y participe, con el fin de que la orientación de la organización y sus objetivos sean compartidos por todos. Cada persona debe conocer perfectamente el “para qué” de su trabajo. Solo así el conjunto del trabajo de todos será mayor que la suma del trabajo individual de cada persona.

Cambios en la organización para la implementación de la mejora continua.

Para la implementación de este tipo de metodologías es necesario una serie de cambios en la forma de entender la organización tradicional:

• La dirección ha de estar altamente implicada: Este tipo de metodologías suponen compartir la estrategia y dejar que todo el equipo partícipe, en la definición, en el establecimiento de objetivos y en la determinación de las líneas de acción, para obtener un planteamiento más completo, que tenga en cuenta más puntos de vista.
• Liderazgo compartido: el papel de la dirección se difumina, pasando de ejercer una función meramente dictatorial a centrarse en implicar, alinear y cohesionar al equipo, así como de promover la mejora y el desarrollo de cada miembro del equipo.

Mejora continúa aplicando Ki Wo Tsukau.

Se trata de un Ciclo Dinámico de Mejora de Procesos, basado el tradicional ciclo PDCA. La diferencia está en la participación e implicación del cliente interno y externo y la toma en consideración de sus puntos de vista e ideas para la mejora sistemática de los procesos.

Para su implantación se consideran varios tipos de variables:

• K1: todas aquellas funciones básicas de cada persona de la organización. Es aquello que compone la dimensión básica de lo que aporta en la cadena de valor. El mínimo que se le exige.
• K2: se trata de un indicador de proactividad. Aquellas iniciativas que el empleado pone en práctica para mejorar su función básica y aportar cada día algo más (o mejor) a la organización, ya sea directamente relacionada con su función o con funciones anexas y complementarias que impliquen otras personas o departamentos.
• K3: es el resultado final de esta multiplicación para obtener un resultado cada vez mejor.

¿Quiénes deben participar en su implantación?

• En función de la dimensión de la organización, lo más probable es que se tenga que distribuir en grupos de trabajo, habitualmente diferenciados por departamentos o similitud de funciones, para que los aportes de unas personas retroalimenten a otras con funciones parecidas o complementarias.
• A su vez, a fin de recopilar, organizar y evaluar, ha de existir un comité técnico que conozca bien la metodología y tenga clara la finalidad de la misma para asegurarse de que los aportes tienen el carácter apropiado.
• Si es posible, también debería existir un grupo de personas encargadas de la medición de las mejoras implementadas a fin de que sea completamente objetivo e independiente. En caso de no existir, será el comité técnico o los líderes del proceso de mejora continua de la organización quienes deberán ejercer esta función, apoyados por cada uno de los participantes en el suministro de datos.

¿Cómo implementar el modelo de mejora continua Ki Wo Tsukau?

Este proceso variará mucho en función del tipo de industria, tareas, responsabilidades y partes implicadas. En cualquier caso, se deberá establecer una metodología de trabajo que permita:

• Un aporte de iniciativas e ideas constante y sistemático por parte de cada persona.
• Un sistema de medición e indicadores con el que evaluar las iniciativas de mejora propuestas que se han implementado.
• Un adecuado feedback de los resultados de esta medición a las personas relacionadas con la mejora implementada, a fin de que conozcan el aporte que esta mejora ha tenido y se decida si es mejorable.

En este tipo de procesos de mejora continua, las primeras iniciativas estarán orientadas a la dimensión básica de cada persona como es normal, y una vez esa dimensión básica esté optimizada se comenzará a aportar en otras áreas que permitan una eficiencia mayor y de carácter transversal que impacte en mayor medida en la organización.

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